Организация работы пресс-службы

Задачи организационно-правового  отдела:

1. Организация  и осуществление правовой экспертизы  документов, издаваемых или переданных  в службу по связям с общественностью для утверждения или согласования; руководство экспертизой, ведением и регистрацией хозяйственных договоров PR-службы.

2. Организация  и проведение пресс-конференций,  брифингов, «круглых столов» с  участием сотрудников администрации  с представителями СМИ. Организация и освещение мероприятий, проводимых с участием первых лиц, визитов официальных делегаций, а также оказание содействия в организации, проведении и освещении массовых общественных мероприятий и акций.

3. Обеспечение  решения вопросов размещения и эксплуатации объектов наружной рекламы и информации в регионе, взаимодействие с организациями и предприятиями, работающими в данной сфере.

4. Заказ на  приобретение в установленном  порядке печатной продукции, информационно-технологического  оборудования, программного обеспечения, оргтехники для осуществления деятельности службы по связям с общественностью. Организация и проведение необходимых конкурсных процедур на размещение заказа на подрядные работы для государственных нужд по курируемым управлением статьям бюджета.

5. Руководство  обеспечением деятельности сотрудников  службы по связям с общественностью  оргтехникой, мебелью и канцелярскими  товарами, а также учетом и  контролем материальных ценностей.

6. Организация  работы с персоналом и кадровое  делопроизводство, обеспечение работы приёмной руководителя PR-службы.

7. Привлечение  к своей деятельности руководителей  и сотрудников других подразделений  государственного учреждения, а  также в соответствии с действующим  законодательством специалистов  на договорных условиях для решения вопросов, находящихся в компетенции подразделения.

8. Организация  и контроль за проведением  конкурсов и размещение заказа  на подрядные работы для государственных  нужд по курируемым подразделением  статьям бюджета: проведение конкурсных  и иных преддоговорных процедур, подготовка проектов договоров, а также контролирование их исполнения при расходовании средств бюджета по целевым статьям.

9. Обеспечение  подготовки обращений в государственные  и муниципальные органы власти  по вопросам компетенции деятельности управления. Вылегжанин, Д.А. Теория и практика паблик рилейшнз: учебн. пособие / Д.А. Вылегжанин. - М.: Флинта: МПСИ, 2008. - С. 270-289.

Таким образом, создав описанные выше четыре отдела, можно достичь правильной и плодотворной работы пресс-службы.

2.2 Работа  пресс-службы на примере деятельности  Управления информации - пресс-службы  губернатора Санкт-Петербурга

В данном параграфе  рассматривается, каким образом  осуществляется руководство и координация  деятельности подразделений, которые  необходимы в структуре пресс-службы, на примере деятельности Управления информации - пресс-службы губернатора Санкт-Петербурга.

Управление  информации - пресс-служба губернатора  Санкт-Петербурга является отраслевым органом государственной исполнительной власти Санкт-Петербурга. Это полное наименование, которое записано в Положении об Управлении информации - пресс-службе губернатора Санкт-Петербурга от 5 апреля 2001 года. Управление имеет также сокращенное наименование, которое может использоваться самостоятельно: пресс-служба губернатора Санкт-Петербурга.

Управление  не является юридическим лицом и  входит в структуру аппарата губернатора  Санкт-Петербурга. Управление создано  и действует в целях оперативного и объективного информирования граждан, юридических лиц и иных субъектов правоотношений о деятельности губернатора и администрации Санкт-Петербурга, подчиняется губернатору Санкт-Петербурга.

Задача руководства  пресс-службы состоит в том, чтобы  использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.

Основными задачами, поставленными перед пресс-службой  в Положении об Управлении информацией  и описанными А. Кочетковой в статье «PR-планирование в государственной  сфере», являются:

· формирование объективного общественного мнения о деятельности губернатора и администрации Санкт-Петербурга;

· подготовка и  распространение заявлений, сообщений, пресс-релизов и других официальных  информационных материалов администрации  Санкт-Петербурга;

· организация  пресс-конференций, брифингов, встреч с представителями администрации Санкт-Петербурга и предоставление СМИ официальных разъяснений позиции губернатора и администрации по различным вопросам;

· участие в  подготовке к печати (выходу в эфир) материалов, касающихся деятельности губернатора и администрации;

· аккредитация журналистов при администрации Санкт-Петербурга и обеспечение их деятельности;

· проведение правовых экспертиз (правового анализа) проектов публичных выступлений губернатора  и должностных лиц администрации  Санкт-Петербурга, а также материалов, подготавливаемых для распространение через СМИ;

· уточнение  позиции редакций СМИ и журналистов  по вопросам освещения деятельности губернатора и администрации  Санкт-Петербурга в случаях выхода в свет продукции СМИ, содержащей неоднозначно трактуемые, недостоверные  сведения, а также другие сведения, затрагивающие законные права и интересы губернатора и администрации Санкт-Петербурга; ведение переговоров об устранении последствий нарушений законодательства о СМИ; разработка проектов официальных ответов и опровержений;

· сбор, обработка, хранение и распространение информации в соответствии с целями деятельности службы;

· осуществление  методологического руководства  деятельностью сотрудников администрации, ответственных за связи с общественностью  и СМИ;

· представление  и защита интересов губернатора в судебных, других правоохранительных органах, в органах государственной власти и управления, в иных органах, организациях и перед гражданами по вопросам, входящим в ведение управления;

· редакционная деятельность по подготовке и выпуску продукции СМИ: «Информационного бюллетеня администрации Санкт-Петербурга», «Вестника администрации Санкт-Петербурга» и газеты «Петербургский дневник»;

· рассмотрение обращений граждан и организаций  по вопросам, входящим в сферу деятельности управления; сотрудничество с общественными и творческими организациями, осуществляющими деятельность в сфере, относящейся к компетенции управления;

· решение вопросов по совершенствованию работы администрации  по взаимодействию со СМИ.

К сожалению, подобный современный подход к теории и практике связей с общественностью используется далеко не везде. Сравнительный анализ деятельности Управления информации с подразделениями по связям с общественностью территориальных управлений Санкт-Петербурга показывает, что в последних деятельность служб по связям с общественностью пока ещё рассматривают как выполнение чисто информационных функций. Такая же ситуация складывается и в абсолютном большинстве государственных пресс-служб на всей территории РФ.

Эта негативная тенденция в нашей стране ведет к тому, что деятельность структур по связям с общественностью порой способствует формированию закрытого типа государственной службы, замыкающейся на своих интересах и потребностях. Это тем более не приемлемо с точки зрения мировых современных тенденций, когда утверждается новая культура и новый стиль менеджмента органов государственной власти, ориентированной на запросы и нужды населения, повышения ответственности за качество услуг и распределение ресурсов.

По данным пресс-службы администрации Санкт-Петербурга в целях определения наиболее оптимальной формы организации службы по связям с общественностью в апреле 2002 года среди пресс-секретарей территориального управления был проведён опрос, согласно которому, большинство отметили, что создание пресс-службы губернатора - удачное и своевременное управленческое решение. Кочеткова, А. PR-планирование в государственной сфере / А. Кочеткова // Пресс-служба. - 2007. - №8. - С. 40-48

А. Ю. Русаков  описывает, что пресс-служба губернатора  включает в себя: руководство управлением, информационно-аналитический, редакционно-издательский отделы, отдел по работе со СМИ, сектор телевидения и фоторабот, сектор по работе в сети Интернет.

Начальник управления - руководитель пресс-службы губернатора  подчиняется непосредственно губернатору Санкт-Петербурга, и его основными задачами являются обеспечение распространения своевременной и достоверной информации о деятельности губернатора Санкт-Петербурга и организация работы управления в соответствии с возложенными на него задачами. Руководитель пресс-службы имеет право самостоятельно выступать в СМИ не только по вопросам своей служебной деятельности, но и давать какие-либо комментарии от лица губернатора.

Руководитель  имеет свой аппарат, который оказывает  помощь в технической организации его деятельности. В аппарат входят заместитель начальника - эксперт по правовым вопросам, заместитель начальника - пресс-секретарь губернатора, заместитель начальника, курирующий информационно-аналитический и редакционно-издательский отделы, и два помощника руководителя - специалисты пресс-службы, которые, с одной стороны, помогают руководителю принимать решения, с другой стороны, по своим функциям оказывают координирующее и информационно-методическое воздействие на подчиненных руководителю сотрудников. Делегирование полномочий позволяет не только освободить руководителя от решения второстепенных вопросов и выполнения рутинных операций, но и способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности сотрудников.

Основными задачами эксперта по правовым вопросам являются: укрепление законности и предотвращение правовых ошибок в деятельности управления и правовая защита законных прав и интересов губернатора Санкт-Петербурга в связи с деятельностью СМИ и иным распространением информации.

Эксперт по правовым вопросам также обязан согласовывать, визировать (при наличии оснований - отказывать в согласовании) проекты  законов Санкт-Петербурга и нормативных  актов администрации Санкт-Петербурга, поступающие в управление согласно регламенту. Этим реализуется одно из важных направлений деятельности структуры по связям с общественностью, а именно - непосредственное участие в разработке программ и решений.

Одна из основных задач, стоящих перед пресс-службой, - проведение комплекса мероприятий по предотвращению или минимизации ущерба, нанесенного деструктивными действиями СМИ. Мероприятия по решению проблемной ситуации должны строиться по принципу предвидения и планирования возможных информационных атак. Это постоянная деятельность по распространению так называемой фоновой информации, которая призвана формировать и поддерживать имидж администрации и её руководителей, а также обезопасить орган государственной власти в случае кризисной ситуации.

При подготовке информационного материала, в том числе призванного нейтрализовать негативное воздействие СМИ, пресс-служба губернатора оказывают содействие все отраслевые и территориальные подразделения администрации Санкт-Петербурга. Совместные усилия по сопротивлению информационной атаке свидетельствуют о том, что информационная политика органа государственной власти носит целостный характер. Русаков, А.Ю. Связи с общественностью в органах государственной власти. Учебное пособие / А.Ю. Русаков. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2006. - С. 20-24.

Таким образом, организационное устройство служб в органах государственной власти должно определяться их функциональными особенностями. Задача состоит в том, чтобы использовать такую организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.

Заключение

Государственный PR - это одна из форм политической коммуникации, направленной на формирование позитивного отношения населения к органам власти и создание положительного имиджа государства в целом.

Специфика деятельности пресс-служб в государственных  органах власти - это прежде всего:

· работа в рамках всей страны либо рамках национально-государственных  или административно-территориальных  единиц;

· обеспечение  системы контактов и связей государственных  органов с представителями всех слоёв общества;

· информирование граждан о содержании государственно-политического курса и практики его реализации;

· обеспечение  доверия и поддержки действий органов власти, их авторитета в  глазах общественности и др.

Для достижения поставленных целей перед пресс-секретарем стоят, прежде всего, такие задачи:

· регулярно  доводить до общественности информацию о деятельности властных органов, их планах и успехах;

· систематически информировать руководство о  существующей и возможной реакции  населения на проводимую ими политику;

· стимулировать  гражданскую активность и побуждать людей к проявлению интереса к деятельности органов государственной власти.

Для того, чтобы  эффективно выполнять перечисленные  функции, пресс-секретарь должен обладать хорошими профессиональными знаниями и иметь практический опыт работы в сфере коммуникаций.

Более того, деятельность пресс-служб в государственных  органах власти не должна носить политического  характера, а должна способствовать расширению демократии, широкой информированности  общественности и не стоять на службе интересов отдельных партий.