Разработка программного обеспечения поддержки процессов закупа и учёта

Введение

Управление товарными ресурсами в компании предполагает планирование и прогнозирование  деятельности предприятия. Проведение анализа большого количества информации по истории продаж, поставок, товарных запасов, списаний и т.д. А также  расчёт оптимальных размеров товарных запасов и дальнейшего планирования размеров и номенклатуры заказов поставок необходимых для поддержания эффективного функционирования склада. Оптимизация уровня товарных запасов на предприятии встает в связи проблемой содержания запасов, с одной стороны нужно избежать переполнения товаров на складах, и с другой  стороны нежелательно допускать отсутствия необходимого товара длительное время. Одним из наиболее известных и эффективных методов анализа товарных запасов является формула Вильсона. А также распределение товаров на складах в зависимости от стабильности продаж, при помощи методов ABC - анализа.

Объектом автоматизации является ЗАО «Аптека-Холдинг» -  крупная компания на рынке фармацевтических препаратов. Компания занимается оптовой и розничной торговлей большой номенклатуры лекарственных средств, охватывающих весь спектр необходимых фармацевтических препаратов.

Целью проектирования является разработка средства автоматизированной информационной поддержки  работы логистика склада по поддержке процессов закупа и учёта хранения товаров на складе.  

В соответствии с поставленной целью можно сформулировать следующие задачи разработки системы:

      системный анализ работы логистика;

      построение схемы информационного взаимодействия отдела логистики с другими подразделениями предприятия;

      определение состава автоматизируемых задач;

      постановка задач системы;

      разработка технологии функционирования системы в условиях автоматизированного управления;

      определение структуры базы данных системы, построение информационной модели системы;

      построение интерфейса взаимодействия пользователя с системой;

      разработка алгоритмов;

      отладка и  тестирование программного обеспечения системы;

      оформление проекта системы, включая подготовку руководства пользователя.

1 Описание предметной области

1.1 Обзор систем организации управления предприятия

В конце 60-х годов, в связи с бурным развитием вычислительной техники, ее возможности перестали быть востребуемы только отдельными наукоёмкими отраслями, компьютерные системы прочно входили в повседневную деловую жизнь. Повсюду начались активные попытки оптимальной автоматизации и информатизации бизнеса, создавались новые концепции управления и совершенствовались уже существующие. Основными целями автоматизации производственных компаний являлись: точный расчет актуальной себестоимости продукции, ее анализ, понижение затрат в процессе производства и повышение производительности в целом, благодаря эффективному планированию производственных мощностей и ресурсов. Результатом оптимизации этих параметров являлись понижение конечной цены готовых изделий и повышение общей производительности, что соответственно немедленно отражалось на конкурентоспособности и рентабельности компании. В результате поиска решений в области автоматизации производственных систем родилась концепция планирования потребностей в материалах (MRP). По сути, MRP-методология представляет собой алгоритм оптимального управления заказами на готовую продукцию, производством и запасами сырья и материалов, реализуемый с помощью компьютерной системы. Другими словами, MRP система позволяла оптимально загружать производственные мощности, и при этом закупать именно столько материалов и сырья, сколько необходимо для выполнения текущего плана заказов и именно столько, сколько возможно обработать за соответствующий цикл производства. Тем самым планирование текущей потребности в материалах позволяло разгрузить склады как и сырья и комплектующих (сырье и комплектующие закупались ровно в том объеме, который можно обработать за один производственный цикл и поступались прямо в производственные цеха), так и склады готовой продукции (производство шло в строгом соответствии с принятым планом заказов, и продукция, относящаяся к текущему заказу, должна быть произведена ровно к сроку его исполнения (отгрузки)). Собственно методология MRP является реализацией двух известных принципов JIT (Just In Time – Вовремя заказать) и KanBan (Вовремя произвести). Разумеется, идеальная реализация концепции MRP невыполнима в реальной жизни. Например, из-за возможности срыва сроков поставок по различным причинам и последующей остановки производства в результате этого. Поэтому в жизненных реализациях MRP-систем на каждый случай предусмотрен заранее определенный страховой запас сырья и комплектующих (safety stock), объем которого определяется компетентным руководством компании.

              После появления концепции MRP, казалось бы, все основные проблемы производства были решены, активно создавались и продавались компьютерные программы, реализующие принципы этой концепции. Однако в процессе дальнейшего анализа существующей ситуации в мировом бизнесе и ее развития, выяснилось, что всю большую составляющую себестоимости продукции занимают затраты напрямую не связанные с процессом и объемом производства. В связи с растущей от года к году конкуренцией, конечные потребители продукции становятся все более “избалованными”, ощутимо увеличиваются затраты на рекламу и маркетинг, уменьшается жизненный цикл изделий. Всё это требует пересмотрения взглядов на планирование коммерческой деятельности. Отныне нужно не “что-то производить и стараться потом продать”, а “стараться производить, то, что продается”. Таким образом, маркетинг и планирование продаж должны быть непосредственно связаны с планированием производства.

В 90-х годах методы MRP были модифицированы и улучшены, в связи с этим появились такие системы, как MRP II (Manufacturing Resource Planning) – это планирование производственных ресурсов и ERP (Enterprise Resource Planning) – это планирование потребностей предприятий в материалах. Преимущества, даваемые этими методами, состоят в минимизации издержек, связанных со складскими запасами сырья, комплектующих, полуфабрикатов и прочего, а также с аналогичными запасами, находящимися на различных участках непосредственно в производстве.

Для оптимизации управления логистическими цепочками была создана концепция SCM (Supply Chain Management), которую поддерживает большинство систем класса MRPII. SCM, положенная, как компонент общей бизнес стратегии компании, позволяет существенно снизить транспортные и операционные расходы, путем оптимального структурирования логистических схем поставок.

Мировой опыт показывает, что успеха достигают те компании, которые балансируют производственные, коммерческие и финансовые цели. Рассматривают предприятие как единую производственно-сбытовую систему (ПСС), связывающую воедино такие сферы как: маркетинг – создание новых изделий – снабжение – производство – сбыт – доставка продукции потребителю – сервисное обслуживание, и используют промышленные стандарты MRP/ERP в качестве базовой бизнес - модели, нацеленной на достижение экономической эффективности.

Рассмотрим концепцию MRP II поподробнее, так как на основе этой концепции будет проектироваться дипломный проект.

В системах класса MRP II содержатся следующие функции производственно - сбытовой системы:

                   Планирование продаж и производства (Sales and Operation Planning);

                   Управление спросом (Demand Management);

                   Составление плана производства (Master Production Scheduling);

                   Планирование материальных потребностей (MRP - Material Requirement Planning);

                   Управление запасами (Inventory Transaction Subsystem);

                   Управление плановыми поставками (Scheduled Receipts Subsystem);

                   Планирование производственных мощностей (CRP – Capacity Requirement Planning);

                   Материально техническое снабжение (Purchasing);

                   Планирование ресурсов для распределения (DRP – Distribution Resource Planning);

                   Планирование и контроль производственных операций (Tooling Planning and Control);

                   Управление финансами (Financial Planning);

                   Моделирование для производственной программы (Simulation);

                   Оценка результатов деятельности (Performance Measurement).

Управление запасами, эта подсистема обеспечивает реализацию следующих функций:

- Inventory Control – мониторинг запасов;

- Physical Inventory – регулирование и инвентаризация складских остатков.

При решении задач управления запасами - производится обработка и корректировка всей информации о приходе, движении и расходе сырья и материалов, промежуточной продукции и готовых изделий; учет запасов по складским ячейкам, выбор индивидуальных стратегий контроля, пополнения и списания запасов по каждой позиции номенклатуры сырья и материалов, и т.д. Учитывается нормативная и текущая фактическая стоимость запасов, а также отслеживается прохождение отдельных партий запасов и серий изготавливаемой продукции.

Управления снабжением, эта подсистема реализует следующие функции:

Purchase Orders - заказы на закупку;

Supplier Schedules - график поставок;

MRP - планирование потребности в материалах, понимаемое как управление заявками на закупку.

Управление цепочками поставок - эта подсистема предназначена для обеспечения эффективного управления материальными и соответствующими им информационными потоками: от поставщика через производство к потребителю. Реализованная в подсистеме идеология «управления глобальными цепочками поставок» дает промышленным предприятиям возможность представлять свою деятельность в виде так называемых эффективных цепочек логистики: от поставщиков сырья и комплектующих до продажи готовых изделий конечному потребителю. При этом обеспечиваются широкие возможности управления транснациональными компаниями, координации распределенного между многими дочерними компаниями производства.

Результаты использования интегрированных систем стандарта MRP II:

- получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов;

- долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;

- решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;

- реальное сокращение материальных ресурсов на складах;

- планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности в использовании производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков;

- автоматизация работ отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств;

- значительное сокращение непроизводственных затрат;

- возможность поэтапного внедрения системы, с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия.

Применение MRP технологий становится стандартным на большинстве предприятий. Влияние на бизнес качества приложений MRP/ERP огромное. Использование MRP содействует прогнозированию и планированию, что может обеспечить значительное сокращение издержек и улучшение процесса производства. Производители, которые успешно внедрили системы MRP, имеют: уменьшенные складские запасы, уменьшенное время выхода на рынок новых продуктов и конечно же увеличение прибыльности.

На мировом рынке сейчас предлагается свыше 500 систем класса MRP II-ERP . Рынок бурно растет - на 35% - 40% каждый год. В настоящее время в России присутствуют около десятка западных систем, таких как: BAAN IV, SAP R3, ORACLE Applications, QAD MFG/PRO и несколько отечественные информационные системы – СПЕКТР, Практик–А, Тектон, которые можно отнести к корпоративным. Типовая стоимость проекта по внедрению такой системы составляет от 50 до 250 тысяч долларов для тиражно - заказных систем , и до 20 тысяч - для тиражируемых, или «коробочных».

На сегодняшний момент в состав MPR систем входит множество методов, включая методы расчёта оптимальных размеров товарных запасов и их распределения, а также методы расчёта оптимальных размеров заказов. В данной работе мы воспользуемся несколькими из таких методов – формулой расчёта размера оптимальных размеров заказов - формулой Вильсона, и методов АВС и XYZ- анализов для распределения товаров на складе.

1.2 Характеристика объекта автоматизации

ЗАО «Аптека-Холдинг» - крупная фармацевтическая компания, занимающаяся реализацией и производством большого ассортимента лекарственных препаратов. Компания является одним из крупнейших в Сибири дистрибьютором крупных Российских и иностранных  заводов по производству фармацевтических  материалов.  Также  ЗАО «Аптека-Холдинг» имеет ряд филиалов в городах Сибирского региона. В компании работают: региональный департамент сбыта, корпоративный департамент сбыта и городской (Новосибирский) департамент сбыта. Статус официальных представителей заводов позволяет вести гибкую ценовую политику с клиентами, формировать большие объемы поставок и варьировать сроки поставок.