Оптимизация бизнес-процессов

 

 

Результат выбора Case-средства  для нашей работы.

Таблица 12

Case-средства	критерии						Глобаль ные приоритеты
	Поддерживаемый   стандарт	Контроль и обеспечение  целостности проектных данных	Репрезентативность	Простота освоения продукта	Функционально-стоимостной анализ	Имитационное моделирование
	Численное значение вектора  приоритета
	0,306555	0,1804983	0,1339	0,2503011	0,0643725	0,064372535
BPwin	0,376396	0,1958003	0,25	0,7777777	0,4545454	0,29256061	0,4269748
ARIS	0,474230	0,4933859	0,5	0,1111111	0,4545454	0,640637396	0,3996941
Rational Rose	0,149373	0,3108136	0,25	0,1111111	0,0909090	0,066801994	0,1733310

Рис. 3. Результат выбора Case_средства

Выбранной альтернативе соответствует  альтернатива с максимальным значением  глобального приоритета, т.е. BPwin.

В данном сравнительном анализе  Case-средств мы не учитывали много критериев, так как в данном случае выбранные критерии посчитали наиболее важными и значимыми. Мы уклон делали на простоту освоения средства и поддерживаемые стандарты. С этой точки зрения, наиболее простым и подходящим по функциональным возможностям является BPwin. Данная система предназначена для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 2-5 человека в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов. Для крупных и/или длительных проектов (например, внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов, ISO, TQM) больше подходит ARIS и Rational Rose. 

5. Построение графической модели.

Для построения графической модели деятельности деканата факультета используем структурный подход к моделированию.

Структурным подходом принято называть метод исследования системы с  помощью ее графического модельного представления, которое начинается с общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру  с все большим числом уровней 

1. Теоретические сведения о методологиях IDEF0, IDEF3 и DFD.

Диаграммы IDEFO. Основу методологии IDEFO составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEFO представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Модель может содержать четыре типа диаграмм:

• контекстную диаграмму (в каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма);
• диаграммы декомпозиции;
• диаграммы дерева узлов;
• диаграммы только для экспозиции (FEO).

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую зависимость работ, но не взаимосвязи между работами. Диаграмм деревьев узлов может быть в модели сколь угодно много, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня.

Диаграммы для экспозиции (FEO) строятся для иллюстрации отдельных фрагментов модели, для иллюстрации альтернативной точки зрения либо для специальных целей.

Работы (Activity). Работы обозначают поименованные процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. Работы изображаются в виде прямоугольников. Все работы должны быть названы и определены. Имя работы должно быть выражено отглагольным существительным, обозначающим действие.

Стрелки (Arrow). Взаимодействие работ с внешним миром и между собой описывается в виде стрелок. Стрелки представляют собой некую информацию и именуются существительными (например, "Инструкции", "Акт", "План").

Каркас диаграммы.

Каркас содержит заголовок (верхняя  часть рамки) и подвал (нижняя часть). Заголовок каркаса используется для отслеживания диаграммы в  процессе моделирования.

Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEFO, DFD представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. . Главная цель DFD – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

DFD описывает:

• функции обработки информации (работы);
• документы (стрелки, arrow), объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации;
• внешние ссылки (external references) , которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;
• таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store).

Контекстная диаграмма отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно, информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она должна быть связана. Она идентифицирует эти внешние сущности, а также, как правило, единственный процесс, отражающий главную цель или природу системы насколько это возможно.

DFD первого уровня строится как  декомпозиция процесса, который  присутствует на контекстной  диаграмме. Построенная диаграмма  первого уровня также имеет  множество процессов, которые,  в свою очередь, могут быть  декомпозированы в DFD нижнего  уровня. Таким образом, строится  иерархия DFD с контекстной диаграммой  в корне дерева. Этот процесс  декомпозиции продолжается до  тех пор, пока процессы могут  быть эффективно описаны с  помощью коротких (до одной страницы) миниспецификаций обработки (спецификаций процессов).

Элементы DFD:

1. Работы. В DFD работы представляют собой функции системы, преобразующие входы в выходы.

2. Внешние сущности. Внешние сущности изображают входы в систему и/или выходы из системы. Внешние сущности изображаются в виде прямоугольника с тенью и обычно располагаются по краям диаграммы.

3. Стрелки (Потоки данных). Стрелки описывают движение объектов из одной части системы в другую. Поскольку в DFD каждая сторона работы не имеет четкого назначения, как в IDEFO, стрелки могут подходить и выходить из любой грани прямоугольника работы.

4. Хранилище данных. В системах обработки информации хранилища данных являются механизмом, который позволяет сохранить данные для последующих процессов.

 

Метод описания процессов IDEF3. IDEF3 может быть также использован как метод создания процессов. IDEF3 дополняет IDEFO и содержит все необходимое для построения моделей, которые в дальнейшем могут быть использованы для имитационного анализа.

Каждая работа в IDEF3 описывает какой-либо сценарий бизнес-процесса и может являться составляющей другой работы. Поскольку сценарий описывает цель и рамки модели, важно, чтобы работы именовались отглагольным существительным, обозначающим процесс действия, или фразой, содержащей такое существительное.

Перекрестки (Junction). Окончание одной работы может служить сигналом к началу нескольких работ или же одна работа для своего запуска может ожидать окончания нескольких работ. Перекрестки используются для отображения логики взаимодействия стрелок при слиянии и разветвлении или для отображения множества событий, которые могут или должны быть завершены перед началом следующей работы.

Объект ссылки. Объект ссылки в IDEF3 выражает некую идею, концепцию или  данные, которые нельзя связать со стрелкой, перекрестком или работой. Объект ссылки изображается в виде прямоугольника, похожего на прямоугольник  работы. Объекты ссылки должны быть связаны с единицами работ  или перекрестками пунктирными  линиями.

Связи. Связи показывают взаимоотношения работ. Все связи в IDEF3 однонаправленны и могут быть направлены куда угодно, но обычно диаграммы IDEF3 стараются построить так, чтобы связи были направлены слева направо. В IDEF3 различают три типа стрелок.

Старшая (Precedence) стрелка - сплошная линия, связывающая единицы работ (UOW). Рисуется слева направо или сверху вниз. Показывает, что работа-источник должна закончиться прежде, чем работа-цель начнется.

Стрелка отношения (Relational Link) - пунктирная линия, использующаяся для изображения связей между единицами работ (UOW), а также между единицами работ и объектами ссылок.

Потоки объектов (Object Flow) - стрелка с двумя наконечниками, применяется для описания того факта, что объект используется в двух или более единицах работы, например когда объект порождается в одной работе и используется в другой.

 

2. Графическая модель.

1. Навигатор модели – Model Explorer.

Всю иерархию работ нашей модели, описывающей все стороны учебной  деятельности деканата, можно увидеть  в окне Model Explorer. Работы в нотации IDEF0 изображаются зеленым цветом, IDEF3 - желтым, DFD -синим.

Рис. 4. Навигатор модели

Мы видим, что BPwin допускает следующие переходы с одной нотации на другую:IDEF0 -> DFD; IDEF0 -> IDEF3;DFD -> IDEF3.

 

2. Диаграммы функциональной декомпозиции.

Контекстная диаграмма.

Для самого общего описание нашей  системы (деканата) строится контекстная  диаграмма, которая отражает взаимодействие системы со внешней средой. Она включает цель модели, точку зрения, управляющие воздействия, механизмы – персонал, а также входные и выходные потоки данных.

 

 

Рис. 5. Контекстная диаграмма

 

Для большей детализации мы строим диаграммы декомпозиции.

 

Диаграмма декомпозиции А0 «Деятельность деканата».

 

Рис. 6. Диаграмма декомпозиции А0.

 

На данной диаграмме отражены основные функции деканата:

1. Управление учебной деятельностью факультета,
2. Управление методической работой факультета,
3. Управление научно-исследовательской работой факультета.

 

Так как мы задались целью рассмотреть  учебную деятельность деканата, то строим диаграмму декомпозиции 1 уровня.

 

 

Диаграмма декомпозиции А1 «Управление учебной деятельностью факультета».

 

Рис. 7. Диаграмма декомпозиции А1

 

Мы видим, что управление учебной деятельностью  факультета включает в себя несколько  этапов:

1. Мониторинг успеваемости и посещаемости студентов
2. Обеспечение проведения сессии
3. Решение текущих вопросов студентов

На данной диаграмме не отражены управляющие  воздействия, так как в данный момент нам важно описать функциональную структуру процесса, поэтому данные верхние стрелки затуннелированы  на диаграмме А0.

 

3. Диаграммы потоков данных.

С помощью нотации IDEF0 мы детализировали наш процесс до того уровня, на котором можно проследить документооборот. DFD позволяет показать, как каждый входной документ преобразуется в выходной.

 

Диаграмма декомпозиции А1.1 «Мониторинг успеваемости и посещаемости студентов.»

 

Рис. 8. Диаграмма декомпозиции А1.1

 

Данная диаграмма показывает, что  в организации и контроле успеваемости студентов участвуют преподаватели (внешняя сущность).

Также она отражает существующие хранилища  данных деканата: списки студентов  и хранилище данных об успеваемости студентов.

С результирующими документами  ознакомляются сами преподаватели, студенты, заведующие кафедрами и  декан.

 

Диаграмма декомпозиции А1.2 «Обеспечение проведения сессии»

 

Рис. 9. Диаграмма декомпозиции А1.2

 

На диаграмме отражены функции деканата, касающиеся организации и контроля сессии.