Проектирование БД для начисления стипендии в ВУЗе

     Строка  Сортировка позволяет выбрать режим  вывода значений в результирующей таблице. Доступны три варианта:

• По возрастанию – запись с меньшим значением поля выводится перед большим значением. В алфавитном виде записи сортируются от А до Я и от A до Z.
• По убыванию – запись с большим значением поля выводится перед меньшим значением. В алфавитном виде записи сортируются от Я до А и от Z до A.
• Отсутствует – сортировка не производится и записи выводятся в порядке их следования в соответствующей таблице.

     Флаг  Вывод на экран позволяет скрыть от работающего с запросом некоторые  поля. Это возможно, когда один и  тот же запрос используется и как  запрос и как источник информации для других объектов, например форм. Или когда необходимо выполнить сортировку или отбор по конфиденциальному полю, значения которого нельзя отображать в этом запросе. Поэтому для скрытия поля просто снимите соответствующий флажок.

     Условие отбора позволяет указать тот критерий, по которому записи будут выбираться для включения в итоговую таблицу. Для каждого поля можно создать свое условие отбора. Тогда запись будет считаться удовлетворяющей запросу, если все значения соответствующих полей с указанным условием отбора, будут удовлетворять этим условиям.

       Для проверки работоспособности  запроса, нужно запустить его на выполнение с помощью кнопки Запуск панели инструментов в верхней части окна программы. На экране появится результирующая таблица, заполненная записями, удовлетворяющими данному запросу. Для возврата обратно к режиму конструктора воспользуйтесь кнопкой Вид.

       Для сохранения запроса необходимо нажать кнопку Сохранить, на панели инструментов. В окне Сохранение указать имя запроса, под которым он будет сохранен на вкладке Запросы, главного окна базы данных. Затем закрыть окно запроса и запустить его на выполнение из главного окна. Запрос на выборку готов.

      1.3 Перекрестные запросы

 

     Перекрестный  запрос суммируют данные из одной или нескольких связанных таблиц и формируют новую электронную таблицу. Весьма полезны для задач анализа данных или создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих таблиц. Для создания перекрестного запроса, отображающего, например, таблицу оценок студентов по предметам, следует, вначале создать новый запрос в режиме конструктора. Затем нужно в макет запроса добавить таблицы, в которых содержатся исходные данные запроса: Студенты, Успеваемость и Предметы.

       После этого необходимо выполнить команду Запрос | Перекрестный, в результате чего в макете запроса среди параметров появится строка Перекрестная таблица, в которой для полей запроса можно с помощью разворачивающегося списка выбрать одно из следующих значений:

• Заголовки строк – выбирается для поля запроса, значения которого нужно использовать в качестве заголовков строк. В качестве заголовков строк необходимо определить хотя бы одно поле, при этом в строке Групповые операции необходимо выбрать значение Группировка, одну из итоговых функций или Выражение.
• Заголовки столбцов – выбирается для поля запроса, значения которого нужно использовать в качестве заголовков столбцов. С этой целью используется только одно поле, требования к которому аналогичны требованиям к полю, в котором установлено значение Заголовки Строк.
• Значение – выбирается для поля запроса, в котором вычисляется итоговое значение, отображаемое в "ячейках" перекрестного запроса. Такое поле должно быть единственным, при этом в строке Групповые операции для него необходимо выбрать одну из итоговых функций или задать выражение, в котором используются итоговые функции.
• (не отображается) – выбирается для того поля, значения которого не должны отображаться в перекрестном запросе.

      1.4 Запросы с параметром

 

     Запросы с параметром - повторно применяют уже существующие запросы, внося при этом незначительные изменения в заданные ранее условия отбора. При выполнении запроса с параметрами, Access отображает специальное диалоговое окно, позволяющее пользователю ввести новое условие отбора. Поэтому такие запросы иногда еще называют параметризованными. Фактически запросы с параметрами не являются отдельными запросами, поскольку такие функции можно добавить к запросам на выборку, перекрестным запросам или запросам на изменение.

     Запрос  в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами.

     Чтобы определить параметр запроса, нужно ввести в строку Условие отбора  для нужного столбца вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например [Поставщик]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.

      1.5 Запросы на изменение

 

     Как правило, при  работе с таблицами используется запрос на выборку. Однако во многих случаях необходимо с помощью запросов выполнять различные изменения в БД, а именно: создавать новые таблицы, обновлять, добавлять и удалять записи в существующих таблицах. Для этого используются так называемые запросы на изменение, которые можно разделить, соответственно, на следующие категории:

• создание таблицы,
• обновление,
• добавление,
• удаление

 

      Запросы на обновление

      Запросы на обновление используются главным  образом для того, чтобы внести изменения сразу в большое количество записей с помощью одного запроса. Классическим примером такого запроса является изменение цены в таблице "Товары"  на некоторый постоянный коэффициент, например можно увеличить цену одной из категорий товара на 20%.  

      Запрос на создание таблицы

     В том случае, когда при многократном выполнении запроса на выборку происходит отбор одних и тех же данных, то их целесообразно оформить в виде новой таблицы с помощью запроса  на создание таблицы. Такой запрос будет  особенно эффективным, если процесс получения данных достаточно трудоемок, т.е. когда приходится выполнять большое количество вычислений или работать с большими объемами информации. 

      Запрос  на удаление

     Наряду  с добавлением записей, часто  возникает необходимость в удалении записей из таблицы при выполнении запроса. Например, в случае с отчисленными студентами при каждом новом выполнении запроса ДобавлениеОтчислен будут добавляться уже скопированные ранее записи, т.к. условием для запроса является только наличие признака "о" в поле Состояние. Поэтому удобным дополнением к запросу на добавление является запрос на удаление, с помощью которого в данном случае можно после добавления в таблицу СтудентыОтчислен удалить всех отчисленных студентов из таблицы Студенты. 

     Запрос  на добавление

      Запрос на добавление добавляет набор записей (строк) из одной или нескольких исходных таблиц (или запросов) в одну или  несколько результирующих таблиц. Обычно исходные таблицы и конечная таблица  находятся в одной и той  же базе данных, но это не обязательно. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить новые данные вручную, их можно добавить в соответствующую таблицу имеющейся базы данных. Можно также использовать запросы на добавление при выполнении следующих действий.

      Добавление  полей на основании условий отбора. Например, необходимо добавить имена  и адреса клиентов с очень крупными заказами.

      Добавление  записей, когда некоторых полей  одной таблицы не существует в  другой. Допустим, в таблице «Заказчики» пользователя имеется 11 полей, тогда как в таблице «Клиенты» другой базы данных из этих 11 полей имеется только 9. Можно использовать запрос на добавление только тех данных, которые находятся в соответствующих друг другу полях, а остальные игнорировать.

      1.6 Отчеты

 

     Отчеты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство. При создании отчетов можно использовать средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования. В качестве исходных данных для отчета используются таблицы или запросы.

     Автоотчеты  готовятся с помощью средств  автоматизации. Существуют два вида автоотчётов: в столбец и ленточный.

     Аналогично  созданию форм, создание отчетов можно  выполнять как с помощью мастера, так и с помощью конструктора. Как правило, мастер используется для создания основной части отчета, т.е. структуры, а конструктор применяется для усовершенствования внешнего вида отчета.

     Для создания отчета необходимо в окне БД в меню Создание выбрать требуемый режим создания нового отчета. Мастер отчётов создаёт структуру отчёта в режиме диалога с разработчиком.

     При создании отчета с помощью мастера  необходимо выбрать команду Мастер отчетов.

     При работе с Мастером отчётов необходимо выполнить следующие этапы:

• Выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется, выбор полей, отражаемых в отчёте.
• Выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки) – вид представления данных в отчете.
• Выбор полей и методов сортировки – определяется порядок сортировки записей, отображаемых в отчете.
• Выбор вида макета, который будет использоваться при печати отчета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.), а также ориентация страницы (книжная или альбомная).
• Выбор стиля оформления  отчета (из предложенного списка).
• Сохранение отчёта под заданным именем.

     После того как с помощью мастера  создана структура отчета, для  внесения изменений, связанных с  его оформлением, следует установить режим конструктора. Приёмы редактирования структуры отчётов те же, что и для форм.

     В режиме конструктора любой отчет представляет собой набор следующих разделов: заголовок (печатается только вверху первой страницы), области данных, примечание (отображается в конце последней страницы), верхний и нижний колонтитулы (для печати номеров страниц и полного количества страниц).

      1.7 Формы

 

     Формы позволяют вводить, редактировать  данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам и выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

     Форма создается на основе таблицы или  на основе запроса. Возможен и комбинированный подход.  Автоформы готовятся с помощью средств автоматизации.

     Существуют  три вида автоформ:

     В столбец – отображает все поля одной записи;

     Ленточная – отображают одновременно группу записей;

     Табличные – создаётся форма в виде таблицы, на которой она основана.

     Чтобы создать форму, необходимо в окне БД выбрать в меню категорию и  воспользоваться командой Мастер форм.

     Мастер  форм создаёт структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Для создания формы с помощью мастера необходимо выполнить следующие действия:

• открыть окно БД;
• щёлкнуть на вкладке Создание;
• щёлкнуть на кнопке Другие формы, Мастер форм. Появится экран мастера форм.

     На  первом этапе работы Мастера необходимо выбрать таблицы и поля, которые войдут в будущую таблицу. Поля выбираются с помощью соответствующих кнопок.

     На  втором этапе выбирается внешний  вид формы (в столбец, ленточный, табличный и выровненный).

     На  третьем этапе выбирается стиль  оформления формы (каждому стилю  соответствует свой рисунок).

     На  последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.

     После создания основной части формы с  помощью мастера, в режиме конструктора можно сделать «косметические» изменения для усовершенствования внешнего вида формы (например, изменить расположение полей на форме).