Использование пакета Microsoft Office для создания организационных документов

Использование пакета Microsoft Office для создания организационных документов
ВВЕДЕНИЕ              3

1. Состав пакета Microsoft  Office              5

2. Текстовый процессор Word              8

3. Система  управления  реляционной  базой данных Microsoft Access

4. Табличный процессор Microsoft  EXCEL

5. PowerPoint

6. Правовое обеспечение электронного документирования              20

7. Экономическое обоснование эффективности подготовки документов с помощью пакета Microsoft Office

8. Безопасность жизнедеятельности

ЗАКЛЮЧЕНИЕ              30

Список используемой литературы.

ВВЕДЕНИЕ

Последняя четверть ХХ века характеризуется интенсификацией производственной деятельности (увеличения производительности), научной и управленческой деятельности. А это в свою очередь требует обработки большого количества информации.

Информационные потоки растут лавинообразно. Особенно это характерно для промышленности, управления и науки.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.

Документирование – это процесс создания и оформления документа, запись информации  на различных носителях по установленным правилам 

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. На естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).  

Революция в автоматизации делопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна в связи с созданием и широким распространением персональных компьютеров. Современные информационные технологии обеспечения документооборота основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Новые информационные технологии - это компьютерные технологии.

Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения печатающие машинки, составляющие основу технических средств подготовки печатных документов. Преимущества компьютера, оснащенного различными программами для создания документов перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов. Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.

Целью данной работы является изучение возможности применения для создания электронных документов пакета программ Microsoft Office, его основных функций и преимуществ по сравнению с другими программными продуктами.

Состав пакета Microsoft  Office

Большинство   обычных   пользователей   компьютеров   сталкиваются   с различными проблемами. Например, при использовании  текстового  редактора  одной фирмы, программы для работы с электронными  таблицами  -  другой,  программы деловой  графики  -  третьей,  а  производительность   компьютера в итоге  оказывается  невысокой.  В  чем  дело?   Да   просто  эти программы не предназначены для совместной работы.

Решением данной   проблемы  есть:  пакет  Microsoft  Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.

Элементы интерфейса входящих в него  программ  оформлены  одинаково  и “общаются“  друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор  программ  в  одной коробке. Уже его название  подсказывает,  что  он  должен  содержать  мощные прикладные  программы  для  коммерческого  применения,   которые   легко   и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое  привлекательное  в  пакете  Office  то,  что  связывает  эти приложения воедино, - все эти программы имеют общее меню  и  наборы  кнопок, которые выглядят однотипно. Научившись работать с  одним  из  приложений, пользователь тем самым в значительной степени продвигается в  изучении  остальных.  К тому же в  пакете  имеется  простой  в  использовании  управляющий  центр  - Диспетчер Microsoft Office,  позволяющий  запускать  отдельные  программы  и выходить из них, либо  получать  подробные  указания  и  оперативную  помощь простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета  Office входят следующие большие прикладные программы:

1. WORD - мощный текстовый редактор,  позволяющий  быстро  создать  документ    любой  сложности  из  разрозненных  заметок  и  довести  до  совершенства    информационный бюллетень или брошюру.

      Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой.  Word  начинен  “быстрыми“  командами  и самыми современными средствами такими,  как  встроенная  программа  проверки правописания и  словарь  синонимов,  которые  помогают  грамотно  составлять документы, и  готовыми  шаблонами,  позволяющими  сводить  воедино  заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

2. EXCEL - производит с  числами  то  же,  что  Word  с существительными  и    глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel    как рыба в воде. Программу Excel используют для  составления  бюджетов  и    финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики,    для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также для  сортировки    длиннейших списков в считанные секунды.

   С помощью электронных таблиц Excel  можно  впечатывать  числа  строку  за    строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том,  что  Excel    правильно сложит, вычтет, умножит, разделит, подведет итоги.

3. PowerPoint - позволит профессионально  подготовить  презентацию,  выгодно    отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными  тезисами.  Но  что    самое  замечательное,  можно  превратить   документ,   подготовленный   в    редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если  работа    состоит  в  том,  чтобы  рекламировать  изделия,  идеи  или  проекты,  то    PowerPoint будет просто необходим.

4.  ACCESS  -  представляет  собой  мощную  программу  управления   данными,    предназначенную главным образом для  программистов.  Access  поставляется    только в составе профессионального издания пакета Office.

В пакете Microsoft  Office есть программы - помощники:

               программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить  их  в график;

               программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы;

               программа Equation  Editor  кажется  довольно  сложной,  если  нет  базового образования по математике;

               программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости  форму  букв  или цифр, чтобы использовать  их  при  создании  привлекательных  логотипов  или заголовков;

               программа ClipArt Gallery  может  просмотреть  несколько  сотен  рисунков  в поисках   наилучшей   иллюстрации   для   информационного   бюллетеня    или презентации.

Система оперативной помощи Microsoft  Office помогает пользователю в освоении программных средств, подробная справка может быть вызвана на любом этапе оформления электронного дркумента. Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками  и  пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

Талантливые Мастера (Wizards)  проведут  шаг  за  шагом  к  решению  сложных задач.

Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые     постоянно будут перед глазами во время работы.

Функция Просмотр (Preview) и  Примеры  (Demos)  продемонстрируют  выполнение сложных задач.

Диспетчер Microsoft Office (MOM) позволяет запустить любую программу пакета Office. Его можно  даже использовать для управления всей работы персонального компьютера.

2. Текстовый процессор Word

Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

              Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и  глобальных  компьютерных  сетях

пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом персональном компьютере и де-факто стала стандартом в обработке текста.

Microsoft Office выпускается в нескольких редакциях – Standard Edition, Small Business Edition, Professional Edition, Premium Edition и Developer Edition. Эти редакции отличаются друг от друга составом программ и вспомогательных утилит, но Word входит в каждую из них.

Текстовый редактор – этот термин, прочно закрепившийся за Word, уже давно устарел. Word – это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее, его по праву можно назвать текстовым процессором.

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) – «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

По своим функциям Word приближается к издательским  системам  и программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress).

              Перечень возможностей программы Word Microsoft Office огромен.  Для работы с файлами существуют следующие функции:

                  создание нового файла (можно создавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);

                  открытие для редактирования уже существующих файлов;

                  возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;

                  сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word 97, Word 6.0, Word Perfect, текстового фала, файла HTML и пр.);

                  печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);

                  возможность просмотра нескольких последних открытых документов;

                  возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).

              Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций:

                  выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста;

                  вставка объектов,  не  являющихся  текстом  в  формате  Microsoft  Word  (например, включение в текст графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.);