Типовые процедуры, реализуемые
информационными технологиями в офисе:
- обработка входящей и исходящей информации
- чтение и ответы на письма,
- написание отчетов, циркуляров и прочей документации
- сбор и последующий анализ данных
- отчетность за определенные периоды времени
- отчетность по различным подразделениям
- отчетность в соответствии с различными критериями
выбора
- хранение поступающей информации
- быстрый доступ к информации
- поиск необходимых данных.
Аппаратные средства
электронного офиса:
- одна или несколько ЭВМ, объединенные в сеть;
- печатающие устройства;
- средства копирования документов;
- модем или выделеная линия (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).
- сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
- стримеры, магнитооптические или другие запоминающие
устройства большой ёмкости предназначенные
для создания архивов на мини-кассетах
на магнитной ленте или на специальных
кассетах или дисках;
- проекционное оборудование для проведения презентаций.
Программное обеспечение
средства электронного офиса:
- текстовые редакторы (Word, OpenOffice.org Writer…)
программы для работы с документами
(текстами), позволяющие компоновать,
форматировать, редактировать тексты
при создании пользователем документа
- электронные таблицы (Excel, OpenOffice.org Calc, 1-2-3,…)
программы для обработки табличным
образом организованных данных.
- СУБД - системы управления базами данных (Access, OpenOffice.org Base, FoxPro…);
- программы распознавания образов (Fine Reader, CunieForm…)
предназначены для перевода
графического изображения букв и цифр
в ASCII-коды этих символов и используются,
как правило, совместно со сканерами.
Скорость сканирования современных
программ распознавания составляет
примерно
1,5 минуты на страницу.
- программы анализа и составления расписаний (MS Project, MS Outlook, Lotus
Organizer…)
программы, предназначенные для
автоматизации процедур планирования
использования различных ресурсов
(времени, денег, материалов) как отдельного
человека, так и всей фирмы или
ее структурных подразделений
- финансовые и аналитико-статистические программы.
- для ведения личных финансов (Декарт, MS Money…)
- для автоматизации бухгалтерского учета малых и крупных фирм,
- для экономического прогнозирования развития фирмы,
- для анализа инвестиционных проектов,
- для разработки технико-экономического обоснования финансовых сделок и т.п.
- программа презентации (PowerPoint, OpenOffice.org Impress…);
- программы перевода текстов с одного языка на другой (Promt, Lingvo, Сократ…);
Настройка программ автоматического
перевода в основном заключается в
выборе словарей и определении порядка их
подключения, а также в пополнении словарей
новыми словами с правильным указанием
грамматических форм на двух языках
Словари |
| |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
Генеральный словарь
содержит общеупотребительные слова |
|
Специализированные словари
ориентированы на узкие области науки
и техники |
|
Пользовательский словарь
создает сам пользователь в соответствии
с особенностями каждого конкретного
документа |
| |
|
|
|
|
Входит в комплект поставки |
|
Входят в комплект поставки
или приобретаются отдельно |
- программа обслуживания факс-модема (WinFax, VentaFax);
- настольные издательские системы (PageMaker, QuarkXPress, Microsoft Publisher …)
программы для профессиональной издательской
деятельности, позволяющие осуществлять электронную верстку основных типов
документов, например информационного
бюллетеня, краткой цветной брошюры и
объемного каталога или торговой заявки,
справочника. Наилучшими пакетами в этой
области являются Corel Ventura, Page-Maker, QuarkXPress,
FrameMaker, , PagePlus
- сетевое программное обеспечение (WinGate, Outpost…)
- графические редакторы (Paint, OpenOffice.org Draw, Paint.NET,
Photoshop, CorelDraw…)
Компьютерная графика |
| |
|
|
|
|
|
|
|
Растровая (Paint, Photoshop…):
в файле изображения хранятся данные
о координатах и цветах каждой точки
(пиксела) изображения. Недостатки: большие размеры файлов
и невозможность масштаби-рования изображений |
|
Векторная (CorelDraw, XaraXtreem…):
наименьшим элементом является
линия (вектор)
Недостатки: сложность создания художественных
иллюстраций |
|
Фрактальная:
В памяти компьютера хранится не изображение,
а только формула, с помощью которой
можно получить бесконечное количество
различных изображений |
Основные параметры
компьютерного изображения
- физический размер
- разрешение
| |
Разрешение |
|
Пиксельное разрешение
– кол-во точек на экране.
640 х 480
800 х 600
1024 х 768
1280 х 1024… |
|
Цветовое разрешение
- максимальное количество цветов, которые
могут быть воспроизведены одновременно
8-разрядный (256 цветов)
16-разрядный (65536 цветов, High Color)
24-разрядный (16,5 млн. цветов,
True Color)
32-разрядный (232 цветов True
Color).
|
Офисные программные продукты используются
как самостоятельно, так и в
составе интегрированных пакетов
прикладных программ (ППП) (Например MS Office).
Внутримашинное информационное обеспечение
Базы и банки данных . Основные понятия и определения
Современные авторы часто употребляют
термины – «банк данных» и
«база данных» как синонимы, однако
в общеотраслевых
руководящих материалах по созданию банков
данных Государственного комитета по
науке и технике (ГКНТ), изданных в
1982 г., эти понятия различаются.
Там приводятся следующие определения банка данных,
базы данных и СУБД:
Банк данных
(БнД) — это система специальным образом
организованных данных — баз данных, программных,
технических, языковых, организационно-методических
средств, предназначенных для обеспечения
централизованного накопления и коллективного
многоцелевого использования данных.
База данных
(БД) — именованная совокупность данных,
отражающая состояние объектов и их отношений
к рассматриваемой предметной области.
Предметная
область - один или несколько объектов
управления (или определенные их части),
информация которых моделируется с помощью
БД и используется для решения различных
функциональных задач.
Система управления
базами данных (СУБД) — совокупность
языковых и программных средств, предназначенных
для создания, ведения и совместного использования
БД многими пользователями.
В ней можно выделить:
- ядро СУБД, которое обеспечивает организацию
ввода, обработки и хранения данных,
- компоненты, которые обеспечивают отладку
системы, средства тестирования,
- утилиты, которые обеспечивают выполнение
вспомогательных функций (например, ведение
журнала статистики работы системы и др.).
Важная задача СУБД - обеспечение независимости данных,
которое заключается в том, что одна и та же СУБД может быть использована
для ведения абсолютно разных файлов,
которые используются для решения разноплановых,
не связанных между собою задач управления
(Например: разнообразные
базы Access)
Все функции
СУБД можно объединить в такие
группы:
- Управление данными.
- подготовка данных и их контроль,
- внесение данных в базу,
- структуризация данных,
- обеспечение целостности,
- обеспечение секретности данных.
- Доступ к данным.
- поиск данных,
- отбор данных по заданным критериям
- преобразование данных в форму, удобную для дальнейшего использования.
- Организация и ведение связи с пользователем.
- ведение диалога,
- выдача диагностических сообщений об ошибках в работе по бд и т.д.
Основные функции
группы администратора БнД
- Анализ предметной области:
- описание предметной области,
- выявление ограничений целостности,
- определение статуса (доступности, секретности) информации,
- определение потребностей пользователей,
- определение соответствия «данные - пользователь»,
- определение объемно-временных характеристик обработки данных.
- Проектирование структуры БнД:
- определение состава и структуры файлов БнД и связей между ними,
- выбор методов упорядочения данных и методов доступа к информации,
- описание БнД на языке описания данных (ЯОД).
- Первоначальная загрузка БнД:
- разработка технологии первоначальной загрузки БнД
- проектирование системы первоначального ввода данных.
- Защита данных:
- определение системы паролей,
- определение принципов регистрации пользователей,
- создание групп пользователей, обладающих одинаковыми правами доступа к данным;
- разработка принципов защиты конкретных данных и объектов проектирования;
- разработка методов кодирования информации при ее циркуляции в локальной и глобальной
информационных сетях;
- разработка средств фиксации доступа к данным и попыток нарушения системы зашиты;
- тестирование системы защиты;
- расследование случаев нарушения системы защиты.
- Обеспечение восстановления БнД:
- разработка организационных средств архивирования
и принципов восстановления БнД;
- разработка дополнительных программных средств и технологических процессов восстановления БнД после сбоев.
- Анализ обращений пользователей БнД:
- сбор статистики и анализ по характеру запросов,
- сбор статистики и анализ по времени их выполнения,
- сбор статистики и анализ по требуемым выходным документам
- Анализ эффективности функционирования БнД:
- анализ показателей функционирования БнД;
- планирование реструктуризации (изменение структуры) БнД и реорганизации БнД.
- Работа с конечными пользователями:
- сбор информации об изменении предметной области;
- сбор информации об оценке работы БнД;
- обучение и консультирование пользователей;
- разработка необходимой методической и учебной документации по работе конечных пользователей.
- Подготовка и поддержание системных средств:
- анализ существующих на рынке программных средств и анализ возможности и необходимости их использования в рамках БнД;
- разработка требуемых организационных и программно-технических мероприятий по развитию БнД;
- проверка работоспособности закупаемых программных средств перед подключением их к БнД;
- курирование подключения новых программных средств к БнД.
- Организационно-методическая работа по проектированию БнД:
- выбор или создание методики проектирования БнД;
- определение целей и направления развития системы в целом;
- планирование этапов развития БнД;
Архитектура базы данных.
Трехуровневая система
организации БД, предложенная американским
комитетом по стандартизации ANSI (American
National Standards Institute) оказалась наиболее жизнеспособной.
- Уровень внешних моделей — самый верхний уровень,
где каждая модель имеет свое «видение»
данных. Этот уровень определяет точку
зрения на БД отдельных приложений. Каждое
приложение видит и обрабатывает только
те данные, которые необходимы именно
этому приложению. Например, система распределения
работ использует сведения о квалификации
сотрудника, но ее не интересуют сведения
об окладе, домашнем адресе и телефоне
сотрудника, и наоборот, именно эти сведения
используются в подсистеме отдела кадров.
- Концептуальный уровень — центральное управляющее
звено, здесь база данных представлена
в наиболее общем виде, который объединяет
данные, используемые всеми приложениями,
работающими с данной базой данных. Фактически
концептуальный уровень отражает обобщенную
модель предметной области (объектов реального
мира), для которой создавалась база данных.
Как любая модель, концептуальная модель
отражает только существенные, с точки
зрения обработки, особенности объектов
реального мира.
- Физический уровень — собственно данные,
расположенные в файлах или в страничных
структурах, расположенных на внешних
носителях информации.