Автоматизация работы в среде MS Office

Учащиеся должны знать:

- назначение текстового редактора;

- назначение панелей  инструментов;

- правила ввода и  форматирования текста;

- приёмы вставки таблиц и  графических объектов.

Учащиеся должны уметь:

- производить подготовку текстового  редактора к работе;

- вводить и форматировать  простой текст;

- вставлять в текст  таблицы и графические объекты;

- пользоваться готовыми  шаблонами и создавать свои.

Технология обработки  числовой информации:

Интерфейс электронных  таблиц. Заполнение ячеек. Правила вода формул. Операции редактирования и  копирования ячеек. Функции математические, логические и др. Построение диаграмм. Сортировка данных.

Учащиеся должны знать:

- приёмы решения простых  вычислительных задач;

- приёмы построения  графиков и диаграмм.

Учащиеся должны уметь:

- создавать простые  электронные таблицы с формулами;

- пользоваться относительными  и абсолютными ссылками;

- строить диаграммы  и графики.

Технология хранения, поиска и сортировки информации:

Понятие базы данных. Структура  записи. Поля, типы полей. Проектирование баз данных. Ввод записей в таблицу. Редактирование записей. Сортировка и поиск записей. Создание форм и отчётов.

Учащиеся должны знать:

- назначение и структуру  базы данных;

- типы полей в базе  данных;

- назначение форм и  отчётов.

Учащиеся должны уметь:

- спроектировать структуру  простой базы данных;

- производить ввод  данных в базу и их редактирование;

- выполнять операции  поиска нужной информации.

Мультимедийные технологии:

Презентации в Power Point. Знакомство с панелями инструментов. Приёмы создания слайда. Просмотр презентации. Вставка в слайд различных объектов. Настройка анимации.

Учащиеся должны знать:

- назначение презентаций;

- приёмы создания простых  презентаций.

Учащиеся должны уметь:

- создавать простые  презентации в Power Point;

- делать переходы между  слайдами;

- применять анимационные эффекты.

Данная программа носит  инновационный характер, синтезируя как передовые научные идеи и  подходы в обучении информатике (коммуникационные игры, проектная  работа учащихся, современные средства моделирования учебно-познавательной деятельности), так и опыт педагогов-практиков, основываясь на реалистичных взглядах на возрастные возможности и образовательные потребности учащихся, учитывая специфику развития их личности, ценностных установок и познавательных процессов и функций в условиях компьютеризированной учебной деятельности.

В основе курса авторов  Гейна А.Г. и Юнермана Н.А. [5] лежит  установка на формирование у учащихся системы базовых понятий информатики  и представления об информационных технологиях, а также выработка  умений применять их для решения жизненных задач. Авторы трактуют курс информатики как дисциплину направленную, с одной стороны, на формирование теоретической базы, с другой – на овладение учащимися конкретными навыками использования компьютерных технологий в различных сферах человеческой деятельности. К теоретической базе относятся знания общих принципов решения задач с помощью компьютера, понимание того, что значит поставить задачу и построить компьютерную модель, знание основных способов алгоритмизации, а также представление об информации и информационных системах, о принципах строения компьютера. Навыки использования компьютерных технологий предполагают умение работать с готовыми программными средствами: информационно - поисковыми системами, редакторами текстов и графическими редакторами, электронными таблиц

ами и другими пакетами прикладных программ.

Количество часов отводимых  на изучение темы MS Word (18 часов - теория 6 часов, практика 12 часов), MS Excel MS (14 часов - теория 5 часов, практика 9 часов), Power Point (5 часов - теория 2 часа, практика 3 часа), MS Access (6 часов - теория 3 часа, практика 3 часа)

Приведём краткое содержание компонентов обучения по программам среды MS Office.

Обработка текстов и  изображений с помощью компьютера:

Текстовый редактор: его  назначение и основные функции. Работа с текстовым редактором. Гипертекст. Браузеры. Машинная графика. Операции редактирования изображения.

Учащиеся должны знать:

- возможности текстового  редактора;

- основные понятия  машинной графики;

- основные операции  редактирования изображения.

Учащиеся должны уметь:

- работать с конкретным  текстовым редактором;

- пользоваться конкретным  графическим редактором при построении  простейших изображений.

Организация вычислений с помощью компьютера:

Понятие электронной  таблицы. Типы ячеек электронной таблицы. Заполнение электронной таблицы данными и формулами. Основные операции, допускаемые электронными таблицами.

Учащиеся должны знать  общие принципы размещения информации в электронной таблице и основные способы получения результатов с её использованием.

Учащиеся должны уметь: размещать информацию в электронной  таблице; решать простейшие, хорошо поставленные вычислительные задания с помощью  электронной таблицы.

Системы хранения и поиска данных.

Хранение данных в  информационно-поисковых системах. Базы данных. Поиск, замена и добавление информации. Запросы по одному и нескольким признакам. Решение информационно-поисковых задач.

Учащиеся должны знать:

- определение и назначение базы  данных и информационно-поисковых  систем;

- понятия признака и запроса на поиск информации в информационно-поисковых системах;

- основные операции с данными,  допускаемые информационно-поисковыми  системами.

Учащиеся должны понимать, что:

- для разных жизненных задач  нужны разные информационно-поисковые  системы;

- объём памяти и другие характеристики  компьютера влияют на возможности,  предоставляемые информационно-поисковыми  системами.

Основная цель изучения данного  курса – обеспечение прочного и сознательного овладевания  учащимися основами знаний о процессах  получения, хранения, передачи и преобразования информации. Достижение этой цели сопровождается раскрытием перед учащимися значения информационных процессов в формировании научной картины мира и роли информационных технологий в развитии современного общества.

Сравнительный анализ рассмотренных программ показал, что автор Шафрин Ю.А. акцентирует внимание на возможностях операционной системы Windows и привязывает изучение программ среды MS Office именно к интеграции с операционной системой. Программы других авторов хотя и содержательно построены на изучении конкретных программ среды MS Office, но нацелены на овладение учащимися процессами получения, хранения и преобразования информации, что позволит учащимся легко освоить альтернативные пакеты офисных программ (например OpenOffice). Общим для всех программ является возможность дифференцирования содержательных компонентов по объему в зависимости от интересов и направленности предпрофессиональной подготовки школьников.

В результате изучения информационных технологий на профильном уровне ученик приобретёт знания и умения в практической деятельности и повседневной жизни  для представления информации в  виде текстов, электронных таблиц, мультимедиа  объектов; создания собственных баз данных, цифровых архивов, медиатек; поиска и отбора информации, в частности, относящейся к личным познавательным интересам.

Однако среда MS Office предоставляет  значительно больше возможностей по обработке различных видов информации, если для этих целей использовать макросы на языке Visual Basic. Макрос — это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Они позволяют ускорить часто выполняемые операции редактирования или форматирования, упростить доступ к параметрам в диалоговых окнах, автоматизировать обработку сложных последовательных действий в задачах. Создание макроса не составит большой сложности для ученика знакомого с основами языков программирования изучаемых в общеобразовательной школе. В следующей главе будут представлены разработанные примеры создания макросов, которые можно использовать при изучении среды MS Office в курсе информатики и информационных технологий.

Глава II. Разработка практических заданий для изучения темы MS Office.

II.1. Разработка заданий  для MS Word.

В данной главе приведены примеры практических заданий, которые можно использовать при изучении дополнительных возможностей текстового процессора Word. Задания разработаны как дополнение к существующим методикам обучения и призваны пополнить базу данных для учителей информатики. Основное внимание уделено расширению функциональных возможностей приложения с помощью макросов.

Макросы представляют собой  маленькие программы, которые выполняют  определённую последовательность действий. С помощью макросов можно быстро выполнять часто используемые операции, уменьшив тем самым количество рутинной работы. Хотя макросы пишутся на языке программирования Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), не обязательно его знать, чтобы создать макрос. В Word имеется встроенное средство записи макросов, которое записывает выполняемые вами шаги и транслирует их на VBA [11].

Задания разработаны  с целью знакомства с понятием "макрос", иллюстрация и закрепление  знаний способов управления исполнителем, формирование у учащихся умений и  навыков создания простых макросов в приложении Word.

Требования к знаниям  и умениям: учащиеся знакомы с  понятиями "алгоритм", "исполнитель"; учащиеся знакомы с двумя способами  управления исполнителями (командным  и программным); учащиеся знакомы  с правилами ввода и форматирования текста.

Задание 1. Создать макрос для изменения форматирования текста.

1. В меню Сервис  укажите на команду Макрос, а  затем щёлкните на пункте Начать  запись. Появится диалоговое окно  Запись макроса.

Рис. 1 Окно Запись макроса.

2. В поле Имя макроса введите ФормТекст. Имя вводится без пробелов.

3. В области Назначить  макрос щёлкните на кнопке  Клавишам. Появится диалоговое окно  Настройка клавиатуры. Выберите  путём нажатия сочетание клавиш (например Alt+F12) по нажатию которых  данный макрос будет выполняться.

Рис. 2 Окно Настройка  клавиатуры.

4. Щёлкните на кнопке  Назначить далее на кнопке  Закрыть. Указатель мыши примет  форму кассеты, а на экране  появится панель инструментов  Остановить запись. Запись макроса  запущена.

Рис. 3 Панель инструментов Остановить запись.

Теперь нужно выполнить  последовательность действий, которая  будет выполняться при выполнении макроса. Выделите фрагмент текста, к  которому будет применено форматирование. На панели инструментов Форматирование выберите название шрифта и предполагаемый размер, при необходимости выберите другие стили форматирования.

Рис. 4

На панели инструментов Остановить запись щёлкните на кнопке Остановить запись. Запись макроса  завершена. При запуске макроса, к выделенной части текста применяются  стили форматирования, сохранённые в его инструкциях.

Необходимо отметить, что выполнение макроса можно  активизировать не только сочетанием клавиш, но и назначить для этой цели кнопку. В области Назначить  макрос диалогового окна Запись макроса  щёлкните на панели. Появится диалоговое окно Настройка. Щёлкните на вкладке Команды. В списке Команды выделите значение «ФормТекст» - имя макроса, который вы собираетесь записывать – а затем перетащите его на панель инструментов Форматирование. На панели инструментов появится длинная кнопка, соответствующая макросу ФормТекст.

Рис. 5 Диалоговое окно Настройка.

Щёлкните на кнопке Закрыть, начнётся запись макроса. На экране появится панель инструментов Остановить запись.

Если вы не предусмотрели  кнопку или комбинацию клавиш для запуска макроса, можно выполнить макрос, воспользовавшись диалоговым окном Макрос. Для этого в меню Сервис укажите на команду Макрос, а затем щёлкните на пункте Макросы. В списке Имя макроса выделите нужный макрос и щёлкните по кнопке Выполнить.

При работе в Word часто возникает необходимость заполнять стандартные многостраничные документы, имеющие большое количество полей ввода (контракты найма на работу, договоры оказания услуг и т.п.). Для их заполнения необходимо просмотреть все страницы и ввести необходимые данные. Следующее задание продемонстрирует возможность автоматизации работы по заполнению подобных документов.

Рекомендация: перед записью  макроса можно провести тренировку, т.е. выполнить все действия, не включая  режима записи.

Задание 2. Автоматизировать работу по заполнению данных в представленном контракте о найме на работу.

КОНТРАКТ №_____

г. Екатеринбург (дата подписания)

Предприятие – ООО  «Информационные системы» в лице директора __________, действующего на основании  Устава и именуемое в дальнейшем «Предприятие», с одной стороны и гражданин:

________________________________________________________________ именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили  настоящий контракт о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА

1.1. Работник работает в должности:

1.2. Работнику установлен  оклад:

…

5.3. Срок действия договора:

Необходимо создать  макрос, выполнение которого позволит автоматизировать работу по заполнению необходимых полей ввода (№ контракта, дата подписания, Ф.И.О. директора, Ф.И.О. работника, должность, размер оклада, срок действия договора).