Эксплуатация информационных систем

Первичные учетные документы  подлежат обработке с использованием автоматизированной бухгалтерской  программы, с ежемесячной выдачей  на бумажные носители: оборотно-сальдовых ведомостей, анализов счетов, карточек счетов, сводных ведомостей и т.п. В зависимости от системы обработки данных в документы могут вноситься дополнительные реквизиты.

 

2.3.Состав информационных  технологий

В неавтоматизированной системе  обработка данных о хозяйственных  операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами  на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами  учета МПЗ. Аналогичные документы  часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они  существуют только в электронной  форме. Более того, основные учетные  документы (бухгалтерские книги  и журналы) в компьютерной системе  бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать  или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система  включает в себя следующие элементы:

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2. Программные средства.

а) Системные программы. К  этим программам, выполняющим общие  функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными  средствами и распределяют их ресурсы  для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые  организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы  и структуры управления    применительно к вводу, обработке  и выводу данных, обработке сообщений,  логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Информационные технологии КУП «ГМЗ№1» представляют собой  рабочие места, на которых установлены  персональные компьютеры, которые соединены  между собой в локальную сеть с выходом в корпоративную сеть. Необходимость создания корпоративной сети можно обосновать созданием информационных связей между различными отделами инспекции. Региональную сеть необходимо иметь для сообщения между инспекциями различных районов города. А если имеются средства, то лучше не упускать возможности подключения к Интернет, поскольку сеть такого уровня предоставляет пользователям множество услуг, в числе которых использование электронной почты, участие в телеконференциях, получение информации с серверов мирового информационного пространства и так далее.

По виду соединения компьютеров  между собой сеть, используемая в  данной автоматизированной системе, звездообразная. По способу управления данная сеть классифицируется как "клиент/сервер" - в ней выделяется один узел (сервер), выполняющий в сети управляющие или специальные обслуживающие функции, а остальные узлы (клиенты) являются терминальными, в них работают пользователи. Сети клиент/сервер различаются по характеру распределения функций между серверами, другими словами по типам серверов (например, файл-серверы, серверы баз данных). Сервер, используемый в проектируемой АСОЭИ, представляет собой совокупность серверов: сервер баз данных, почтовый сервер и proxy-сервер.

В используемой локальной сети рабочие  станции подключены к концентратору, а сервер подключен к маршрутизатору для связи с корпоративной  сетью налоговой инспекции выхода в сеть Интернет. Использование сети позволяет облегчить доступ к  устройствам оконечного оборудования данных, установленным в отделе (принтеру, факсу, сканеру, модему и средствам  баз данных).

Локальная сеть представляет собой  канал и протоколы обмена данными  для связи рабочих станций  и сервера.

Встроенная в базовую локальную  сеть функциональность корпоративной   сети, реализуемую с помощью модема, отдел может выгодно использовать технологии внешних коммуникаций, в  том числе:

• передачу и прием сообщений с помощью электронной почты (e-mail);
• доступ к Интернет.

Для того, чтобы информация передавалась между компьютерами независимо от используемых линий связи, типа ЭВМ и программного обеспечения, разработаны специальные протоколы передачи информации. В Интернете используются два основных протокола. Межсетевой протокол (Internet Protocol - IР) разделяет передаваемые данные на отдельные пакеты и снабжает заголовком с указанием адреса получателя. Протокол управления передачей (Transmission Control Protocol— ТСР) отвечает за правильную доставку такого пакета. Поскольку оба эти протокола в известной степени представляют собой единое целое, как правило, говорят о протоколе ТСР/IР. Идентификация отдельных компьютеров и их пользователей осуществляется при помощи двух адресов, один из которых (так называемый доменный адрес) более понятен человеку, другой (IР-адрес) — компьютеру.

С помощью сервера осуществляется связь с удаленными корпоративными серверами базами данных, файл-серверами  и хранилищами документов. С помощью  модема и маршрутизатора осуществляется связь с Web-серверами сети Интернет, которые предоставляют пользователям различные виды информации через единый интерфейс - Web-броузер. Пользователь, работающий с любой сетью, может обращаться к информации корпоративного сервера с помощью того же Web-браузера, которым он пользуется для работы с сетью WWW (например, Internet Explorer). КУП «ГМЗ№1» имеет свой сайт www.belmilk.by. [Приложение 6] Ожидается, что созданный сайт станет инструментом для того, чтобы потребители смогли ознакомиться с продукцией в целом не только в нашей стране, но и за ее приделами. На сайте размещены последние новости, юридический адрес предприятия, адрес электронной почты и т.д.

В связи с многопрофильным  производством КУП «ГМЗ№1» пришлось столкнуться с одной проблемой: Очень сложно подобрать программное  обеспечение позволяющее охватить все сферы деятельности. Поэтому  они прибегли к помощи Белорусского государственного университета информатики и радиоэлектроники. Совместно с ним предприятие разрабатывает программное обеспечение.

Основным языком программирования служит Microsoft Fox Pro (MS Dos.

Каждая программа является отдельно работающим приложением, решающая определенные задачи. Данные для программ берутся с SQL сервера. Также они используют графический интерфейс, стандартизированный ввод информации в таблицы или формы, а также могут формировать отчеты.

Следующие экономические  задачи решаются с помощью приложений:

• Написанных на языке Fox Pro:

1. Выписка, обработка товарно-транспортных накладных, отметка в  банке

2. Зарплата (начисление, пособия, учет больничных листов, вычеты с зарплаты, удержания)

3. Выписка и учет банковских поручений
4. Ведение договоров
5. Движение материалов на складе
6. Учет и списание спец. одежды
7. Касса
8. Учет коммунальных слуг
9. Расчеты с подотчетными лицами

Некоторые расчеты производятся в таблицах MS Excel – расчет налогов, отчет о прибылях и убытках.

Для просмотра отчётов, справочной информации и пр. используется текстовый  редактор, например MS Word или Adobe Acrobat Reader.

На предприятии используются 184 компьютера, из них 150 – в сети. На всех компьютерах установлены  антивирусы AVP Kaspersky, архиваторы WinRAR и прочие прикладные программы.

 

 

 

 

 

 

Выводы

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин -  чтобы закончить  работу или задание, чтобы сократить  или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти  цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также ИС улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис.  Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования. 

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие  информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

В процессе написания отчета были рассмотрены основные аспекты применения информационных технологий в управлении, дано краткое содержание наиболее часто  используемых информационных систем.

В первой главе рассмотрели характеристику предприятия. Проведен анализ деятельности предприятия, а также его основных финансовых показателей, на основании  которых, сделан вывод: предприятие  является платежеспособным и ликвидным.

Проанализировав степень  компьютеризации управленческой деятельности на КУП «ГМЗ№1» и оценив экономические особенности эксплуатации информационных технологий и систем, можно предложить: усовершенствовать план мероприятий по восстановлению конфиденциальности информации (действия, которые надо предпринимать после пресечения процесса разглашения/утечки информации); определение ответственности за разглашение конфиденциальной информации; также обновить часть компьютеров и внедрить комплекс аналитических систем для диагностики финансового состояния, бизнес-планирования и инвестиционного проектирования, управления взаимоотношениями с клиентами.

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Акулич И.Л. Маркетинг: Учеб пособие для студ. эконом, спец. вузов - Мн.: Интерпрессервис; Мисанта, 2005 - 463с.
2. Бизнес-план предприятия ОАО «Гормолзавод №1», 2007-2009 год.
3. Годовые отчеты ОАО «Гормолзавод №1», 2007-2009 год.
4. Дурович А.П. Основы маркетинга: Учеб. пособие - М..: Новое знание, 2004
5. Климова М. «О сбытовой политике в рыночных условиях», Агроэкономика,№9, 2002г.
6. Котлер Ф., Армстронг Г., Сондерс Д., Вонг В. Основы маркетинга. – М., СПб., К.: Издательский Дом «Вильямс», 1998. – 1056 с.
7. Маркетинг: теория и практика: Учеб. пособие / Г.Я.Кожекин, В.Я.Стариков, В.Б.Зубик, С.Г. Кожекина; Ред. Кожекин Г.Я. - Мн. "Плюсминус", 1993.- 135с.
8. http://www.belmilk.by

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

АКТИВ	Код строки	На начало года	На конец отчетного  периода
1	2	3	4
I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Основные средства:
первоначальная стоимость	101	124 632	134 682
Амортизация	102	51 921	58 399
остаточная стоимость	110	72 711	76 283
Нематериальные активы:
первоначальная стоимость	111	15	16
Амортизация	112	5	6
остаточная стоимость	120	10	10
Доходные вложения в материальные ценности:
первоначальная стоимость	121
Амортизация	122
остаточная стоимость	130
Вложения во внеоборотные активы	140	1 711	13 696
в том числе: незавершенное строительство	141	250	208
Прочие внеоборотные активы	150
ИТОГО по разделу  I	190	74 432	89 989
II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Запасы и затраты	210	32 662	19 611
в том числе: сырье, материалы и другие аналогичные активы	211	15 163	15 821
животные на выращивании  и откорме	212
затраты в незавершенном  производстве и полуфабрикаты	213
расходы на реализацию	214
готовая продукция и товары для реализации	215	5 363	3 165
товары отгруженные	216
выполненные этапы по незавершенным  работам	217
расходы будущих периодов	218	12 136	625
прочие запасы и затраты	219
Налоги по приобретенным  товарам, работам, услугам	220	2 840	2 617
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются  более чем через 12 месяцев после  отчетной даты)	230
в том числе: покупателей и заказчиков	231
прочая дебиторская задолженность	232
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются  в течение 12 месяцев после отчетной даты)	240	15 051	21 650
в том числе: покупателей и заказчиков	241	10 343	12 591
поставщиков и подрядчиков	242	1 710	5 014
по налогам и сборам	243	1 099	3 304
по расчетам с персоналом	244
разных дебиторов	245	1 333	741
прочая дебиторская задолженность	249	566
Расчеты с учредителями	250	14	13 144
в том числе: по вкладам в уставный фонд	251		13 144
Прочие	252	14
Денежные средства	260	12 657	13 808
в том числе: денежные средства на депозитных счетах	261	1	131
денежные средства на валютных счетах	262		663
Финансовые вложения	270	5	5
Прочие оборотные активы	280	6 836	11 894
ИТОГО по разделу II	290	70 065	82 729
БАЛАНС (190+290)	300	144 497	172 718
Форма №1  лист 3
пассив	Код строки	На начало года		На конец отчетного  периода
1	2	3		4
III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ
Уставный фонд	410	59		13 147
Собственные акции (доли), выкупленные  у акционеров (учредителей)	411
Резервный фонд	420
в том числе: резервные фонды, образованные в соответствии с законодательством	421
резервные фонды, образованные в соответствии с учредительными документами	422
Добавочный фонд	430	64 963		65 397
Чистая прибыль (убыток) отчетного  периода	440	Х		Х
Нераспределенная (неиспользованная) прибыль (непокрытый убыток)	450	-1 224		-8 454
Целевое финансирование	460
Доходы будущих периодов	470
ИТОГО по разделу  III	490	63 798		70 090
IV. долгосрочные ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Долгосрочные кредиты  и займы	510	34 497		41 263
Прочие долгосрочные обязательства	520	1 995		1 608
ИТОГО по разделу IV	590	36 492		42 871
V. краткосрочные ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Краткосрочные кредиты и  займы	610	28 574		42 777
Кредиторская задолженность	620	15 471		16 932
в том числе: перед поставщиками и подрядчиками	621	13 503		14 960
перед покупателями и заказчиками	622	232		110
по расчетам с персоналом по оплате труда	623	658		750
по прочим расчетам с персоналом	624
по налогам и сборам	625	663		707
по социальному страхованию  и обеспечению	626	302		347
по лизинговым платежам	627
перед прочими кредиторами	628	113		58
Задолженность перед участниками (учредителями)	630	162		48
в том числе: по выплате доходов, дивидендов	631	72		48
прочая задолженность	632	90
Резервы предстоящих расходов	640
Прочие краткосрочные  обязательств	650
ИТОГО по разделу V	690	44 207		59 757
БАЛАНС (490+590+690)	700	144 497		172 718
Из строки 620:
долгосрочная кредиторская задолженность	701
краткосрочная кредиторская задолженность	702	15 471		16 932