Лекции по "Информационному обеспечению управления"

 

Архитектура ANSI (American National Standards Institute) позволяет обеспечить логическую (между уровнями 1 и 2) и физическую (между уровнями 2 и 3) независимость при работе с данными.

Логическая независимость предполагает возможность изменения одного приложения без корректировки других приложений, работающих с этой же базой данных.

Физическая независимость предполагает возможность переноса хранимой информации с одних носителей на другие при сохранении работоспособности всех приложений, работающих с данной базой данных.

3. Классификация банков данных

По назначению:

• информационно-поисковые;
• специализированные по отдельным областям науки и техники;
• банки данных АСУ для организационно-экономической информации;
• банки данных для систем автоматизации научных исследований и производственных испытаний;
• банки данных для систем автоматизированного проектирования.

По архитектуре  поддерживаемой вычислительной среды 

• централизованные (интегрированные)
• распределенные.

По виду хранимой информации

• банки данных,
• банки документов
• банки знаний.

По языку  общения пользователя с БД

• системы с базовым языком (открытые системы).

В открытых системах языковым средством  общения с БД один из языков программирования, например C, Pascal. В таких системах для общения с БД нужен посредник, то есть программист, который владеет  избранным языком программирования

• системы с собственным языком (закрытые системы).

Закрытые системы имеют собственный  язык общения. Он, как правило, намного  проще, чем язык программирования. Поэтому  в таких системах не нужен посредник-программист  для общения с БД. Сами пользователи, которые имеют соответствующую подготовку, смогут работать с БД.

 

4. ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ

1. Информационные ресурсы - их создание и применение в управлении

Для того, чтобы использовать информацию, доступную в больших объемах по сетям телекоммуникаций, эффективно, организации должны обладать механизмами "трансформации" информации в знание и использования этого знания как информационного ресурса (интеллектуальной собственности).

В организации любого уровня можно  выделить следующие виды "стратегических" ресурсов, от которых зависит конкурентоспособность организации: материальные, природные, трудовые, финансовые, энергетические и информационные. Эти понятия являются категориями в экономике информационного общества.

Информационные ресурсы  организации - весь объем знаний, отчужденных от создателей, зафиксированных на материальных носителях и предназначенных для общественного использования в организации, в отрасли, в стране (см. Виды и источники управленческой информации ).

В настоящее время общество достигло такого уровня, когда информационные ресурсы (объем информации) и уровень их сложности возросли настолько, что потребовали создания информационной индустрии. Определим в общих чертах информационные ресурсы, составляющие информационных систем, необходимые современной организации.

1. Информационная система "Бухгалтерский учет". Новая концепция процесса предпринимательской деятельности. Переход от традиционной системы исчисления себестоимости по измерению издержек на выполнение конкретной операции на системы "Исчисление себестоимости по объему хозяйственной деятельности", "Исчисление издержек всей экономической цепочки" и "Исчисление затрат на основании цены". Это позволит менеджеру более эффективно управлять не только издержками отдельных операций, но и результатом (всем процессом выпуска продукта или оказания услуг). В его основе лежит представление о бизнесе как о комплексном процессе, который начинается с момента, когда сырье и комплектующие изделия пребывают на предприятие, и не заканчивается даже после того, как готовый товар попадает конечному потребителю. В одно целое объединяются управленческая информация и алгоритмы ее переработки для управления издержками всего производства: функционально-стоимостной анализ, анализ производственного процесса, управление качеством и исчисление себестоимости.
2. CALS-технологии - система непрерывной информационной поддержки жизненного цикла производства продукции, от маркетинга до утилизации. Основная идея этой технологии состоит в совместном использовании информации заинтересованными сторонами на всех стадиях жизненного цикла продукта в условиях единого информационного пространства. Для обеспечения этого создаются единые информационные модели продукта, его жизненного цикла, бизнес-процессов на всех этапах жизненного цикла, производственной и эксплуатационной среды, стандартизируются способы доступа к информации, ее интерпретации.
3. Международные стандарты рекомендаций:
• по управлению производством: MRP-II (Manufacturing Resource Planning), ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Resource Planning).
• по управлению качеством TQM (Total Quality Management).

 

  

4. УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ

На уровне организации достаточно разработаны методологии изучения информационных потребностей, планирования и управления информацией как ресурсом и товаром (информационный ресурс). С управлением информацией сталкиваются все организации, которые преследуют свои собственные цели при относительной способности эффективно взаимодействовать с окружающей средой.

Управление информационными ресурсами означает:

• переосмысление деятельности организации в терминах информации;
• создание системы управления информацией (поиск, анализ, структурирование, хранение и манипуляция);
• выбор критериев отбора информации, которые не приводили бы к сужению целей организации, к ограничению ее возможностей и перегрузке менеджеров бесполезной информацией;
• оценку информационных потребностей на каждом уровне управления и в рамках каждой функции управления;
• применение информации с максимальной пользой для организации должно быть обязательным этапом в информационной цепочке после ее приобретения и распространения;
• использование методов добывания информации для принятия решений на основе имеющихся данных (см. Технология Data Mining);
• обладание механизмами «трансформации» информации в знание и использование этого знания как ресурса (см. знание как нематериальный актив).
• управление знаниями («инженерия знаний»): идентификация, распространение, хранение, обработка, развитие (повышение сложности знаний в предметной области) и использование знания; разработка систем имитации знаний экспертов в информационных продуктах (см. Системы баз знаний);
• создание единого рабочего информационного пространства организации и организация единой точки входа (доступа к информационным ресурсам) на базе корпоративного портала;
• изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных, преодоление проблемы их несовместимости; электронный документооборот (см. Документ. Документооборот ).

 

 

 

 

Технология - способ преобразования материалов, информации или людей.

Технология в информационных отраслях

Понятие технологии в информационных отраслях близко к понятию технологии в привычном производственном понимании. Например, понятия технологических операций и разделения труда приводятся к обработке документов или занесению информации. При подготовке договора технология может предполагать последовательное исполнение операций юристом и бухгалтером. Аналогичная ситуация с понятием «конвейера» - документ идет по «конвейеру», и каждый работник, занятый в технологическом цикле обработки документа, отвечает за определенную информационную часть документа: графу, столбец, позицию.

Применение конвейерного подхода  преобразования информации наиболее эффективно в случаях однотипных потоков информации. Примеры применения: учет входящих документов, оформление заказов на закупку или доставку, формирование исходящих документов.

Результаты применения конвейера:

• увеличение пропускной способности на участке;
• обеспечение однородности функций исполнителя, что в свою очередь уменьшает требования к квалификации исполнителей;
• увеличение контролируемости хода выполнения процесса;
• уменьшение времени и улучшение качества коммуникаций между исполнителями.

Информационные системы (как программный  продукт) - это инструмент, участвующий  в технологических процессах  организации, обеспечивающий выполнение ряда задач в части преобразования информации.

Отсутствие в информационных системах механизмов конвейерного выполнения задач приводит к уменьшению эффективности работы организации.

Исследование возможностей оптимизации управления предприятием

Контроль исполнения как часть задачи управления предприятием

Обобщенная схема управления предприятием показана на схеме, приведенной на рис. 2. Это простейшая схема управления. План, учет, контроль, анализ, прогноз, управленческое решение.

 
Рисунок 3.

Такое представление процесса управления предприятием общеизвестно. Из приведенной  схемы наиболее интересное для нас  в контексте темы семинара - суперпозиция учета, контроля и анализа.

Главная функция управления, как  говорилось выше, - принятие решения. Для  этого необходимо проведение анализа, базирующегося на учете и контроле исполнения. В свете этого нам  интересны формальные результаты учета, позволяющие решать вопросы контроля и анализа. Причем анализ нам интересен в виде комплексной картины контроля работы предприятия.

В связи со сложившейся в последнее  время неоднозначности с понятиями  анализа и контроля необходимо отдельно остановиться на этих понятиях.

Вопросы контроля, анализа, информирования

Функции контроля - проверка определенного  ряда показателей на соответствие критериям. В рамках применения различных систем часто контроль путают с системами  оперативного информирования, системами  анализа, или, что еще менее верно, с системами, осуществляющими функции ситуационных центров.

Понятие системы оперативного информирования предполагает прежде всего наличие  многоплановой оперативной информации (визуальной, табличной, аудио и др.), и во вторую очередь контроль на соответствие критериям.

Понятие же анализа гораздо шире, подразумевает определенный математический аппарат и сильную информационную насыщенность, позволяющие в совокупности формировать рекомендуемые способы  хозяйствования или пути развития.

Контроль - это проверка на соответствие чему-либо. Мы можем применять различные  способы контроля - отчетные и экранные формы, сводные отчеты, различные  светофорные методы (плохо-допустимо-отлично). В конечном итоге это все является различными формами контроля состояния деятельности.

Эффективное управление

Для осуществления эффективного управления необходимо наличие формального  описания процессов предприятия. Насколько  верен тезис?

Можно утверждать, что для принятия решения необходимо:

• Вариант 1: знать досконально все тонкости деятельности предприятия, осуществляя контроль на каждой операции. В результате будет полная картина деятельности предприятия, позволяющая принимать верные решения.
• Вариант 2: необходимо определить основные показатели, подлежащие контролю, и на основе их формировать управленческое решение.

Рассмотрим оба варианта на предмет  осуществимости.

На более-менее развитом предприятии  круг основных решаемых задач достаточно широк, и всегда имеется спектр попутных задач. Например, основные задачи деятельности: закупка, продажа, хранение товара. Задача продажи требует решения попутных задач работы с клиентами, логистики, бухгалтерии, финансов, возможно, других задач. Одному руководителю в сжатые сроки детально разобраться по всем задачам скорее всего не под силу. Да и риск «за деревьями леса не увидеть» не позволяет руководителю опускаться в детали. В случае сжатых сроков принятия решения такой подход становится вообще недопустимым.

Поэтому для развитого предприятия  рассматриваем второй вариант: определение основных показателей контроля, формирование интегрированного решения.

Следует учитывать важность таких  параметров контроля, как длительность проведения контроля, момент осуществления  контроля: постоянный контроль, контроль с определенными временными интервалами, контроль по возникновению какого-либо события.

Формализация описания деятельности предприятия

Мы уже коснулись формализации контроля. Мы выяснили, что нам необходимо определиться с основными показателями, подлежащими контролю, и на их основе формировать решения.

Для определения нужного набора показателей необходимо формализовать  описание деятельности предприятия. Т.е. надо разделить процессы на дискретные блоки, определить задачи этих блоков, описать входную и выходную информацию.

Формализация деятельности предприятия - поэтапный процесс. На первом этапе  раскладываем деятельность на направления. В результате получим направления, подлежащие контролю.

Для примера рассмотрим предприятие, занимающееся двумя видами деятельности. Первый этап детализации деятельности будет выглядеть в виде небольшой схемы (см. рис. 3).