Разработка информационной системы учёта затрат, понесенных при формировании путевок в туристическом агентстве

 На  рис. 1 представлена схема структуры  управления персоналом ООО «Ласпи».

Полномочия  руководителей высшего звена  и начальников отделов представляют собой организационно закрепленное за должностным лицом, или коллективом  ограниченное право и ответственность  использовать ресурсы организации, самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные управленческие действия организации.

Внутри  организации пределы полномочий определяются правилами, должностными инструкциями, изложенными в письменной форме, но отдельные полномочия могут  передаваться и в устной форме. Полномочия передаются руководителем высшего  звена к нижеследующему и далее  по цепочке к другим подчиненным. Руководитель, наделенный полномочиями, имеет право принимать решения  и действовать в определенных вопросах без согласования с другими, в пределах предписаний организации.

          Внутри организации пределы полномочий  определяются правилами, должностными  инструкциями, изложенными в письменной  форме, но отдельные полномочия  могут передаваться и в устной  форме. Полномочия передаются  руководителем высшего звена  к нижеследующему и далее по  цепочке к другим подчиненным.  Руководитель, наделенный полномочиями, имеет право принимать решения  и действовать в определенных  вопросах без согласования с  другими, в пределах предписаний  организации.

Далее рассмотрим некоторые функциональные обязанности  работников рассматриваемого предприятия.

Главный директор – руководит в соответствии с действующим законодательством финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности, контролирует работу старшего менеджера по продажам, маркетолога и бухгалтера.

Бухгалтер – осуществляет организацию бухгалтерского учета финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Возглавляет работу по подготовке и принятию плана счетов, форм первичных документов, обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходов и расходов, а также разрабатывает и осуществляет мероприятия, направленные на укрепление финансовой дисциплины.

Отдел продаж -  занимается качественным формированием туров

( привлекательность мест, оказываемых услуг, трансферты, полнота турпакета и др.), продуманная, отлаженная, результативная работа с принимающей стороной, с другими партнерами фирмы, продуктивная, профессиональная работа с клиентами. 
 
Отдел маркетинга – проводит всевозможные исследования потребительского рынка, анализируя спрос и товар фирмы и, опираясь на анализ, предлагает план об улучшении, либо изменении туров, исследует и анализирует рынок конкурентов, следит за распространением сведений о товаре среди клиентов, о создании имиджа фирмы и привлекательности туров с помощью рекламы и др. 

Отделы маркетинга и продаж должны непосредственно координировать свою деятельность друг с другом, и с финансовым отделом. 

Весь персонал должен выполнять свою работу в соответствии со своими обязанностями, прописанными в должностных инструкциях.  
Менеджеры по продажам, маркетолог и финансист должны принимать предлагаемые мероприятия по повышению своей квалификации.  
Менеджеры по продажам, помимо обязанностей, прописанных в должностной инструкции: 

         - должны профессионально работать со всеми клиентами,     зарекомендовывая привлекательный имидж фирмы;  
         - всегда быть доброжелательны, выслушивать сперва клиента, а затем уже предлагать устраивающие его (клиента) варианты;  
         - могут сообщать старшему менеджеру, маркетологу, финансисту, генеральному директору просьбы и предложения посетителей, а также предлагать свои идеи по улучшению работы отделов, фирмы в целом. 

 

Итак, с точки зрения организации  
Генеральный директор обязан:  
- следить за работой отделов предприятия;  
- посещать оперативные собрания два раза в день, каждый день;  
- выслушивать предложения и замечания управляющих отделами, принимать их во внимание с последующим рассмотрением.  
Старший менеджер отдела продаж обязан:  
- контролировать работу своих подчиненных;  
- в течение рабочего дня посвящать не менее 15 минут работе каждого из менеджеров по продажам, выслушивать их замечания и предложения;  
- знать или быть осведомленным о функциях каждого менеджера;  
- каждый день, два раза в день посещать оперативные собрания и отчитываться о своей работе, о проделанной работе отдела в целом, о проблемах, возникших в процессе деятельности, о внесённых клиентами, менеджерами пожеланиях и предложениях;  
- рассматривать и участвовать в решении проблем, просьб и предложений маркетолога и финансиста фирмы.  
Маркетолог и финансист (бухгалтер) обязаны:  
- два раза в день, каждый день посещать оперативные собрания предприятия;  
- отчитываться перед генеральным директором о проделанной работе, возникших проблемах, просьбах и предложениях;  
- рассматривать и участвовать в решении проблем, просьб и предложений старшего менеджера отдела продаж. 

 

 

       

  2 АНАЛИЗ  ОСНОВНЫХ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПРОЦЕССОВ

 

2.1   Описание процессов закупки запасов

 

        Технология разработки тура включает в себя маркетинговые исследования. Частью исследования является выявление ресурсно-технического обеспечения тура :основные и дополнительные объекты показа, транспорт, питание, размещение.

         На плановом этапе менеджер по маркетингу осуществляет  поиск следующих контрагентов:

-организаций гостиничной сферы  и иных организаций, оказывающих  услуги по размещению и проживанию  туристов;

-организаций-перевозчиков, иных организаций,  оказывающих услуги по транспортному  обслуживанию, в частности, организаторов  чартерных программ, а также обладателей  прав на такие услуги;

-медицинских учреждений и организаций, санаториев, профилакториев и иных организаций, оказывающих услуги по медицинскому обслуживанию, а также обладателей прав на такие услуги;

-организаций культуры, спорта и  иных организаций, оказывающих  услуги культурно-просветительского,  культурно-развлекательного и спортивного  характера, и иных организаций,  оказывающих такие услуги, а также  обладателей прав на такие  услуги;

-организаций общественного питания  и иных организаций, оказывающих  услуги по питанию туристов, а  также обладателей прав на  такие услуги;

-экскурсионных бюро и иных  организаций, оказывающих услуги  по экскурсионному обслуживанию (в частности, организаторов круизов,  сафари, горовосхождений и т.п.), а  также обладателей прав на  такие услуги;

-страховых организаций, оказывающих  услуги по страхованию туристов  в период турпоездки, в т.ч.  по страхованию туристов от  несчастных случаев и медицинскому  страхованию в период турпоездки;

-организаций или физических  лиц, оказывающих услуги гидов-переводчиков, сопровождающих;

-организаций, оказывающих иные  услуги, используемые при производстве  туристского продукта;

-туроператоров по приему туристов, обеспечивающих предоставление  всех видов услуг, входящих  в тур.

 

Для процесса закупки товаров необходимы сведения о ценах запасов на рынке. Для  этого используется справочник цен  “прайс-листы контрагентов”.В справочнике  хранятся данные по ценам на любое  время.. Для функционирования справочника  используются такие данные как «Цена  номенклатуры контрагентов» и “Вид цены номенклатуры”.

    Поступление и отпуск товаров  производится при помощи  двух  документов: приходная накладная  и расходная накладная. Чтобы  осуществить эту  операцию, необходимо  заполнить  счет на оплату. Этот документ осуществляет регистрацию  первичного документа “Счет”, который  предоставляет поставщик, для  того, чтобы выполнить действия, связанные с оплатой покупки  и получения запасов в дальнейшем. Для этого необходимо  заполнить  данные о контрагентах и о  заказываемом товаре.

 Следующий  обязательный  документ, это приходная  накладная. Она используется для  ввода данных “Накладной”, которые  поступили от поставщика вместе  с запасами. Документ может быть  создан на основании “Счета  на оплату”.  Кроме  этого  могут быть введены и другие  документы на том же основании:  доверенность, платежное поручение,  ввести фактический платеж и  регистрация входящих налоговых  документов.  Далее, после заполнения  поставщиком заявки и заказа, покупатель обязан выписать платёжное  поручение(расчетный документ, с  помощью которого владелец счета  в письменной форме дает поручение  банку на перечисление определенной  суммы средств с его счета  на счет поставщику)Этот документ  действует в течении 10-ти дней. В безналичном платежном обращении  используются расчеты с применением  платежного требования-поручения.  Документ состоит из двух частей: верхней и нижней частей.

Верхняя часть это требование, которое  заполняется поставщиком, и нижняя – поручение, которое передается плательщиком своему банку об уплате суммы требования.

Далее для  регистрации первичных документ используется  “Регистрация входящих налоговых документов”.

Переход непосредственно к самому заказу осуществляется заполнением «Заказа  поставщикам»(это необходимо для  организации процесса закупок запасов)Надо указать: вид операции, контрагент, дату поступления и планирования оплаты. В таблице данного документа  указываем состав номенклатуры, которая  должна быть заказа у поставщика. Поставщик  должен проверить, имеется ли данный товар на складе в необходимом  количестве и отправить заказ  покупателю. После получения заказа происходит его резервирование, процедура  сохранения товара поставщиком на время  действия счёта.  Если  товара не имеется на складе, то нужно воспользоваться  услугой «Заказ на производство».После  этого заполняется документ «Расходная накладная».

Расходная накладная выписывается в момент передачи запасов покупателю и печатается в двух экземплярах. Этот документ является вторым экземпляром накладной, выданной продавцом. Во время передачи продавцом  покупателю товаров либо услуг, выдаётся документ «Акт выполненных работ».

 

 

2.2. Описание  процесса производства продукции

 

Основной задачей деятельности турфирмы является создание тура, подкрепленного соответствующей программой обслуживания. Этот продукт и является основным туристским продуктом турфирмы, выпускаемым  на рынок.

Тур - это комплекс услуг по размещению, перевозке, питанию туристов, экскурсионные  услуги, а также услуги гидов-переводчиков, предоставляемые в зависимости  от целей путешествия.

Есть более общее определение, которое гласит, что тур - это индивидуальная или групповая поездка по определенному  маршруту в конкретно определенный срок. Тур является товарной формой туристского продукта, его натуральным  воплощением.

Документом, дающим право на тур, является туристская путевка или ваучер.

Туристская путевка - это документ, подтверждающий оплату предусмотренных  программой услуг. В настоящее время  используется туристская путевка формы  ТУР-1, разработанная ГКФТ России совместно  с Российской ассоциацией туристских агентств (РАТА) и Лигой защиты прав путешествующих. Форма путевки представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор  реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем  туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет турпредприятиям  при тиражировании путевок дополнять  их другими необходимыми данными.

Данная форма путевки используется при расчетах с населением для  учета наличных денежных средств  без применения контрольно-кассовых аппаратов. Дата выписки путевки  и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего  факт и дату реализации туристского  продукта, и служит основанием для  льготы по налогу на добавленную стоимость (НДС). При расчетах наличными денежными  средствами корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию  необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок.

Ваучер - это документ, на основании  которого производится обслуживание иностранных  туристов и взаиморасчет с фирмой.

В зависимости от вида заявки туриста  и от способа организации продажи  туры могут быть индивидуальными  и групповыми.

Индивидуальные туры предоставляют туристу больше независимости и самостоятельности, но они более дорогие, так как такие виды услуг, как внутримаршрутный транспорт, услуги гида, и некоторые другие турист оплачивает полностью, в отличие от групповых туров, где эта цена раскладывается на всех членов группы. Именно поэтому индивидуальные туры не слишком доступны массовому туристу.