Автоматизированный учет на товарно-материальных ценностей на примере СПК «Маяк» Кезского района с использованием ППП Excel

 

2.2 Перечень форм первичной учетной документации по учету материалов в СПК «Маяк».Отчетная документация, их взаимосвязь с решаемыми задачами и их проектирование 

      Операции  движения материальных ценностей оформляются  унифицированными формами первичной  учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71 а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26) 

Рассмотрим  правила применения и заполнения форм: 

    Приходный ордер (форма N М-4)

    Применяется для учета материалов, поступающих  от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

    Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни. ( Приложение )

Акт о  приемке материалов (форма N М-7)

    Применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

    Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".

    Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

    После приемки ценностей акты с приложением  документов (транспортных накладных  и т.д.) передают: один экземпляр - в  бухгалтерию организации для  учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Лимитно-заборная карта (форма N М-8)

    Применяется при наличии лимитов отпуска  материалов для оформления отпуска  материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также  для текущего контроля за соблюдением  установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

    Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах  на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

    Кладовщик отмечает в обоих экземплярах  дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

    По  лимитно-заборной карте ведется  также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

    Отпуск  материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего

выводит остаток  лимита по каждому номенклатурному  номеру материалов. Сдача складом  лимитно-заборных карт в бухгалтерию  производится после использования лимита.

Требование-накладная (форма N М-11)

    Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

    Накладную в двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

    Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

    Накладную подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15)

    Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

    Накладную выписывает работник структурного подразделения  в двух экземплярах на основании  договоров (контрактов), нарядов и  других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

    Первый  экземпляр передают складу как основание  для отпуска материалов, второй - получателю материалов ( Приложение ) 

Карточка  учета материалов (форма N М-17)

    Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком,

заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании  первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке, демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35)

    Форма применяется для оформления оприходования  материальных ценностей, полученных при  разборке и демонтаже зданий и  сооружений, пригодных для использования  при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в  свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

    Реестр  приемки-сдачи документов. Форма  № м-13

Применяется для  регистрации сдаваемых в  бухгалтерию  приходно-расходных документов.  Реестр составляется   в   одном    экземпляре    материально    -  ответственным  лицом и сдается в бухгалтерию предприятия (организации)  вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.

Ведомость учета остатков материалов на складе. Форма № м-14

Ведется на предприятиях (в организациях),  учитывающих  материалы по  оперативно  - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета.  Ведомость  учета  остатков  заполняют  по  данным  карточек   складского   учета,  проверенных   бухгалтерией.   Правильность   перенесения   остатков  в  ведомость подтверждается подписью проверяющего. 
 
 

2.3 Перечень  кодов и их проектирование

    Организация машинной обработки информации требует  предварительного ее классифицирования и кодирования. Под классифицированием информации понимается процесс распределения объектов множества на подмножества в соответствии с принятой системой классифицирования.

    Система классифицирования - совокупность правил деления объектов множества на подмножества в соответствии с установленными признаками. Основными системами классифицирования являются иерархическая и фасетная. Сущность иерархической системы заключается в соподчиненности классификационных группировок, то есть сначала вся информация по выбранному признаку делится на группировки, а затем каждая из них на более мелкие группы и т. д. При фасетной системе классифицируемая информация делится на независимые группировки по различным фасетам. Обычно деление производится по существенным признакам.

    После окончания классифицирования информации на классификационные группировки возникает необходимость замены полных наименований группировок условными обозначениями, то есть кодирования информации.

    Кодирование – это процесс присвоения объекту (номенклатуре) условного цифрового обозначения - кода. Однако понятие кодирования нельзя отождествлять с понятием проставления кодов, под которым следует понимать процесс отбора соответствующего кода в классификаторе и проставление его в первичном или сводном документе на специально отведенном месте.

    Кодирование осуществляется по соответствующим  системам. Под системой кодирования  понимается совокупность правил, определяющих систему знаков и порядок их использования в работе с информацией. По способу построения системы кодирования подразделяются на порядковые, серийные, позиционные, повторения.

    Порядковой  системой кодирования предполагается последовательное присвоение единицам информации (объектам) условных обозначений.

    Серийная  система кодирования ориентирована  на определенное разделение номенклатуры (объекта) по какому-либо признаку на отдельные части (серии), и каждой серии отводится своя группа условных обозначений. Например, присвоение кодов видам работ, видам оплаты труда и удержаний из оплаты труда.

    Позиционная система кодирования предполагает иерархическую структуру информации или подразделение, ее по нескольким признакам. Сущность ее заключается в том, что каждый уровень или признак классификации обеспечивается своей нумерацией в пределах всего уровня или признака. Например, присвоение кодов объектам основных средств с учетом их принадлежности к виду, отрасли и группе.

    На  основе данных классификации и кодирования  информации составляются классификаторы. Под классификатором понимается систематизированный свод классификационных группировок и им присвоенных кодов. Классификаторы подразделяются на общегосударственные и локальные (республиканские), региональные (территориальные), ведомственные (отраслевые) и предприятий.

    Общегосударственные классификаторы разработаны с учетом построения автоматизированных систем информационного обеспечения органов управления высших иерархических уровней. Поэтому в общегосударственных классификаторах помещенные коды многозначные, пользоваться которыми на отдельных предприятиях трудно, требуются большие затраты труда по их проставлению в документах и на ввод в ЭВМ.

    При разработке локальных классификаторов  прежде всего должны быть учтены интересы наилучшего информационного обеспечения органов управления и контроля, а также обеспечения наименьших затрат труда на разработку, и использование классификаторов. Для этого важно применение единых кодов для аналогичных номенклатур в различных отраслях народного хозяйства, так как организации и предприятия различных отраслей довольно часто пользуются одной и той же информацией.

    Не  менее важным является обеспечение  территориальных органов необходимой информацией о ходе производства в организациях и предприятиях, находящихся на подчиненной им территории. Для практического решения этой проблемы необходимо разработать региональные межведомственные классификаторы, используемые  предприятиями  и  организациями  административного района. В региональный межведомственный классификатор должны быть включены коды только той информации, которая используется всеми предприятиями и организациями различных отраслей, например коды предприятий и организаций, продаваемых, покупаемых материальных ценностей, групп, видов и отраслей основных средств, видов оплаты труда и удержаний, марок тракторов и автомобилей и т. д.

    На  уровне отрасли следует разработать  и отраслевые классификаторы, в которые должны быть включены коды информации, используемой только в организациях и на предприятиях определенной отрасли (например, коды профессий и категорий работающих, возделываемых культур, норм выработки и отраслевых расценок и др.).

    В каждом объединении, предприятии и  организации должны быть разработаны индивидуальные классификаторы, в которых наряду с межведомственными и отраслевыми должны быть помещены коды, используемые только для конкретной организации, предприятия и объединения. (5, с.14, 86)

    В условиях автоматизации на предприятиях разрабатывается большое количество кодов. На СПК «Маяк» при складском учете ТМЦ целесообразно использовать виды кодов приведенные в таблице.