Автоматизация расчета заработной платы

     Действующее законодательство предоставляет организациям право самостоятельно выбирать и  устанавливать системы оплаты труда, наиболее целесообразные в технических условиях работы. Виды, формы и системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, системы премирования фиксируются в коллективном договоре и других актах, издаваемых в организации.

     Основными формами оплаты труда являются повременная  и сдельная (тарифные формы оплаты труда), а так же бестарифная система  оплаты труда [6, c.73].

     В МУП Аптека 461 применяется повременно-премиальная  форма оплаты труда. Каждому работнику  установлен должностной оклад в соответствии со штатным расписанием предприятия. На основании положения о премировании, действующего на предприятии, работникам выплачивается ежемесячная премия (размер премии устанавливается в процентном отношении). Коллективным договором предусмотрена оплата дополнительных отпусков работникам, имеющим продолжительный стаж работы на данном предприятии и работникам с ненормированным рабочим днем. При наличии свободных денежных средств возможна выплата материальной помощи, а также других  единовременных поощрительных  и компенсационных выплат.

     Синтетический учет расчетов с персоналом, как  состоящим, так и не состоящим  в списочном составе организации, по оплате труда осуществляется на пассивном счете 70 “Расчеты с персоналом по оплате”. По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов и других аналогичных сумм. По дебету счета 70 фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченных сумм заработной платы, премий, пособий и другие удержания. Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начисленной, но не выданной заработной плате [6, c.74].

     Для организации учета заработной платы  используются соответствующие учетные регистры. В МУП Аптека 461 в синтетическом учете используются: Главная книга, журнал-ордер №8-тз “Сводка данных по расчетам с рабочими и служащими”, оборотная ведомость по расчетом с бюджетом и внебюджетными фондами. К документам аналитического учета относятся: расчетная ведомость (унифицированная форма Т-53, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1), налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (утверждена Приказом МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583), индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (приложение 2 к Приказу МНС РФ от 27.07.04г. № САЭ-3-05/443) и другие документы как предусмотренные законодательством РФ, так и разработанные организацией самостоятельно.

     При начислении заработной платы и других выплат работникам необходимо правильно  определить их источники. Так, заработная плата в МУП Аптека 461 в соответствии с учетной политикой предприятия может:

• включаться в состав издержек обращения (счет 44 “Расходы на продажу”);
• включаться в состав вложений во внеоборотные активы (счет 08  “Вложения во внеоборотные активы”;
• включаться в состав внереализационных расходов (счет 91 “Прочие доходы и расходы”);
• включаться в состав расходов будущих периодов (счет 97 “Расходы будущих периодов”).

     В соответствие с Уставом, МУП Аптека 461 по итогам отчетного года имеет  право за счет чистой прибыли, оставшейся после уплаты налогов, сформировать фонд материального стимулирования, направленный на выплату квартальных премий, дополнительных премий работникам, показавшим высокие показатели работы и на другие выплаты согласно положения о премировании сотрудников.  В этом случае счет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” корреспондирует со счетом 84 “Нераспределенная прибыль”. По  итогам 2003г. на предприятии такой фонд сформирован  не был. Также законодательство разрешает списывать заработную плату за счет резервов предстоящих расходов, однако учетной политикой МУП Аптека 461 для целей бухгалтерского и налогового учета  на 2004г. создание таких резервов не предусмотрено.

     Источником  выплат социального характера  могут  служить средства Фонда социального  страхования РФ. За счет этих средств  могут производиться выплаты пособий по временной нетрудоспособности, пособий по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка и др. (счет 69 “Расчеты по социальному страхованию”). Определение источника выплаты играет определяющую роль при исчислении взносов на обязательное пенсионное страхование и единого налога взимаемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, плательщиком которых является предприятие.

     Удержания из заработной платы работников могут  производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. Их можно разделить на три группы: обязательные удержания, удержания  по инициативе администрации организации, где работник трудится и удержания по заявлению работника [1, c.462]. К обязательным удержаниям относятся налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и надписям юридических контор в пользу юридических и физических лиц. По инициативе администрации могут быть удержаны: суммы аванса, выданного в счет заработной платы; суммы, излишне выплаченные вследствие счетных ошибок; суммы возмещения материального ущерба, причиненного по вине работника организации. Все удержания, производимые на основании письменных заявлений или обязательств работников, производятся сверх обязательных удержаний. Основаниями для удержания тех или иных сумм из заработной платы являются заявления работника или заключенные с ними договоры (например, договор о предоставлении займа) [6, c.77].

       В МУП Аптека 461 из заработной платы работников по их заявлениям могут удерживаться, а затем перечисляться соответствующим организациям и учреждениям: профсоюзные взносы, взносы по договорам добровольного страхования, платежи за коммунальные услуги и т.п.

     Выплата заработной платы в МУП Аптека 461 производится в соответствии с требованиями ст.136 ТК РФ два раза в месяц. 18-го числа выдается аванс за первую половину отработанного месяца, а 3-го числа месяца, следующего за отчетным, осуществляется окончательный расчет. Выдача заработной платы производится наличными из кассы предприятия  и оформляется проводкой: дебет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” – кредит 50 “Касса”. Фактическую выдачу заработной платы осуществляет бухгалтер-кассир на основании платежных ведомостей (унифицированная форма Т-53) или расходных кассовых ордеров (форма КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88). Данные документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. Без этих подписей денежные средства выданы быть не могут. Платежные ведомости по форме Т-53 регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а “Журнал регистрации платежных ведомостей” [12, c.279].

     Не  полученная работниками в срок заработная плата депонируется. Аналитический  учет депонированной заработной платы ведется по каждому работнику в книге учета депонированной  заработной платы, которая открывается на один год. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. Сумма депонированной заработной платы отражается проводкой: дебет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”– кредит 76/4 “Расчеты по депонированным суммам” – депонирована не полученная работниками заработная плата; дебет 51 “Расчетный счет” – кредит 50 “Касса” – депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.

     Депонированная  заработная плата из кассы организации  выдается по расходным кассовым ордерам. При этом производится запись: дебет 76/4 “Расчеты по депонированным суммам”  – кредит 50 “Касса”.

     Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете предприятия в банке в течение трех лет. По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты деятельности организации [6, c.77].

     Учетной политикой предприятия предусмотрено ведение раздельного налогового учета расходов на оплату труда. Это сделано с целью правильного исчисления ЕНВД и единого налога, взимаемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения. Расходы на оплату труда между двумя видами налогообложения распределяются следующим образом: расходы на оплату труда работников отдела готовых лекарственных форм полностью относятся к розничной торговле, облагаемой единым налогом на вмененный доход для отдельных видов деятельности; расходы на оплату труда работников рецептурно-производственного отдела  распределяются  между двумя видами налогообложения  пропорционально выручке от реализации услуг по изготовлению лекарственных средств; расходы на оплату труда прочих работников (администрации, бухгалтерии, хозяйственной части) относятся к общехозяйственным и распределяются пропорционально общей выручке от реализации,  как товаров, так и услуг по изготовлению лекарственных средств по каждому виду деятельности (ЕНВД и упрощенная система налогообложения). Для расчета пропорции используется сумма полученной выручки за тот квартал, в котором были произведены расходы.

     Согласно  подпункту 6 пункта 1 ст.346 гл.26 “Упрощенная  система налогообложения” НК РФ при  исчислении единого налога налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на оплату труда и выплату пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходы на оплату труда признаются в целях налогообложения в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль на основании ст.255 НК РФ.

     В состав расходов на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие  начисления и надбавки, компенсационные  начисления, связанные с режимом  работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

     К расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся расходы в виде затрат на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов) (пп.21 ст.270 НК РФ). Перечень расходов на оплату труда, приведенный в статье 255 НК РФ является открытым и в то же время его отдельные подпункты можно применять в целях налогообложения, если такая норма предусмотрена законодательством РФ [4, c.95].

       С целью правильного исчисления единого налога, взимаемого в связи с применением упрощенной системы  налогообложения, бухгалтерией МУП Аптека 461 самостоятельно разработаны следующие налоговые регистры: промежуточный регистр расходов на оплату очередных и дополнительных отпусков и  регистр расходов на оплату труда, которые составляются ежемесячно, а также бухгалтерская справка-расчет распределения расходов на заработную плату и взносы в ПФ РФ и ФСС РФ (0,2%) по видам деятельности (упрощенная система и ЕНВД) за квартал.

     Регистры  бухгалтерского и налогового учета, применяемые МУП Аптека 461 для учета расходов по оплате труда приведены в Приложении 4. 
 
 
 
 
 

1.2.2. Декомпозиция  комплекса задач 

     Укрупненный алгоритм действий бухгалтера, отражающий порядок операций по оплате труда  и связанных с нею расчетов, в общем случае состоит из следующих этапов:

• начисление сумм оплаты труда и других выплат работникам предприятия; отражение указанных сумм на счетах бухгалтерского учета;
• расчет удержаний из заработной платы;
• расчет сумм начислений (единого социального налога, страховых взносов (платежей) в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ) на фонд заработной платы;
• выдача заработной платы;
• депонирование заработной платы [1, c.7].

     В соответствии с данным алгоритмом  комплекс задач “Учет труда и  заработной платы” можно последовательно декомпозировать на следующие задачи и подзадачи (см. Приложение 3):

• учет рабочего времени;
• расчет заработной платы;
1. начисление заработной платы
1. расчет основной заработной платы;
2. расчет дополнительной заработной платы;

1. расчет оплаты очередных, дополнительных и ученических отпусков;

2. расчет сохраняемого среднего заработка;

3. расчет выплат социального характера (пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и пр.);
2. расчет удержаний  из заработной платы;
1. расчет и отчетность по налогу на доходы физических лиц;
2. расчет прочих удержаний;

• выплата заработной платы;

• учет и отчетность по налогам и взносам, начисляемым на фонд оплаты труда;
1. учет и отчетность по взносам на обязательное пенсионное страхование;
2. учет и отчетность по взносам  на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

     Назначение  задачи  “Учет рабочего времени” – формирование полной и достоверной  информации о времени труда и  отдыха работников предприятия. Данная информация необходима для исчисления размера оплаты труда за фактически отработанное время, за работу в выходные и праздничные дни, за время пребывания работника в командировке, очередном, дополнительном или ученическом отпусках и прочих ситуациях, предусмотренных законодательством РФ. Состав показателей, рассчитываемых при решении данной задачи следующий:

• количество отработанных смен в пределах нормы рабочего времени;
• количество смен, отработанных в выходные и праздничные дни;
• количество дней очередного, дополнительного или ученического отпуска;
• количество дней нахождения в служебной командировке;
• количество дней отпуска без сохранения заработной платы с разрешения работодателя;
• количество дней невыходов на работу без уважительных причин;
• количество прочих дней отсутствия работника на рабочем месте при условии сохранения среднего заработка;
• количество прочих дней отсутствия работника на рабочем месте без сохранения среднего заработка.