Использование пакета Microsoft Office для создания организационных документов

                  вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;

                  возможность нахождения, перехода, замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;

                  возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом;

                  расширенные возможности форматирования документа. В отличие от Word Pad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку;

                  использование стилей для быстрого форматирования документа.

На рисунке 1 представлен пример документа Word, включающий в себя внедренные документы Excel и объект Microsoft Equation для печати математических формул.

Рисунок 1.

Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:

                  проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая – по мере введения текста;

                  подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);

                  расстановка переносов в тексте документа;

                  определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);

                  работа с макросами и шаблонами документов.

Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, объемная система помощи (справочная система) и многое, многое другое.

На рисунке 2 представлен проспект, рекламирующий услуги санатория. Документ включает графику, приемы стилизации  и форматирования.

Рисунок 2.

3. Система  управления  реляционной  базой данных Microsoft Access

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является  мощной  и высокопроизводительной 32-разрядной системой  управления реляционной  базой данных (далее СУБД), входящей в состав пакета  Microsoft Office.

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных  и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

     Microsoft Access - реляционная база данных.  Практически  все  СУБД  позволяют  добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от  программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции  баз данных.

      Существует  три  принципиальных  отличия  между  СУБД  и   программами электронных таблиц:

1.    СУБД    разрабатываются    с     целью     обеспечения     эффективной    обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми    справляются электронные таблицы.

1. СУБД может легко связывать две таблицы  так,  что  для  пользователя  они    будут представляться одной  таблицей.  Реализовать  такую  возможность  в    электронных таблицах практически невозможно.

1. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы,  содержащие     повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

      Access – мощное приложение Windows. При этом  производительность  СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

      Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать  несколько  таблиц  базы  данных.  Можно использовать таблицы, созданные в среде  Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё  распоряжение полностью совместимые с Access  текстовые  документы  (Word) ,  электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью  новых  расширений  для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными  из  World  Wide  Web  и транслировать представление данных  на  языке  HTML,  обеспечивая  работу  с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

    Access позволяет создавать документы в виде отчетов. Отчет  представляет  собой  специальный   тип   непрерывных   форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который  можно  распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует  данные  в  таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

      Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

1. Отчеты в одну колонку представляют собой  один  длинный  столбец  текста,    содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись    указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое  средство    Access  Автоотчет позволяет создать  отчет  в  одну  колонку  щелчком  по    кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку  используются    редко, поскольку такой формат  представления  данных  приводит  к  лишней    трате бумаги.

2. В ленточных отчетах для  каждого  поля  таблицы  или  запроса  выделяется    столбец, а значения всех  полей  каждой  записи  выводятся  по  строчкам,    каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться    на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока    не будут выведены все данные; затем начинается  печать  следующей  группы    записей.

3.  Многоколоночные  отчеты  создаются  из  отчетов  в  одну   колонку   при    использовании колонок "газетного" типа или  колонок  "змейкой",  как  это делается в настольных  издательских  системах  и  текстовых процессорах.

   Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в  начало    второго столбца, и так далее.  Формат  многоколоночных  таблиц  позволяет    сэкономить часть бумаги,  но  применим  не  во  всех  случаях,  поскольку    выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

На рисунке 3 представлен пример отчета Access, преставляющего резюме специалиста, информация о котором хранится в базе данных соискателей кадрового агентства. Данный документ, подготовленный средствами Microsoft Office, используется для подбора кандидатов на вакантное рабочее место предприятия. Документ содержит следующие элементы форматирования: различные шрифты, фоны, таблицы.

Рисунок 3.

Access позволяет экспортировать документы в формат Word, EXCEL. В то же время документ Access может содержать таблицу EXCEL  или документ Word в виде внедренного или связанного объекта.

4. Табличный процессор Microsoft  EXCEL

              Microsoft Excel ‑ средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Microsoft Excel ‑ это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя Internet. Microsoft® Excel разработан фирмой Microsoft, и является на сегодняшний день самым популярным табличным редактором в мире.

Ключевыми преимуществами Excel являются:

      Эффективный анализ и обработка данных;

      Богатые средства форматирования и отображения данных;

      Наглядная печать;

      Совместное использование данных и работа над документами;

      Обмен данными и информацией через Internet и внутренние Intranet-сети.

Microsoft Excel имеет удобные средства для работы с данными,позволяет выполнять их эффективный анализ и обработку.

Механизм автокоррекции формул автоматически распознавать и исправлять ошибки при введении формул. Microsoft Excel умеет распознавать 15 наиболее распространенных ошибок, которые допускаются пользователями при вводе формул в ячейку. При написании формул используется естественный язык.

В Microsoft Excel есть возможность производить различные вычисления с использованием мощного аппарата функций и формул; исследовать влияния различных факторов на данные; решать задач оптимизации.

С помощью фукций фильтрации, сортировки можно получать выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям.

Специальный объект Microsoft Grahp позволяет создавать графики и диаграммы.

В Excel для Windows есть статистический анализ данных. Это настолько мощный аппарат математической статистики, что можно заниматься статистическим моделированием.

Microsoft Excel  имеет богатые средства форматирования и отображения данных.

Средства форматирования делают оформление таблиц более ярким и понятным (возможности слияния ячеек в электронной таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, начертание текста в ячейке с отступом);

Мастер создания диаграмм позволяет сделать представление данных в таблицах более наглядным (более удобный и мощный мастер создания диаграмм, кроме стандартных, новые типы диаграмм - диаграммы в виде круглых столбиков, тетраэдров, в виде "бубликов" и др.).

Документы формата Microsoft Excel  могут быть напечатаны с использованием различных средств форматирования и стилизации.

Многие пользователи сталкивались с проблемами при печати сложных электронных таблиц. Многие трудности связаны с недостаточно точным определением области печати, т.е. того, какая часть электронной таблицы будет напечатана. Поэтому Microsoft Excel обеспечивает предварительный просмотр границ печатаемой области. После включения режима отображения границ печатаемых областей поверх таблицы появляется сетка, которая показывает, какая часть таблицы будет напечатана на какой странице. При необходимости уместить на одной странице дополнительное количество столбцов или строк таблицы, достаточно просто перетянуть границу страницы в нужное место и Microsoft Excel сам рассчитает необходимое изменение шрифта и масштаба изображения при печати указанного диапазона ячеек на одной странице.

  На рисунке 4 представлен пример таблицы Excel и диаграмму, построенную на основе данных таблицы.

Рисунок 4.

Для пользователей Microsoft Excel доступен режим реальной многопользовательской работы. Несколько разных пользователей могут одновременно работать с одной и той же таблицей и даже документировать внесенные изменения. Аналогично режиму исправлений в Microsoft Word, теперь можно оставлять комментарии о том, кто и когда внес изменения в данную ячейку.

Microsoft Excel позволяет организовать обмен данными и работу в Internet:

      Возможность использовать самые свежие данные. С помощью Microsoft Excel можно получать их в виде электронных таблиц прямо Web-серверов в Internet. Microsoft Excel содержит встроенные функции, позволяющие легко помещать на Web-сервер документы, созданные в среде Microsoft Excel. К их числу относятся: мастер сохранения документа в формате HTML, средство просмотра содержимого документов Microsoft Excel для пользователей, не работающих с этим приложением и ряд других;

      Также можно использовать встроенный Internet Assistant для преобразования таблицы в формат HTML и публикации на Web-сервере. Microsoft Excel позволяет импортировать данные из HTML-документов, найденных на Web-сервере, восстанавливая при этом формат и оформление таблицы. После импорта данные доступны для выполнения любых операций в Microsoft Excel.

5. PowerPoint

Пакет PowerPoint представляет собой программное обеспечение фирмы Microsoft для подготовки презентаций. Специальные средства PowerPoint существенно упрощают работу по созданию презентации, независимо от того, какими свойствами эта презентация должна обладать.

Поскольку PowerPoint может работать c презентацией, содержащей значительное количество слайдов, он должен обеспечивать разные режимы их просмотра, уметь показывать презентацию в различных видах. Поэтому, наряду  с обычным режимом просмотра отдельного слайда, называемым Видом слайдов (Slide View), в PowerPoint поддерживаются и другие режимы, а именно: Вид структуры (Outline View), Вид сортировщика слайдов (Slide Sorter View), Вид страниц заметок (Notes Pages View), и режим Демонстрация (Slide Show). Каждый режим позволяет работать с определенным элементом данной презентации, и изменения, вносимые в каком-то режиме, отражаются также и в других видах.

PowerPoint  создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ  и содержит  набор  слайдов.  Программа  предоставляет  пользователю   большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие  шаблоны  содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда можно  вставить текст, графику, а также таблицу и диаграмму.   Кроме  того,  можно изменить  художественное  оформление  любого  шаблона  презентации,  выбрав дизайн по своему вкусу. Презентация может включать электронные документы в формате Word, таблицы, графики или диаграммы Excel. При этом изменится только внешний вид  презентации, а не его содержание.