Эксплуатация информационных систем

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО  ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет предпринимательства  и управления

 

 

Кафедра Экономической информатики

 

 

 

Отчет о производственной практике

«Эксплуатация информационных систем»

студентки Шемет Натальи Александровны

факультета предпринимательства  и управления 5 курса 51им группы

Место прохождения практики  ______________________________

Срок прохождения с  «__»________2011г. по «__»________2011г.

 

Руководитель практики от БГАТУ

__________ канд.техн.наук, доцент В.С. Ионин

Руководитель практики от предприятия          ____________ /_____________________/

 

 

Минск 2011

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

           ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ………………………………………………4

1. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения. Информационные потоки………………………………………………….4
2. Технология информационной деятельности……………………………..8
3. История предприятия и динамика развития. Современная специализация, выпускаемая продукция на ОАО «ГМЗ №1»…………10

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОБРАБАТЫВАЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОБЪЕКТОВ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ…………………………………………………………...14

 

2.1.    Организация  документооборота. Учет входящей  и исходящей корреспонденции………………………………………………………………...14

2.2.    Автоматизация  рабочего места…………………………………………..16

2.3.    Состав информационных  технологий…………………………………...25

 

ВЫВОДЫ………………………………………………………………………...29

Список использованной литературы…………………………………………...30

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Молочнопродуктовый или молочный подкомплекс является одним из важнейших элементов продуктовой структуры АПК РБ. Молоко и молочные продукты являются одним из основных источников питания населения. Молоко занимает исключительное место среди продуктов животного происхождения. Наряду с животным жиром в цельномолочных продуктах содержится более 100 жизненноважных компонентов, таких как аминокислоты, жирные кислоты, молочный сахар, минеральные вещества, ферменты, витамины и ряд других.

В данном отчете речь пойдет о КУП “Городской молочный завод №1”. Деятельность этого предприятия направлена на поддержание высокого уровня удовлетворения потребностей потребителя в натуральной, качественной и полезной молочной продукции. КУП «Гормолзавод №1» - один из лидеров молочной промышленности Республики Беларусь.

В отчете будет проанализирована деятельность по управлению предприятием, персоналом и производством.

Цель практики: изучение возможностей использования, закрепление практических навыков и обобщение опыта эксплуатации современных информационных технологий, систем и программных продуктов для управления хозяйственной деятельностью предприятия и методов ее защиты, приобретение практических навыков в выполнении профессиональных функций.

Задачи практики:

1. Ознакомление с управленческими функциями предприятия и используемыми для их автоматизации компьютерными информационными технологиями, системами и программными продуктами.
2. Изучение опыта и приобретение профессиональных навыков эксплуатации компьютерных информационных технологий и систем на различных уровнях управления предприятием.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения. Информационные потоки

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся  все типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые  содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического  учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или  бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые  машинные источники информации. К  ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1. Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4. Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
5. Техническая и технологическая документация.
6. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту  исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в  свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести  к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важным для организации является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Таким образом, поток информации – движение информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.

Потоки характеризуются  количеством информации, находящейся  в системе и обрабатываемой в  единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью, когда  информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через  заранее установленные интервалы  времени; нерегулярно по мере возникновения  отдельных информационных совокупностей.

Вид движения информации и  сроки ее поступления в управляющую  систему должны быть согласованы  во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.

Руководители, которым для  успешного осуществления управленческой    деятельности необходима как информация из внешней среды, поставляемая системой НТИ, так и разнообразная внутрифирменная  информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

• обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом;
• минимизация информационного шума и ограничение информационной  избыточности лишь требованиями надежности;
• обеспечение неразрывной связи   между   внешней   и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления.