Автоматизация расчета заработной платы

     Задача “Учет рабочего времени” отлична от предыдущих задач, но может быть в дальнейшем автоматизирована с помощью табличного редактора Excel.

     Комплекс  “Расчёт заработной платы” функционально  связан с другими задачами комплекса  “Учет труда и заработной платы” МУП Аптека 461: в качестве входной информации используются данные  задачи “Учёт рабочего времени”; выходная информации используется для решения  задачи “Учет и отчетность по налогам и взносам, начисляемым на фонд оплаты труда”. 
 

        1.3.2. Обоснование  необходимости использования вычислительной техники и создания программного обеспечения для решения данного комплекса задач 

        Вычислительные операции по расчету заработной платы многократно  повторяются и носят рутинный характер. Они имеют точный алгоритм расчета и могут быть представлены простой математической моделью. В среднем, на выполнение расчетов и заполнение документации бухгалтер МУП Аптека 461 затрачивает в месяц до 32 часов рабочего времени. От своевременности и правильности расчетов зависят исчисление и уплата налоговых платежей. Налоги и взносы, уплачиваемые предприятием с фонда оплаты труда работников согласно законодательству, должны быть перечислены в бюджеты  соответствующих уровней  на позднее дня получения с расчетного счета средств на оплату труда, или дня выдачи заработной платы из кассы предприятия, то есть, в нашем случае, не позднее третьего числа месяца, следующего за отчетным. При использовании вычислительной техники и создании программного обеспечения для решения данной задачи будут значительно сокращены затраты рабочего времени и вероятность появления ошибок в расчетах.

        В бухгалтерии МУП  Аптека 461 имеется достаточно технических  средств для автоматизации рассматриваемой  задачи без привлечения дополнительных капитальных вложений.  На предприятии функционирует локальная вычислительная сеть, которая помимо сервера включает четыре клиентские машины. Бухгалтерией используется две из них.

        Локальная вычислительная сеть выполнена на основе файл-сервера. Топология сети – звезда.

     Технические характеристики:

1. Сервер на основе  процессора CPU Pentium III 800, емкость дисковой системы 40Gb, которую составляют два жестких диска SEAGATE  включенных в RAID-массив. Емкость оперативной памяти DIMM 256 Mb 133 Mhz. Сетевой адаптер 100 Мбит/в сек.
2. Автоматизированное рабочее место главного бухгалтера – ПК на основе процессора Intel Celeron 1,7 Ггц. Емкость оперативной памяти DDR 256 Mb. Винчестер 040Gb/5400 Maxtor. Лазерный принтер Canon LBP-1120. 
3. Автоматизированное рабочее место бухгалтера – ПК на основе процессора   Intel Celeron 1,2 Ггц. Емкость оперативной памяти  DDR 256 Mb.     Винчестер 040Gb/5400 Seagate. Струйный принтер Epson Stylus 1000. Модем Аcorp 56600.    

1.3.3. Обоснование  проектных решений по информационному

 обеспечению комплекса задач 

     Информационное обеспечение – это совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную как на бумажных, так и на машинных носителях [13, c.33].

     Информационное  обеспечение комплекса задач  “Учет труда и заработной платы” МУП Аптека 461 составляют:

• система нормативных актов Российской Федерации регулирующих отношения в сфере оплаты труда,  а также налоговое законодательство РФ, определяющее порядок налогообложения доходов физических лиц, исчисление и уплату единого социального налога, взносов на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Основными нормативными актами, используемыми бухгалтером предприятия при решении данного комплекса задач являются: главы 23 и 24 НК РФ, ТК РФ, Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации”, Федеральный закон от 24.07.98г. № 125-ФЗ “Об обязательном страховании от несчастных случаев и профессиональных заболеваний”, Постановление Правительства РФ от 11.04.03г.  № 213 “Об особенностях исчисления средней заработной платы” и другие документы. Данное информационное обеспечение в МУП Аптека 461 представлено справочно-консультационной системой  “КонсультантБухгалтер”;
• условно-постоянная документация организационно-распорядительного характера: учетная политика предприятия, применяемая для целей бухгалтерского и налогового учета, штатное расписание, положение о премировании, коллективный договор, трудовые договора с работниками предприятия;
• документы, содержащие  оперативную информацию, непосредственно используемую при расчете всех видов начислений и удержаний, связанных с оплатой труда работников предприятия, как то: табеля учета рабочего времени, листки нетрудоспособности, приказы о предоставлении отпуска работнику, приказы о поощрении работников, о компенсациях и иных видах выплат, исполнительные листы, заявления работников о предоставлении стандартных налоговых вычетов и прочие аналогичные документы;
• организация  документооборота  бухгалтерии предприятия.  При решении комплекса задач “Учет труда и заработной платы” предусмотрена следующая схема документооборота: лицо, ответственное за учет времени труда и отдыха работников в течение месяца ведет табель учета рабочего времени по форме № Т-12, по завершению месяца подводит итоги по нему и сдает его в бухгалтерию предприятия не позднее последнего числа отчетного месяца. Так же не позднее последнего дня отчетного месяца директор предприятия предоставляет в распоряжение бухгалтера-расчетчика приказы и распоряжения, касающиеся оплаты труда работников, заполненные листки нетрудоспособности и прочие аналогичные документы. В случае приема или увольнения работника либо предоставления ему очередного, дополнительного или ученического отпуска приказ по предприятию должен быть предоставлен в распоряжение бухгалтерии не позднее, чем за 3 дня до наступления данного события. Не позднее третьего числа месяца, следующего за отчетным, бухгалтер-расчетчик предоставляет главному бухгалтеру  для ознакомления и проверки правильности расчетов: расчетную ведомость по форме № Т-51; промежуточный регистр оплаты очередных и дополнительных отпусков и  налоговый регистр учета расходов на оплату  труда, разработанные организацией самостоятельно; журнал-ордер № 8 “Сводка данных по расчетам с рабочими  и служащими”; вспомогательный отчет по единому социальному налогу и вспомогательный отчет по налогу на доходы физических лиц, формируемые с помощью программы бухгалтерского учета  “Арча - учет доходов физических лиц”; платежные ведомости по форме № Т-53. После утверждения данных документов главным бухгалтером бухгалтер-кассир оформляет платежные поручения на перечисление налоговых платежей в бюджет и передает их в банк для оплаты. Выдача заработной платы осуществляется в тот же день из кассы предприятия. Платежные ведомости в обязательном порядке регистрируются в специальном журнале по форме № Т-53а, который носит название “Журнал регистрации платежных ведомостей”.  Выплата отпускных, командировочных и прочих разовых выплат может производиться в течение месяца по мере необходимости и оформляется расходными кассовыми ордерами по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г. №88.

     При автоматизации решения задачи “Расчет  заработной платы” предполагается выбор  формы хранения оперативной и  нормативно-справочной информации в  виде реляционной  базы данных с  использованием удаленного доступа к данным (клиент-серверная модель использования баз данных).  
 

1.3.4. Обоснование  проектных решений по технологии  сбора,

 обработки и выдачи информации 

     В МУП Аптека 461 сбор и регистрация  информации для решения комплекса  задач “Учет труда и заработной платы” производится вручную. Информация, необходимая для решения данной задачи фиксируется на бумажных носителях и передается в бухгалтерию предприятия лично, без применения  каких либо средств связи  и прочих технических средств. Обработка информации по расчету начислений и удержаний выполняется с помощью калькулятора. Результатные показатели заносятся бухгалтером-расчетчиком в расчетную ведомость по форме Т-51, которая имеет вид канцелярской книги с пронумерованными листами, которые прошнурованы и скреплены печатью организации и подписями директора и главного бухгалтера. Внесение изменений в расчетную ведомость не допускается. Расчет сумм налога на доходы физических лиц и взносов на обязательное пенсионное страхование ведется с помощью компьютера в программе бухгалтерского учета “Арча – учет доходов физических лиц”. Ввод информации для расчетов осуществляется с клавиатуры. Обработка информации программой производится согласно алгоритму, учитывающему особенности решения данной задачи. Выдача информации об исчисленных суммах налогов производится по запросу бухгалтера на экран и на печать. Также программа формирует стандартные отчеты, предоставляемые в ИМНС РФ, Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ. Способы формирования отчетов – на экран, на печать и на магнитный носитель.

     Все остальные формы документов, связанные  с учетом расчетов по оплате труда, как-то: промежуточный регистр оплаты очередных и дополнительных отпусков,  налоговый регистр учета расходов на оплату  труда, журнал-ордер № 8 “Сводка данных по расчетам с рабочими и служащими” формируются с использованием табличного редактора Microsoft Excel. Данные документы являются итоговыми, информация для их заполнения содержится в расчетной ведомости, расчетных листках оплаты отпусков и листках нетрудоспособности. Пользователем данной информации является главный бухгалтер. Ввод информации для формирования данных документов осуществляется с клавиатуры, преобразование исходных показателей в результатные производится с помощью арифметических функций, встроенных в Excel. Бумажная форма документа распечатывается на принтере, подписывается исполнителем и передается главному бухгалтеру лично. Главный бухгалтер имеет возможность просмотра и редактирования электронных форм данных документов посредством локальной вычислительной сети.

     При реализации проекта “Автоматизация расчета заработной платы” сбор информации для расчетов будет производиться  вручную без использования технических  средств, передача информации в бухгалтерию  предприятия будет осуществляться в виде бумажных форм документов, обработка информации (сортировка, группировка, собственно расчеты) будет производиться с помощью компьютера. Предусматривается выдача результатной  информации на экран и на печать. 
 

     1.3.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач. 

     Программное обеспечение – это комплекс программ обработки и передачи данных в  автоматизированной информационной системе, а также документация по их применению. Оно включает системное, вспомогательное  и специализированное прикладное программное обеспечение [13, c.36]. 

     В качестве системного программного обеспечения  в локальной вычислительной сети МУП Аптека 461 используется операционная система Windows 2000 Pro и Windows 2000 Server.

     В качестве специализированного программного обеспечения бухгалтерией предприятия для решения задач бухгалтерского и налогового учета используются следующие программные продукты: “1С: Бухгалтерия 7.7. Упрощенная система налогообложения”, “Арча – учет доходов физических лиц” фирмы “Бонус”, “Отчет 2004” фирмы “СКБ Контур”, система “Клиент-Банк”.

     В качестве программного обеспечения, предназначенного для решения задачи “Расчет заработной платы” предполагается использовать СУБД Microsoft Access 2000.

     Выбор СУБД для решения данной задачи был осуществлен на основе сравнительного анализа другими популярными СУБД  и электронной таблицей Excel [7, c.43].

     - Основные общие черты Microsoft Access и Visual FoxPro:

1. обе СУБД являются реляционными;
2. используются для создания и обработки локальных баз данных или в качестве клиентских приложений с доступом к удаленным и распределенным базам данных коллективного использования с SQL Server или Oracle;
3. единая технология создания и использования баз данных, форм, запросов и отчетов;
4. возможность совместной работы базы данных с другими внешними источниками данных (базы данных с СУБД Access и других типов СУБД, электронная таблица Excel, текстовые файлы).
5. средства разработки приложений могут использоваться для работы с другими СУБД (например, MS SQL Server, Oracle), выполняя роль интегрированной среды разработки приложений, использующих для хранения данных базы с различными СУБД.
6. наличие различных мастеров, конструкторов и построителей.

• Основные отличия Microsoft Access от  Visual FoxPro:

1. полная русификация СУБД Access (включая имена полей и свойств), большая простота в работе;
2. отсутствие возможности создания приложения в виде исполняемого файла и одновременной непосредственной работой с несколькими базами из окна базы;
3. отсутствие собственного языка программирования (используется язык программирования Visual Basic);
4. запрос может использоваться наравне с таблицами в качестве источника записей для отчетов, форм и запросов;
5. база данных и все её объекты хранятся в одном файле.

• Основные отличия  MS SQL Server  от Microsoft Access и Visual FoxPro

1. имеются гибкие и мощные средства администрирования, коллективного использования, защиты и восстановления баз данных;
2. наличие развитого языка Transact-SQL;
3. отсутствуют средства разработки приложений и собственный язык программирования.

• Основные отличия  Oracle от Microsoft Access и Visual FoxPro

1. имеются развитые средства администрирования, коллективного использования распределенных баз данных, защиты и восстановления баз данных;
2. наличие мощного языка запросов PL/SQL и средств разработки приложений.

• Основные отличия СУБД от электронной таблицы Excel:

1. нельзя хранить в одном столбце таблицы базы данные различных типов;
2. обеспечивается контроль данных при вводе их в базу;
3. число записей в базе может быть очень большим;
4. можно установить связи между таблицами базы и внешними источниками (базами данных, электронными таблицами)  так, что пользователю они будут представлены в виде одной виртуальной таблицы;
5. поддерживается одновременная работа с базой многими пользователями;
6. наличие более развитых средств защиты от несанкционированного доступа к базам, копирования и восстановления базы данных.

       СУБД FoxPro рекомендуется использовать для разработки достаточно сложных приложений с ограниченным объемом (не более миллиона записей) обрабатываемой информации для небольших и средних предприятий.