Аудит материалов в ОАО "Плескава"

Аудит учета  операций по приобретению (купле) материалов

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме фактических 
расходов на их приобретение или изготовление (включая транспортные расходы). Фактической себестоимостью материалов,  признается сумма фактических затрат  на приобретение, за исключением НДС (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение материалов относятся:

- суммы, уплачиваемые  в соответствии с договором  поставщику (продавцу)

- суммы, уплачиваемые  организациям за информационные  и консультационные услуги, связанные  с приобретение материалов;

- таможенные пошлины;

-вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;

-затраты по доставке  материалов до места их использования,  включая расходы по страхованию.

Учет материалов ведется по фактической себестоимости, таким образом все затраты связанные с их приобретением, отражаются непосредственно на счете 10.

Бухгалтерский учет на предприятии  автоматизирован. Группировка и  обобщение учетной информации производится с помощью компьютера.

При поступлении материалов на предприятие делаются следующие  проводки:

При приобретении материалов через расчетный счет:

Д-т сч. 60/1 К-т сч. 51

Д-т сч. 10/ К-т сч. 60/1

При приобретении материалов за наличный расчет:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50

Д-т сч. 10/ К-т сч. 71

При отпуске материалов в производство:

Д-т сч. 20 К-т сч. 10/

Поступление материалов оформляется по накладной прихода  материалов по стоимости приобретения. По накладной оформляется ведомость  по счету 10 «Материалы».

В ходе проведения проверки были составлена следующие рабочие документы:

РД-5

Выявление нарушений  связанных с оформлением первичных документов                                                                    

Наименование	Дата ,период составления	№ документа	Сумма по документам, руб	Сумма по результатам  проверки, руб	Отклонение
Счет-фактура	04.07.2008г	2192	6098,24	6098,24	нет
Товарная накладная	04.07.2008г	1489	6098,24	6098,24	нет
Товарная накладная	13.04.2008	1237	1200	1200	нет

Приложение 15, 16,17

РД-6

Проверка учёта  операций по приобретению материалов      

Наименование материалов	Кол-во	Цена, руб	Стоимость, руб	Поставщик	Договор	№ счёт-фактуры	Сумма НДС
проволока псросу 8 4.0/ГОСТ 19746-74	5999	3,68	22076,32	ФГУИ"МЗСС"	1024	4994	3973,74
домкрат гидр. 2т. MATRIX (H=181-345 мм) в кейсе/Кат.№50750/	1	427,97	427,97	ООО "Круиз-Авто"		3131	77,03

    Приложение 18,19

РД-7

Проверка учёта  операций по приобретению материалов    (       По результатам проверки

 

Наименование материалов	Кол-во	Цена	Стоимость	Поставщик	Договор	№ счёт-фактуры	Сумма НДС
проволока псросу 8 4.0/ГОСТ 19746-74	5999	3,68	22076,32	ФГУИ"МЗСС"	1024	4994	3973,74
домкрат гидр. 2т. MATRIX (H=181-345 мм) в кейсе/Кат.№50750/	1	427,97	427,97	ООО "Круиз-Авто"		3131	77,03

    Приложение 18,19

В результате проверки по поступлению материалов ошибок выявлено не было.

3.3.Аудит аналитического учета движения материалов на складах предприятия

При проверке организации  учета движения материалов на складах  предприятия прежде всего надо проконтролировать  организацию складского хозяйства  и контрольно – пропускной системы. Важно ознакомиться с организацией складского учета материалов и как ведется контроль операций, выполняемых на складе, со стороны бухгалтерии. Предприятия применяют преимущественно три основных  варианта учета движения материалов на складах: оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, карточно – документационный, бескарточный.

Если применяется сальдовый  метод, то аудитор проверяет ведомости  по приходу и расходу материалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей с сальдовыми ведомостями.  Второй метод предусматривает составление  в бухгалтерии количественно – суммовых оборотных ведомостей в размере номенклатурных номеров по группам материалов. В этом случае аудитор просматривает эти ведомости и проводит сверку остатков с карточками складского учета. Обычно осуществляется выборочная сверка, так как  сплошной контроль – операция весьма трудоемкая.

Третий метод –  наиболее эффективный. Он применяется, как правило, при использовании  персональных компьютеров. В этом случае карточки складского учета в обычном  варианте не ведутся. Сам процесс складского учета организуется на компьютере, а за  определенные периоды составляются  оборотные ведомости. Аудитор знакомится с имеющимися документами, выясняет, как ведется сверка данных складского учета с бухгалтерскими данными. В организации на складе ОАО "Плескава" учет движения осуществляется сальдовым методом.

По результатам проверки состояния складского хозяйства  и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость  проведения внезапной выборочной или  сплошной инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц. Также это достигается путем изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета.

 

Изучение организации  хранения материалов (наличие весоизмерительных  приборов, стеллажей и тары, состояние картотеки складских карточек) 

Сохранность материалов зависит от условий хранения, поэтому  следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи.

К организации работы складского хозяйства предъявляются  следующие требования:

• склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;
• помещение склада должно быть оборудовано спецстеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов;
• на материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.

Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой  и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные  приборы должны периодически проходить проверку в  специализированных лабораториях.

Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета, которые  открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании  первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых и исходовых товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов.

Первичные документы  после записи их в карточках складского учета передают в бухгалтерию на проверку. Если документы по каким-либо причинам возвращаются в кладовую, то возврат оформляется реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Приемосдатчики расписываются в реестре и берут обратно документы на переоформление. Переоформленные документы повторно записываются в книгу сдачи документов и сдаются в бухгалтерию. Это говорит об усилении контроля за проверкой первичных документов в бухгалтерии.

 Состав материально-ответственных лиц и их соответствие необходимым профессиональным требованиям смотрят по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют профессиональную подготовленность, как работников снабжения, знание правил и сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных лиц и за исполнением ими своих обязанностей осуществляет главный бухгалтер, в первую очередь, и работники бухгалтерии.

При проверки организации хранения материалов на ОАО "Плескава" нарушений не выявлено: карточки учета материалов составлены верно, соответствуют первичным документам, договор с полной материальной ответственности составлен (Приложение), доверенности на получение материалов оформляются надлежащим образом (Приложение).

 

 

 

Проверка  полноты оприходования материалов и правильность их оценки.

Правильная и четкая организация поступления и отпуска  запасов и достоверное отражение  этих операций в учете содействуют  выполнению снабжающими органами своих основных функций - обеспечению сохранности материалов и бесперебойному снабжению предприятия.

Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета (Приложение 20), к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают кладовщику для приемки материалов.

При поступлении материально-производственных запасов от поставщиков кладовщик  проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ОАО "Плескава" выписывается приемный акт на все количество поступаемого материала. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета.

Несмотря на то, что  ведение учета обеспечено программным  комплексом 1 с бухгалтерия, в настоящее  время параллельно используются ручные карточки складского учета, что  позволяет проверить достоверность  компьютерных данных, пока осуществляется наладка программы под специфику предприятия.

В ходе проведения проверки составляются рабочие документы:

 

 

 

 

 

РД-8

Проверка  соответствия данных складского учёта с данными  бухгалтерского учёта по складам   (по данным предприятия)                                          

                                                                                      

Наименование  материалов	Данные складского учёта				Данные бухгалтерского учёта по складам				Отклонения
	№ склада	Ед.измерения	Кол-во	Сумма	№ склада	Ед.измерения	Кол-во	Сумма

 

 

При проверки  полноты  оприходования материалов нарушений  не обнаружено: договора поставок составлены верно, счета оплачены, складской учет соответствует наличию материалов по бухгалтерскому учету.

 

3.4  Аудит учета использования материалов, списания недостач, потерь и хищений

 

Проверка операций по отпуску материалов в производство и на сторону на основе расходных  документов 

Правильная организация  отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия.

При контроле операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую  на предприятии систему отпуска  и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения материалов необходима доверенность от предприятия покупателя. ОАЛ "Плескава" контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет – фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж.