Использование пакета Microsoft Office для создания организационных документов

6. Правовое обеспечение электронного документирования

Документы, напечатанные на бумаге имеют юридическую силу в случае, если они скреплены подписями сторон.

Гражданский Кодекс РФ допускает «безбумажную форму» документа. В этом случае достоверность и юридическую силу электронный документ имеет, если он подписан «электронной цифровой подписью».

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  так определяет возможность использования электронной цифровой подписи:

«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.»

Электронный документ должен нести в себе неоспоримый признак того, что ответственность за достоверность информации несет определенное должностное лицо.

Такой признак, созданный по определенному правилу, и называется «электронной цифровой подписью» (ЭЦП). Обычная (собственноручная) подпись на бумажном носителе уникальна. ЭЦП – средство, позволяющее установить авторство электронного документа, обеспечить контроль целостности передаваемой в вычислительной сети информации, защитить ее от подделки  или частичного изменения.

Понятие электронной цифровой подписи связано  с криптографией – наукой о применении математических методов шифрования  информации для сохранения в тайне ее содержимого.

В 70-х гг. был изобретен алгоритм асимметричного шифрования. Суть его состоит в том, что зашифровывается документ одним ключом, а расшифровывается другим, причем по первому из них практически невозможно вычислить второй, и наоборот. Поэтому если отправитель зашифрует документ секретным ключом, а публичный, или открытый, ключ предоставит адресатам, то они смогут расшифровать документ, зашифрованный отправителем, и только им. Никто другой, не обладая секретным ключом отправителя, не сможет так зашифровать документ, чтобы он расшифровывался парным к секретному открытым ключом.

Отправитель, вычислив хеш-функцию документа, зашифровывает ее значение своим секретным ключом, и передает результат вместе с текстом документа. Получатель по тому же алгоритму вычисляет хеш-функцию документа, потом с помощью предоставленного ему отправителем открытого ключа расшифровывает переданное значение хеш-функции, и сравнивает вычисленное и расшифрованное значения. Если получатель смог расшифровать значение хеш-функции, используя открытый ключ отправителя, то зашифровал это значение именно отправитель. Чужой или искаженный ключ ничего не расшифрует. Если вычисленное и расшифрованное значения хеш-функции совпадают, то документ не был изменен. Любое искажение (умышленное или неумышленное) документа в процессе передачи даст новое значение вычисляемой получателем хеш-функции, и программа проверки подписи сообщит, что подпись под документом неверна.

Таким образом, в отличие от собственноручной подписи, ЭЦП неразрывно связана не с определенным лицом, а с документом и секретным ключом.

      В соответствии с законом, обладатель информации обязан обеспечить:

1) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации;

2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;

3) предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации;

4) недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которого нарушается их функционирование;

5) возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;

6) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации.

7. Экономическое обоснование эффективности подготовки документов с помощью пакета Microsoft Office

Для повышения эффективности деятельности персонала используется концепция электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном  использовании современных технических средств, для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его приделы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия управленческих решений), средства программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось реальным, прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение  конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных  продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможные высокоэффективных средств оргтехники.

Развитие электронных (автоматизированных) офисов связано с широким применением персональных компьютеров и создание на их основе автоматизированных  рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное автоматизированное рабочее место состоит из компьютера, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается, и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) стали первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразование – одна из основополагающих задач делопроизводства.

Появление электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях – позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую телефонной и почтово-телеграфной связи.

Позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных карточек), а также электронные таблицы (табличные процессоры) для выполнения различных расчетов. А также системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен независимо от того, с каким типом документа работает пользователь.

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности, позволяют снизить материальные затраты на подготовку документов.  Процесс принятия решений остается прерогативой человека, но благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.

8. Безопасность жизнедеятельности

К санитарно-гигиеническим условиям труда пользователя персонального компьютера относятся микроклимат, освещение, отопление, вентиляция и другие.

Микроклиматические параметры производственной среды - это сочетание температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха. Эти параметры в значительной степени влияют на функциональную деятельность человека, его самочувствие и здоровье.

В зависимости от энергозатрат организма ГОСТ 12.1.005-88 ССБТ ”Воздух рабочей зоны, общие санитарно-гигиенические требования” предусматривает три категории работ. В соответствии с ГОСТ, работа оператора ЭВМ может быть отнесена к лёгкой физической работе.

Оптимальные нормы параметров микроклимата с учётом категории данной работы следующие:

–  в холодный период года температура воздуха 21-230С, скорость движения воздуха не более 0,1 м/с.;

–   в тёплый период года температура воздуха должна составлять 22-240С, скорость движения воздуха не более 0,2 м/с

–  оптимальная относительная влажность колеблется в пределах 40-60%..

Допустимые значения относительной влажности в холодный период года 75% и 60% в тёплый период года при температуре 270С. Оптимальные параметры микроклимата в отделе обеспечиваются системами кондиционирования воздуха, а допустимые параметры – обычными системами вентиляции и отопления.

Система отопления должна обеспечить достаточное постоянное и равномерное нагревание воздуха в помещениях в холодный период года, а также пожаро- и взрывобезопасность. При этом колебания температуры в течение суток не должны превышать 2-30С; в горизонтальном направлении – 20С на каждый метр длины, в вертикальном – 10С на каждый метр высоты помещения.

Система кондиционирования воздуха предназначена для поддержания постоянной температуры, влажности и очистки воздуха от загрязнения в помещениях отдела комплектации. При этом основной задачей установки кондиционирования воздуха является поддержание параметров воздушной среды в допустимых пределах, обеспечивающих надежную работу ЭВМ, длительное хранение носителей информации и комфортные условия для сотрудников отдела. Кондиционирование воздуха необходимо в машинном зале, помещении для хранения носителей информации, помещениях для размещения сервисной и периферийной аппаратуры, помещениях приема и выдачи информации.

Важным элементом, влияющим на комфортные условия сотрудников станции, является освещение. Освещение на предприятии осуществляется естественным и искусственным светом. Естественное освещение осуществляется через окна в боковых стенах (боковое). Боковое освещение создает значительную неравномерность в освещении участков, расположенных вблизи окон и вдали от них. Непостоянство естественного света, который может резко меняться в течение короткого промежутка времени, вызывает возможность нормировать естественное освещение. Искусственное освещение предназначено для освещения рабочих поверхностей в темное время суток или при недостаточности естественного освещения. Искусственное освещение создано в отделе комплектации лампами дневного освещения, встроенными в подвесной потолок, которые благоприятно действуют на зрение.

Звукоизоляция в помещении обеспечивается устройством подвесного потолка и звукоизоляции стен для снижения шума. Шум в помещении порождается не только работающей техникой, а именно вентиляторами, установленными в системном блоке компьютера, звуковыми платами или динамиками, встроенными в компьютер, кондиционерами и прочим оборудованием, но и самими работниками и посторонними звуками. Все это приводят к ухудшению слуха, а также к нервозности и излишней раздражительности, быстрой утомляемости, другим психическим факторам.

Вредное влияние на зрение человека оказывает прямой и отраженный блик, который приводит к перенапряжению и усталости. Яркость светящихся поверхностей (окна, светильники и др.), находящиеся в поле зрения, должна быть не более 300 кд/м2, а при отраженном блике яркость на экране ПЭВМ не должна превышать 40 кд/м2 и яркость потолка, при применении системы отраженного освещения, не должна превышать 300 кд/м2.

Источником наиболее вредных излучений, неблагоприятно влияющих на здоровье операторов, является монитор ПЭВМ с электронно-лучевой трубкой. Систематическое воздействие электромагнитных полей (ЭМП), превышающих допустимую величину может оказать неблагоприятное воздействие на человека, выражающееся в функциональных нарушениях нервной, эндокринной и сердечно-сосудистой системы. По результатам измерений ЭМП составляет 28-64 В/м2 в зависимости от модификации монитора. Эти значения снижаются до 0,3-2,4 В/м2 на расстоянии 30 см от экрана.

Технические характеристики дисплеев (разрешающая способность, яркость, контрастность, частота кадровой развертки) в том случае, если на них не обращают внимания при выборе устройства или неправильно устанавливают, могут крайне отрицательно сказаться на зрении.

Согласно СаНиП 2.2.542-98 конструкция ПЭВМ должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных  устройств не должна превышать 7,74 * 10 А/кг, что соответствует  эквивалентной дозе, равной 0,1 мбэр/час (100 мкР/час).

Блок питания компьютера содержит в себе схемы преобразования напряжения, схемы стабилизации и схему защитного отключения при коротком замыкании. Так как корпус компьютера выполнен из металла, то существует опасность пробоя фазы на корпус. Мониторы современных компьютеров изготавливаются из пластика, поэтому, несмотря на большое напряжение, присутствующее в мониторе, поражение током человека практически исключено.

Повышенное значение электрического напряжения и электростатическое воздействие может нанести ущерб здоровью оператора.

Попадание человека под воздействие высокого напряжения в данном случае возможно только по причине аварии (пробой изоляции).