Оптимизация бизнес-процессов

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ЮФУ – Южный федеральный университет

 

Номенклатура дел имеет следующие  графы: «индекс дела», «заголовок дела (тома, части)», «количество единиц хранения», «срок хранения дело и № статей по перечню», «примечание».

Графа 1 – «индекс дела» - состоит  из номера (условного обозначения), присвоенного структурному подразделению  по классификатору, и порядкового  номера внутри структурного подразделения.

В графе 2 указаны разновидности  документов и дел.

Графа 3 служит для учета общего количества дел, заведенных в структурных  подразделениях, и заполняется после  окончания делопроизводственного  года.

Сроки хранения дел (графа 4) определены исходя из научной и практический ценности документов согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической  и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007) и «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989. Часть II)

 

17-30. Деканат  факультета

Таблица 1

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество томов	Срок хранения и статья по перечню	Примечание
-01	Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам, присланные для сведения		До минования надобности /6
-02	Приказы ректора и проректоров  по учебно-методической работе. Копии		До минования надобности /6	Подлинники - в канцелярии
-03	Распоряжения декана факультета по учебным  вопросам		3  г./19-в
-04	Положение о факультете		Постоянно /16
-05	Должностные инструкции сотрудников		Постоянно/ 35-а
-06	Протоколы заседаний Ученого Совета факультета		Постоянно/ 5-в
-08	Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы  к ним справки, представления, заявления		5л./615*	По именным стипендиям -постоянно
-10	Протоколы заседаний Государственной  аттестационной комиссии		75л./93*
-11	Годовой план учебно-методической работы факультета		Постоянно/90-а
-12	Утвержденные учебные планы по специальностям факультета. Копии		До минования надобности	Подлинники - в учебно-методическом управлении
-13	Рабочие учебные планы по специальностям факультета и графики учебного процесса		До минования надобности / 92
-14	Годовой план распределения учебной  нагрузки преподавательским составом факультета		5 л./90-б
-15	Годовой отчет факультета об учебно-методической работе		Постоянно/ 198-6
-16	Аттестационные дела соискателей, представленных к присуждению ученых степеней		Постоянно, 654-а*
-18	Документы (справки, информации, обзоры, доклады) по аттестации и аккредитации факультета		Постоянно/ 21
-19	Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных  практик (инструктивные письма, методические указания)		3 г./614*
-20	Учебные и учетные карточки студентов		75л..ЭПК/ 358-а	Входят в состав личных дел
-21	Списки студентов по группам		Юл./514-е	При отсутствии приказов о зачислении, отчислении, выпуске, а также личных дел -75л. "В"
-22	Зачетные и экзаменационные ведомости		5л./597*

 

Продолжение таблицы 1

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество томов	Срок хранения и статья по перечню	Примечание
-23	Перечень тем спецкурсов, спецсеминаров		До минования надобности	После замены новыми
-24	Перечень тем дипломных и курсовых работ		До минования надобности	После замены новыми
-25	Расписание учебных занятий		1 г./ЗВО
-26	Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки  с места работы		1 г./ 607*
-27	Акты на списание испорченных бланков  строгой отчетности		До минования надобности	Подлинники - в бухгалтерии
-28	Графики предоставления отпусков преподавателям факультета		1 г./ 356
-29	Реестр распределения учебных  помещений по назначению		3 г./1101*
-30	Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, обеспечении  учебными программами, учебной и  методической литературой		3 г./614*
-31	Журнал регистрации контрольных  и курсовых работ		3 г./72
-32	Журнал учета успеваемости студентов		5 Л./605*	Сводные ведомости успеваемости - не менее 25 лет
-33	Журнал учета посещаемости занятий  студентами		1 Г./281
-34	Журнал учета выдачи академических  справок студентам дневной формы  обучения		75л./528-а*
-36	Журнал учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек		5л./526*
-37	Журнал учета выдачи свидетельств о специализации		75л./528*
-38	Журнал регистрации входящих п исходящих документов		3 г./72
-39	Переписка об организации учебно-воспитательной и методической работы на факультете		5 Л./584*
-40	Номенклатура дел деканата. Копия		До замены новой	Подлинник - в канцелярии
-41	Описи на дела, переданные в архив. Копии		3 г./117-б*	Подлинники - в архиве

 

 

2. Сценарий  деятельности деканата.

Для описания сценария деятельности деканата факультета определим список действующих лиц, так или иначе заинтересованных в работе деканата.

 

Действующее лицо	Цели
Студент	Узнать текущую успеваемость, рейтинг Получить допуск к сессии Продлить сессию Получить разрешение на пересдачу экзамена Получить допуск к государственному экзамену Получить допуск к защите дипломной работы Получить академ. отпуск Восстановится Получить социальное пособие (стипендию) Получить материальную помощь
Преподаватель	Проставить текущую успеваемость, рейтинг Принять экзамен, зачет Решить проблемные вопросы
Зав. кафедрой	Предоставить индивидуальные планы преподавателей Назначить кураторов групп Решить проблемные вопросы

 

 

 

Рис. 1. Сценарий деятельности деканата

 

3. Сравнение и выбор методологий моделирования

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

• теоретическая база;
• описание шагов, необходимых для получения заданного результата;
• рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик.

Основное в методологии –  дать пользователю последовательность шагов, которые приводят к заданному  результату. Способность получать результат  с заданными параметрами и  характеризует ее эффективность.

В настоящее время используется  большое количество подходов, которые позволяют, так или иначе, создавать модели бизнес-процессов предприятий.  

Важнейшими из подходов  являются структурный (функциональный), объектно-ориентированный, отдельно выделяется методология ARIS.

1. Структурный (функциональный) подход.

Сущность структурного подхода  к разработке ИС заключается в  ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые  в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее.

В качестве средств структурного анализа и проектирования, наиболее распространены следующие нотации:

·SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для новых систем SADT (IDEF0) применяется для  определения требований (функций) для разработки системы, реализующей выделенные функции. Для уже существующих - IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Вершина этой древовидной структуры, представляющая собой самое общее описание системы. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты (функциональная декомпозиция).

DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных. Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. Как правило, диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3. Методология моделирования IDEF3 позволяет описать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов, позволяет рассмотреть конкретный процесс с учетом последовательности выполняемых операций.

ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь". Методология описания данных (IDEF1X).  

Выводы по практическому  использованию.

Применение универсальных графических  языков моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту  описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов  на этапе анализа.

Выводы по диаграммам:

Наиболее существенное различие между  разновидностями структурного анализа заключается в их функциональности. 

Модели SADT (IDEF0) наиболее удобны при  построении функциональных моделей. Они  наглядно отражают функциональную структуру  объекта: производимые действия, связи  между этими действиями. Таким  образом, четко прослеживается логика и взаимодействие процессов организации.  Главным достоинством нотации является возможность получить полную информацию о каждой работе, благодаря ее жестко регламентированной структуре.  С ее помощью можно выявить все недостатки, касающиеся как самого процесса, так и то, с помощью чего он реализуется: дублирование функций, отсутствие механизмов, регламентирующих данный процесс, отсутствие контрольных переходов и т.д.  

DFD позволяет проанализировать  информационное пространство системы  и  используется для описания документооборота и обработки информации.  Поэтому  диаграммы DFD применяют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3 хорошо приспособлен для сбора данных, требующихся для проведения анализа системы с точки зрения рассогласования/согласования процессов во времени.

Нельзя говорить о достоинствах и недостатках отдельных нотаций.     Возможны ситуации, при которых анализ  IDEF0 не обнаружил недостатков в деятельности организации с точки зрения технологического или производственного процесса, однако это не является гарантией отсутствия ошибок. Поэтому в следующем этапе анализа необходимо перейти к исследованию информационных потоков с помощью DFD и затем объединить эти пространства с помощью последней нотации - IDEF3.

Что касается IDEF1X, наряду со многими  достоинствами, существенным недостатком  является  невозможность адекватно и полно описать предметную область. Поэтому, код клиентского приложения, генерируемый в дальнейшем на основе информации о структуре БД, не позволяет построить эффективное приложение со сложной бизнес – логикой. Это вызвано тем, что данные для хранения в БД необходимо представить в таблицах, к структуре которой предъявляются требования нормализации.

2. Объектно-ориентированный подход

Принципиальное различие между  структурным и объектно-ориентированным (ОО) подходом заключается в способе  декомпозиции системы. ОО подход использует объектную декомпозицию, при этом статическая структура системы  описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщений между объектами

UML (Unified Modeling Language) –стандартная нотация визуального моделирования программных систем, принятая консорциумом Object Managing Group (OMG) в 1997г.

UML предоставляет средства для  создания визуальных моделей,  которые единообразно понимаются  всеми разработчиками, вовлеченными  в проект, и являются средством  коммуникации в рамках проекта. Диаграмма в UML - это графическое представление набора элементов. Диаграммы рисуют для визуализации системы с разных точек зрения. При визуальном моделировании на UML используются восемь видов диаграмм, каждая из которых может содержать элементы определенного типа.

Выводы по практическому  использованию

В настоящее время объектный  подход стал особенно популярен и  характеризуется разработчиками как  универсальное средство проектирования. Однако методология применения UML на этапах анализа и проектирования описана достаточно слабо (т.е. можно  найти описание диаграмм, но логика их использования регламентируется слабо), поэтому рано говорить о  UML как о действительно полноценной замене всем другим подходам.