Организация управления персоналом

Даже простое перечисление задач службы управления персоналом показывает их сложность, причем выполнение каждой из них связано с необходимостью личностных оценок персонала, а такие  задачи, как оценка деятельности персонала  и аттестация, вопросы продвижения  по службе обусловлены множеством конфликтных  ситуаций, которые порой просто невозможно разрешить в рамках аналитических процедур, так как они сильно влияют на эмоции людей и чаще всего воспринимаются субъективно.

Так, например, в результате опросов о том, на какие недостатки внутри предприятия его сотрудники реагируют особенно критически, были получены следующие ответы:

1) недостаточные возможности  продвижения по службе;

2) недостаточная информация;

3) несправедливая система  оплаты труда;

4) плохой производственный  климат;

5) неудовлетворительная  работа учреждений социального  характера.

Нетрудно заметить, что  все названные критические замечания  касаются прежде всего компетенции службы управления персоналом.

Службы по персоналу эффективно работающих компаний и соответственно их менеджеры решают следующие задачи (рис. 10.1.1):

• подбор персонала разного уровня, учет изменений, происходящих с работниками (семейное положение, служебные перемещения с изменением функций и т.п.);
• обучение, повышение квалификации или переквалификация персонала (стажировка за рубежом, обеспечение специальной литературой по профилю деятельности и иными каналами профзнаний и профнавыков);
• создание оптимальных условий для эффективной деятельности работников (психологический климат, комфортное рабочее место, питание и др., т.е. выработка адекватных рекомендаций руководству по улучшению деятельности предприятия связанных с рабочим бытом персонала и отношениями между работниками, по множеству возникающих конкретных ситуаций);
• социальные вопросы, т.е. забота об отдыхе, здоровье, жилищных условиях работников, программы поощрения и внимания (дни рождения, подарки к праздникам льготы разного типа - от автомобиля до путевки на престижные курорты);
• юридические и дисциплинарные аспекты взаимосуществования работника и организации - от разного типа контрактов до рассмотрения жалоб, конфликтных ситуаций, разъяснения полномочий;
• контакты с внешними организациями (инспекцией по труду, юридическими органами и адвокатурой, вышестоящими организациями, отраслевыми профсоюзами учебными заведениями, местными органами власти и т. д.).

Планирование кадров

Вербовка

Отбор

Зарплата и льготы

Профессиональная адаптация

Обучение

Аттестация

Перестановка

Подготовка руководителей

Рис. 10.1.1. Задачи кадровых служб

Традиционно в прошлом  кадровые службы выполняли функции  учета личного состава и посредника в отношениях администрации с  профсоюзами.

Исходя из этих функций  основу кадровых служб составляли подразделения по трудовым отношениям, которым вменялось в обязанность ведение переговоров с профсоюзами, обеспечение требований, предусмотренных трудовым контрактом, организация найма рабочей силы, подавление или смягчение трудовых конфликтов.

Другой важнейшей функцией кадровых служб было оформление личных дел, регистрация и исполнение кадровых решений, принимаемых линейными  руководителями, расстановка кадров, составление должностных инструкций. Эти традиционные функции сохранились  и в новых службах, но уже не они определяют главное содержание кадровой работы. Основным содержанием их работы стало, во-первых, обеспечение организации трудовыми ресурсами высокого качества (планирование потребности, активные методы отбора и найма, управление потерями, анализ текучести и т.п.); во-вторых, развитие кадров (подготовка и повышение квалификации, планирование карьеры, оценка и др.); в-третьих, их поддержка и стабилизация (совершенствование стимулирования труда и социальных выплат, медицинского обслуживания, техники безопасности).

Об этом можно судить по перечню направлений деятельности кадровых служб. Значительная часть  времени расходуется на решение  штатных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина). Следующее по величине направление - компенсации и пособия, далее - обучение, повышение квалификации и, наконец, трудовые отношения. Другие направления деятельности занимают 5% и менее времени в работе отдела управления персоналом.

Распределение фонда времени  между функциями, связанными с управлением  персоналом, показано в табл. 10.1.1.

Таблица 10.1.1

Распределение фонда времени  между функциями, связанными с управлением  персоналом*

Функции управления персоналом	Затраты времени, %
Трудовые отношения	17
Учет и делопроизводство	10
Программы управления персоналом	24
Организация заработной платы	16
Условия труда, ТБ	10
Обучение персонала	9
Программы равных условий  занятости	8
Вахтенные службы, обеспечение  секретности	5

* Консультант директора. 1995. № 8. C. 18-19.

Обращает на себя внимание тот факт, что функция ведения  учета и делопроизводство не превышают 10% в общем фонде времени кадровой службы, несмотря на возросший объем  перерабатываемой и учитываемой  информации.

Четвертая часть времени  приходится на "программы управления персоналом", т.е. на углубленную  разработку и реализацию специальных  мероприятий социально-кадрового  характера, направленных на привлечение  тех или иных категорий персонала, повышение уровня мотивации работников, дисциплинарные действия, исследование психологического климата и др. С  учетом программ создания и поддержания  равных условий занятости деятельность организационно-аналитического Характера занимает "з всего времени.

Как видно из приведенных  данных, в обязанность кадровой службы входит разработка систем оплаты труда (в каждой организации она имеет  индивидуальные отличия, специфические  черты). При этом организация проводит аналитическую оценку и тарификацию  работ, разрабатывает собственную  шкалу должностных окладов, систему  премий и разнообразные формы  дополнительных выплат по результатам  работы и систему внутрифирменных  льгот, а также системы социального  страхования с привлечением на долевой  основе собственных средств. Одновременно кадровая служба в большинстве фирм занимается вопросами, связанными с  начислением заработной платы.

Более детальная разбивка бюджета времени по функциям показывает следующую структуру работы службы управления персоналом (порядок мест):

1) отношения с профсоюзом  и занятыми;

2) отбор и набор персонала;

3) повышение квалификации  работников;

4) социально-кадровое и  организационное развитие;

5) организация заработной  платы и научная организация  труда;

6) разбор жалоб и оформление  дисциплинарных действий;

7) планирование трудовых  ресурсов и кадровых перемещений,  работа с резервом;

8) разработка и введение  программ социального страхования;

9) оформление и анализ  увольнений;

10) оценка работников;

11) тарификация работ.

Многие крупные компании считают необходимым один раз  в 2-5 лет осуществлять социологические  исследования и анализ состояния  морально-психологического климата, трудовых установок, межличностных отношений  в своих организациях. Отдельные  организации вменяют в обязанность  кадровым службам анализ производительности труда работников (чаще это делают специальные центры повышения производительности). Наделяют их ответственностью (чаще частичной) за перестройку оргструктур управления, социально-кадровое развитие организации, обеспечение безопасности на производстве (лишь в пятой части фирм эти функции переданы иным функциональным подразделениям).

При известном упрощении  можно следующим образом определить функции кадровых служб:

1. Осуществление прогнозирования,  перспективного и текущего планирования  потребности в кадрах, их движения, подбора и расстановки.

2. Осуществление систематического  анализа состава кадров по  профессиональному, общеобразовательному, возрастному и другим признакам.

3. Организация рациональной  системы учета кадров и их  движения внутри организации.

4. Осуществление процедуры  подбора и расстановки кадров.

5. Формирование и проведение  кадровой политики при найме,  продвижении, перемещении, вознаграждении  и пр.

6. Индивидуальное изучение  работников номенклатуры того  руководителя, которому подчинен  отдел кадров.

7. Постоянный анализ структуры  и состояния кадров, невыходов  на работу, аварий, текучести, жалоб  и претензий.

8. Организация планомерной  оценки (аттестации и пр.) кадров  представительными комиссиями.

9. Разработка мероприятий  по повышению квалификации кадров  и их переподготовке. Подбор кандидатур  для направления на учебу (внутри  или вне фирмы).

10. Формирование кадрового  резерва и работа с ним.

11. Контроль и координация  кадровой работы по всей организации.  Проведение консультаций по работе  с кадрами.

12. Систематический анализ  структуры аппарата управления, выработка рекомендаций по улучшению  организационных структур.

13. Составление учебно-информационных  пособий по программам подготовки  специалистов, справочников для  служащих по организационно-должностным  структурам и пр.

14. Организация медицинского  обслуживания, пожарной и прочей  охраны служебных зданий, организация  работы приемных и пр.

15. Организация социального  обеспечения персонала (страхований  и пенсий).

16. Осуществление расчета  и выдачи заработной платы  сотрудникам и контроль за этой функцией.

17. Проведение конкурсов  на вакантные места.

18. Организация процесса  адаптации новых работников.

19. Тарификация рабочих  мест.

20. Оценка уровня безопасности, комфортабельности и условий  труда.

21. Выработка правил оценки  результатов труда.

22. Определение условий  социального обеспечения.

23. Установление компенсаций  и льгот.

24. Контроль затрат на  персонал.

25. Содействие улучшению  психологического климата в коллективах.

26. Управление трудовыми  отношениями.

27. Документирование работы  с кадрами. Обработка, выдача  и хранение соответствующих документов. Подготовка отчетов.

Вышеперечисленные функции  могут быть разделены на традиционные (подбор и расстановка, повышение  и награждение; оценка, контроль, документирование) и новые (определение потребностей в кадрах на известный период, составление  программ подготовки, автоматизированный учет состояния кадров и пр.), а  также на основные (прогнозирование  потребности, подбор, подготовка и контроль кадров) и вспомогательные (консультирование, анализ организационных структур, обеспечение  медицинского обслуживания и пр.).

В нашей стране престиж  отделов кадров находится сегодня  по-прежнему на более низком уровне, чем основных подразделений организации. На большинстве предприятий сохраняется  порядок когда отдел кадров подбирает  и расставляет персонал; отдел  подготовки кадров занимается повышением его квалификации, а вопросы организации, нормирования и оплаты труда решаются совершенно другой службой - отделом  труда и заработной платы несмотря на то, что процесс управления персоналом - это единый и неразрывный процесс.

В последние годы идеи комплексного подхода к определению  функций и структуры служб  персонала находят практическое воплощение и на некоторых предприятиях, где эта работа организована по-новому, с использованием опыта стран  с развитой рыночной экономикой. Это обусловлено тем, что изменение спроса на рабочую силу со стороны работодателя, связанное с необходимостью создания или ликвидации рабочих мест, требует выяснения возможности соответствующих изменений в предложении рабочей силы со стороны работников. При этом нужно определить, сколько и какого труда требуется для функционирования дополнительно вводимого рабочего места; установить, нельзя ли решить задачу имеющимися работниками путем расширения их функций. В случае ликвидации рабочих мест (или должностей) требуется выяснить возможности трудоустройства высвобождаемых работников на данном предприятии, в том числе путем содействия в создании малых предприятий и применения других форм самозанятости и предпринимательской деятельности, а при невозможности таких решений путем оказания помощи в трудоустройстве через региональные центры занятости.

На передовых  в отношении решения трудовых вопросов предприятиях служба персонала  объединяет функции отдела кадров, подготовки кадров и профдиагностики и отдела организации труда и заработной платы. Тем самым создаются предпосылки для установления системной связи между использованием трудового потенциала каждого работника и его трудовым доходом, которая находит отражение в условиях трудового договора.

Новый подход заключается  в интеграции функций, ориентированных  на персонал, что позволяет администрации  реально управлять этим важнейшим  ресурсом.

Многие функции, относящиеся  к человеческим ресурсам и ранее  рассредоточенные по экономическим, производственно-техническим  и другим сферам управления, реализуются  сегодня службами управления персоналом (здесь и далее используем как  синоним "кадровыми").

Кадровые службы анализируют  кадровые инвестиции, разрабатывают  программы привлечения рабочей  силы, мотивации и стимулирования работников, организуют кадровое планирование, систематический отбор рабочей  силы.