Лекции по "Информационному обеспечению управления"

 
Рисунок 4.

Пока мы дошли до укрупненных  задач, и для решения задачи контроля пока информации мало. Продолжим дальнейшую детализацию.

Каждое направление разбивается  на укрупненные задачи (рис. 5).

 
Рисунок 5.

Укрупненные задачи делятся на задачи нижнего уровня.

 
Рисунок 6.

Далее задачи можно расписать по элементарным операциям. В итоге получается весьма громоздкая схема.

До сих пор мы рассматривали  направления деятельности без информационных связей.

Изображение информационных связей позволяет  получить более полную картину происходящего. Например, укрупненная схема процесса продажи.

 
Рисунок 7.

Аналогично можно рассмотреть  информационные связи в рамках любой  задачи, детализируя схему до элементарных операций.

Для дальнейшего изложения темы введем понятие «процесс».

Процесс - это задача, запускаемая на выполнение постоянно для поддержания деятельности предприятия.

Понятие «задача» ранее определялось. В привязке к процессному подходу  уточним определение «задачи».

Задача - логически завершенная последовательность элементарных операций, выполняющаяся в течение ограниченного промежутка времени.

Например, процесс закупки товара, или процесс складской обработки  товара. Но при этом закупка конкретного  товара - ограниченная задача, решаемая за конечный промежуток времени. Процесс закупки для предприятия происходит постоянно в течение периода существования предприятия, т.к. связан с деятельностью этого предприятия.

В дальнейшем при разработке схемы  контроля мы будем отталкиваться именно от этих процессов, состоящих из постоянно выполняемых задач.

Определение точек контроля; показатели контроля

Рассмотрев вопросы формализации процессов деятельности предприятия, мы подошли к определению точек  контроля процессов.

Критерии определения точек контроля - минимизация количества точек контроля, эффективность информации в них.

Чтобы определить точки контроля, определим направления контроля и желаемые результаты контроля.

В качестве примера рассмотрим контроль сроков. Направление контроля определено - сроки исполнения. Желаемые результаты - полная информация о соответствии сроков чему-либо. В этом случае нас интересуют точки контроля, влияющие на сроки исполнения. Это точки регистрации, оформления, утверждения, получения разрешения, доставки, отпуска. Утвердив определенные нормы сроков, получаем картину соответствия сроков нормам по контролируемым задачам и процессам.

В случае контроля финансовых потоков  нас интересуют источники средств, затраты. В частности, это точки  процесса, связанные с прохождением денег - например, оплаты, или точки возникновения затрат.

Определив точки контроля, можно  оптимизировать процессы деятельности предприятия с позиции управляемости  и контролируемости. Например, построить  процессы таким образом, чтобы минимизировать количество точек контроля, или, например, сделать процесс максимально прозрачным для контроля.

Деятельность предприятия состоит  из ряда параллельно исполняющихся  процессов. Каждый процесс состоит  из элементарных операций. За каждую операцию отвечает определенный исполнитель. Информация по точкам контроля в привязке к исполнителям дает исчерпывающую картину деятельности предприятия.

Контроль деятельности предприятия в целом; управление по процессам

На основе имеющейся картины  связанных процессов можно начинать формировать укрупненную схему контроля, используя сформированные точки контроля.

Введем понятие «показатели».

Показатели - это некоторые данные, выраженные в количественном или логическом виде, полученные на определенных точках контроля.

Перед формированием системы показателей  необходимо определиться, для кого формируем набор контрольных  показателей. В зависимости от потребителя  показателей, его специализации  и положения в иерархии управления предприятием, наборы показателей будут разниться. Для финансиста, для руководителя производства, для руководителя отдела сбыта, для руководителя предприятия будут разные наборы показателей.

Для примера сформируем набор показателей  для руководителя отдела сбыта. Прежде всего интересует объем фактических отгрузок в единицах измерения и в финансовых показателях. Обязательно должна быть детализация показателей по номенклатуре, по ценам, по клиентам. Необходима также информация о графике отгрузок. Для планирования отгрузок необходима информация о планах продаж, об оформляемых заявках на отгрузку. В зависимости от должностных обязанностей может потребоваться информация о критических остатках на складе, об оплате товаров, сданных на реализацию, оплате по факту поставки, предоплатах. На основе контрольных данных в рамках задач и процессов руководитель отдела сбыта формирует свои решения.

Для получения оптимальных наборов  показателей необходима серьезная  аналитическая работа, в процессе которой выявляются требования к  контролю процессов, формируемые данные, определяются точки контроля, и затем формируются наборы показателей.

На основе наборов показателей  формируются интегральные показатели контроля.

В зависимости от уровня руководителя (рис. 1) детализация представляемых показателей будет разной. Интегральные показатели, используемые топ менеджерами для оценки работы всего предприятия в целом, представляют собой данные по укрупненным направлениям деятельности. Это могут быть показатели производственной базы, укомплектованность подразделений, показатели эффективности работы.

Для прояснения ситуации по интегральному  показателю полезна возможность  контрольной детализации показателей. Поэтому для обеспечения детализации  контроля создаются избыточные точки контроля.

В процессе текущего общего контроля деятельности предприятия предоставляются  интегрированные показатели. Возможно интегрирование по подразделению, по службе, по времени, по задаче и т.д. В результате масса данных за период по подразделению превращается в ограниченный набор данных, характеризующий процессы, и пригодный для оценки бизнеса. Производится контроль эффективности работы подразделений, загрузки работников, финансовой отдачи, динамика роста за квартал, год, другой период.

Наличие избыточности точек контроля позволяет провести детальное исследование любого показателя, обеспечив контроль исполняемых работ на уровне менеджеров любого уровня.

Процессное управление предприятием

Любой бизнес-процесс представляется как цепочка задач.

Изначально инициируется исполнение какой-либо задачи. В процессе или  по завершению ее исполнения формируется  следующая задача. Получается процесс  постановки-исполнения-формирования задач. Контроль исполнения задач во времени  обеспечивает контроль течения процессов деятельности предприятия.

Контроль процесса в целом по основным точкам контроля за период времени  обеспечивает информацией об эффективности  работы подразделения или предприятия.

Назначение ответственных по каждой исполняемой задаче позволяет организовать не только контроль исполнения задач, но и контролировать квалификацию и степень ответственности работников. В результате получаем оценку работы персонала.

Сводные показатели течения процессов  позволяют принимать решения  о работе предприятия в целом.

Применение автоматического контроля на соответствие критериям позволяет  сосредоточиться на оценке показателей  эффективности работы предприятия, вмешиваясь в работу процессов только при выходе показателей за рамки  критериев.

В результате налаживается непрерывный многоплановый контроль работы предприятия и формируется управление, направленное на перспективное развитие предприятия.

 

Концепция Управленческого  Учета, основанная на методах «конвейерного» управления

Что такое «конвейерное» управление?

Для объяснения «конвейерного» управления или «конвейерного» выполнения задач  придется немного рассказать о предпосылках введения такого понятия.

Рассмотрим внутреннюю среду организации:

Внутренняя среда - это кадры  организации образующие структуру  и выполняющие задачи согласно технологии для достижения целей.

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Технология - это способ преобразования материалов, информации или людей.

И для менеджеров и для работников технология это последовательность выполнения задач. Общие задачи для  всех менеджеров:

• Постановка задач и выработка технологии работы для своих подчиненных (планирование, организация, мотивация и контроль).
• Принятие решений

При этом следует отметить, что  принятие решений - это выбор из возможных  альтернатив того, как и что  планировать, организовывать, мотивировать и контролировать, т.е. выбор технологии.

Таким образом, получается, что задача каждого из менеджеров создать технологию работы для своих подчиненных  и при необходимости ее корректировать через механизм принятия решений. Т.е. получается декомпозиция формирования технологии организации: топ менеджеры вырабатывают технологию для руководителей среднего звена, те для линейных менеджеров, которые в свою очередь определяют технологию работы рядовых сотрудников.

Из декомпозиции технологии следует, что всю работу организации можно описать как последовательность задач, где за каждой задачей закреплен исполнитель. Для того чтобы понять, как оптимизировать технологию, рассмотрим составляющую технологии - Задачу. Когда мы говорим о задаче в рамках технологии, мы всегда имеем ввиду не описательную часть, а выполнение задачи - т.е. процесс преобразования материалов, информации или людей. Организация выполняет следующие задачи

• Преобразование материалов - это производственная задача.
• Преобразование информации - возможно два варианта преобразования. Производство и Принятие решений.
• Преобразование людских ресурсов. Варианты осуществления могут быть различны: обучение, административное воздействие и другие.

Технологическая эволюция производства

Производственный процесс характеризуется  наличием производственного цикла, т.е. последовательностью задач, которые  связаны только с преобразованием  материала. Вернее вначале была одна-единственная задача, например «сделать самовар». Посмотрим, как эволюционировала технология производства:

• Единичное производство - изготовление работником изделия целиком самостоятельно.
• Разделение труда - это технологическое закрепление набора задач за конкретными работниками.
• Конвейерное производство - разделение труда с закреплением рабочего места работника.

Каждый из технологических скачков  увеличивал производительность труда  на производстве в десятки раз.

Технологическая эволюция преобразования информации

Посмотрим на задачи преобразования информации. Во многих организациях существуют достаточно длинные, стационарные информационные цепочки, т.е. цепочки задач связанные с преобразованием информации. Поскольку основным носителем информации являются документы, возможно ввести эволюционные этапы преобразования информации (документов) - эволюционные этапы, аналоги производственных:

• Единичное преобразование - единоличная разработка документов от начальной до финальной стадии.
• Разделение труда - специализированная обработка документов.
• Конвейерное преобразование - документ следует по конвейеру, а специалисты обязаны их обработать.

Хочется отметить, что разделение труда при преобразовании информации используется достаточно давно. Что  касается конвейерного преобразования информации, то технологически это  стало достаточно эффективно только после появления компьютеров, которые осуществляют доставку информации до следующего исполнителя.

Конвейерное выполнение задач

Мы говорили отдельно о производстве и преобразовании информации. Напомним, что выполнение задачи - это преобразование материалов, информации или людей, т.е. возможно одновременное преобразование материалов и информации. Мы говорили, что конвейерное производство и конвейерное преобразование информации зачастую оказываются наиболее эффективными технологиями, отсюда следует, что конвейерное выполнение задач, может служить наиболее эффективной технологией работы. Все однотипные последовательности задач имеет смысл организовать в конвейер

Как мы понимаем конвейерное выполнение задач? Любая задача должна быть описана  и поставлена исполнителю, т.е. любая задача несет информацию и более того в процессе выполнения задачи всегда происходит преобразование информации, появляется дополнительная информация о времени и качестве выполнения. Таким образом, получается обязательным присутствие в задаче информационной составляющей. А раз в любой задаче есть информационная составляющая, то для контроля всего процесса (всей технологии) должна быть использована информационная система с целью повышения эффективности.

Основные принципы конвейерного управления

По сути, технология конвейерного управления основывается на механизме  конвейерного выполнения задач. Опишем более подробно процесс работы организации  при конвейерном управлении:

• Все процессы организации представляют собой документированную последовательность задач, за выполнение каждой задачи отвечает закрепленный сотрудник.
• С другой стороны у каждого сотрудника в должностной инструкции строго прописан возможный набор выполняемых им задач.
• Выполнение задачи сотрудником приводит к автоматическому возникновению задачи у следующего исполнителя.
• Каждая задача появляется на рабочем месте исполнителя самостоятельно (не требует затрат исполнителя), описание задачи содержит всю информацию необходимую для ее выполнения.
• Количество и набор задач, которые могут приходить исполнителю за время его работы, заранее определены.