Разработка программного обеспечения поддержки процессов закупа и учёта

Необходимо учитывать, что грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Поэтому, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - необходимо максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируются автоматизировать.

Рассмотрим подробнее структуру работы отделов, которые затронет  автоматизация предприятия.

Компанией используются несколько больших складских помещения, для обеспечения продаж широкого ассортимента лекарственных препаратов в промышленных, оптовых и розничных  объемах. Для функционирования  работы складов, работают несколько служб: Департамент сбыта, Департамент поставок и работники складов – логистики, кладовщики и грузчики.

Департамент сбыта – занимается приёмом заказов от департаментов сбыта  регионального и корпоративного  назначения, а также от частных лиц. При приёме заказа оператор проверяется наличие товаров на складах в нужном объёме и вписывает их в расходную накладную. После формирования заказа, выписываются необходимые документы на получение заказа для клиента. Затем пакет документов отправляется  на склад.

Компании необходимо решать проблему оптимизации  товарных запасов на складах и оптимальных размеров закупок. С целью наименьших затрат на содержание складов и более быстрого пополнения продукции на складах.

При получении заявки на складе, бухгалтер склада передаёт расходную накладную с перечнем и объёмом заказанных товаров главному кладовщику, который распределяет заказ между кладовщиками, ответственных за соответствующие территории складов и группы товаров. После этого кладовщики, вместе с грузчиками собирают заказ со складов. После того как заказ оформлен и  клиент забрал его, бухгалтер склада оформляет соответствующие документы, добавляет соответствующие записи о продаже товаров  в базе данных.

Департамент поставок, по базе данных и информации об остатках товаров на складах, следит за уровнем наличия товаров на складе. При достижении уровня страхового запаса, работники департамента поставок формируют заказы на поставку товаров для пополнения складов до необходимого уровня наличия товаров.  При заказе товаров департамент поставок, информирует работников складов и департамент сбыта о периоде и объемах поставок товаров на склады.

При приходе товаров на склады от поставщиков, кладовщики вместе с грузчиками распределяют товары по складам, в соответствии с их типом, а бухгалтер по приходной  ведомости вносит пришедшие товары в базу данных.    

1.3 Описание и схема информационного взаимодействия элементов системы

Объектом автоматизации является процессы учёта, хранения и распределения товаров на складе,  а также процесс закупа товаров у поставщиков, в соответствии с оптимизацией товарных запасов. Проведенное исследование данного процесса и выявление информационных потребностей склада, позволило построить информационную модель функционирования системы. Схема информационного взаимодействия подразделений системы представлена на рисунке 1.1.

На рисунке 1.1 введены следующие обозначения:

Ф1 – филиал №1;

Ф2 – филиал №2;

Фn – филиал №n;

Корпоративный ДС – корпоративный департамент сбыта;

Региональный ДС – региональный департамент сбыта;

1 – заявка на формирование заказа от покупателя;

2 – заявка на формирование заказа от филиалов, департаментов сбыта;

3 – расходная накладная;

4 – счёт, счёт-фактура клиенту; 

5 – сведения о продажах, поставках и об остатках на складе;

6 – заявка поставщикам на оформление заказа от департамента поставок;

7 – приходная накладная, счет-фактура;

8 – сведения о поставках.

2 Описание постановки задач системы

2.1 Общая характеристика задач

На основе анализа функционирования компании можно выделить следующие задачи:

- «Учет прихода товара на склад» (Z1);

- «Учет расхода товара со склада» (Z2);

- «Учет инвентаризации товара» (Z3);

- «Формирование оптимального размера заказов» (Z4);

- «Распределение товара на складе» (Z5);

- «Формирование отчета «Объем продаж за период»» (Z6);

- «Формирование отчета «Ведомость остатков»» (Z7);

- «Ведение справочников системы» (Z8).

Задачу Z1 целесообразно разделить на подзадачи:

- «Добавление записей в справочник «Поставки»» (Z11);

- «Добавление новых видов товаров» (Z12);

- «Добавление новых групп товаров» (Z13);

- «Добавление новых поставщиков» (Z14);

- «Формирование отчета «Приходная ведомость»» (Z15).

Задачу Z2 целесообразно разделить на подзадачи:

- «Учет списанного товара со склада» (Z21);

- «Учет проданного товара со склада» (Z22)

- «Формирование отчета «Ведомость остатков»» (Z23).

Задачу Z3 целесообразно разделить на следующие подзадачи:

- «Введение данных по инвентаризации» (Z31);

- «Формирование отчета «Акт о недостаче» (Z32);

Задачу Z4 можно представить как:

- «Расчёт затрат на хранение товарных запасов» (Z41);

- «Определение гарантийного запаса товаров» (Z42);

- «Формирование оптимального размера заказов» (Z43);

Рассмотрим подробнее каждую из поставленных задач.

Ежедневно на склады поставляется товар различной номенклатуры от разных поставщиков (Z1). Все поставки необходимо фиксировать и заносить сведения в БД (Z11), такие как наименование товара, объем поставки, дата поставки, фасовка, поставщик. Так же периодически привозят новые товары (Z12), относящиеся к новым группам товаров (Z13), от новых поставщиков (Z14). Следовательно, эти позиции необходимо добавить в справочники системы (БД). Для коррекции приходной накладной и проверке введенных данных необходимо сформировать отчет «Приходная ведомость» (Z16).

Со склада идут постоянные отгрузки товаров покупателям (Z2), а также формирование машин для региональных, городских заказчиков и филиалов. Необходимо вести учёт отгруженных товаров (Z21), вносить данные о них в БД, такие как наименование товара, объем отгрузки, дата отгрузки, фасовка, заказчик. Иногда некоторые товары со склада списывают, по причине заводского брака, порчи и невостребованности товара. При этом также заносятся сведения в БД (Z22) о списанных товарах, причине списания, объём списания, дата списания. После занесения данных в БД формируется отчет «Ведомость остатков».

Один раз в год на складе проводится инвентаризация (Z3) товаров на складах. Для корректной работы системы необходимо учитывать результаты инвентаризации и заносить их в БД (Z31). Для сверки «Инвентаризационной ведомости» с данными, хранящимися в БД, необходимо сформировать отчет «Акт о недостаче» (Z32), в зависимости от результатов сопоставления «Инвентаризационной ведомости» с «Ведомостью остатков», сформированной по данным из БД.     

Расчёт затрат на хранение товарных запасов (Z41)  лежит в основе оптимизации уровня запасов товаров предприятия на плановый период. Для эффективного функционирования складов заказы желательно должны быть большими и их должно быть не много (Рис. 2.1), следовательно нужно достичь наименьших затрат на содержание запасов, путём оптимизации размеров заказов.    Критерием оптимизации при этом является, как правило, минимум совокупных затрат, связанных с запасом.

         Рисунок 2.1 Зависимость среднего уровня запасов от размеров заказов.

В состав общих затрат по созданию и поддержанию запасов входят:

1) затраты на хранение запаса;
          2) стоимость размещения заказа;
          3) стоимость закупки партии, восполняющей запас, или стоимость заказа.

Затраты на хранение запаса в общем случае имеют прямо пропорциональную зависимость от размера заказа: чем большим количеством  заказов пополняется запас, тем дороже стоит содержание запаса.
Общепринятым подходом к расчету среднего уровня запаса является то, что средний уровень запаса при восполнении его партиями по Q единиц равен половине этой величины, то есть Q/2. Следовательно, формула расчёта затрат на хранение будет иметь вид:

         T = Q/2*I + S/Q*A + C*S , где                                                  (2.1)

      T – общие затраты на создание и поддержание запаса;

Q – размер заказа, восполняющего запас;

I – затраты на хранение единицы товара в плановом периоде времени;

S – потребность в запасе в плановом периоде;

A – стоимость размещения одного заказа;

С – цена единицы запаса.

В общем виде общие затраты можно представить как:

   T = Затраты на хранение + Стоимость размещения заказа + Цена заказа                           

Тогда общая стоимость размещения заказа будет рассчитываться следующим образом, по формуле Вильсона:

    , где                                                                   (2.2)

          Q* - оптимальный размер заказа;

          I – затраты на хранение единицы товара в плановом периоде времени;

          S – потребность в запасе в плановом периоде;

          A – стоимость размещения одного заказа;

С – цена единицы запаса.  

Когда количество товаров на складе достигает  гарантийного запаса (Z42), логистик склада начинает формировать заказ на пополнение заканчивающихся на складе товаров, необходимых для поддержки эффективного функционирования склада. Для подсчёта гарантийного запаса применим следующую формулу: 

R = (tn + tз)* Pдн - P0    где,                                                                         (2.3)

      tn – время поставки;

      tз – возможная задержка поставки;

      Pдн – ожидаемое дневное потребление товара;

      P0 – ожидаемое потребление за время поставки.

      Pдн - рассчитывается как, потребность в товаре за период - S/T

При формировании оптимального размера заказов – ОРЗ (Z43), чаще всего работают с многономенклатурными заказами, когда в одной партии поставляются разные виды товаров. Для расчета ОРЗ товара каждого наименования необходимо воспользоваться данной модификацией формулы Вильсона:

    где,                                                                (2.4)

Si  – потребность в запасе i-го наименования в плановом периоде;
          А – стоимость размещения одного заказа;
          – вектор потребностей в запасе различных наименований в плановом периоде времени, включает в себя множество чисел, соответствующее количеству наименований товаров в поставке; например, вектор со значениями (5; 7; 10; 12) соответствует работе с четырьмя наименованиями товаров в одном заказе; при этом в плановом периоде должен быть обеспечен запас товаров  первого наименования в объеме 5 единиц, второго - 7 единиц и т. д.;
         – вектор затрат на хранение единицы запаса различных наименований в плановом периоде времени (денежные единицы измерения/единица запаса); включает в себя множество чисел, соответствующее количеству наименований товаров в поставке; например, вектор со значениями (28; 32; 30; 40) соответствует работе с четырьмя наименованиями товаров в одном заказе; при этом затраты на хранение на единицу запаса товара первого наименования составляют 28 единиц, второго - 32 единицы и т. д.;
– произведение векторов, которое рассчитывается в данном случае как сумма произведений потребности в запасах на плановый период времени и затрат на хранение единицы запасов соответствующего наименования (в рассматриваемом примере: 5*28+7*32+10*30+12*40 = 1144 единицы).

Также некоторые поставщики дают скидку на большие оптовые закупки. Следовательно, чем больше объём заказа, тем ниже закупочные цены на приобретаемый товар. Каждой цене соответствует определённый диапазон объёма товаров. Для расчёта данного случая, можно применить следующую модификацию формулы Вильсона:

   где,                                                                     (2.5)

       I – затраты на хранение единицы товара в плановом периоде времени;

     S – потребность в запасе в плановом периоде;

      A – стоимость размещения одного заказа;

       i – доля цены продукции, приходящейся на затраты по хранению;

       С – цена единицы запаса.  

Для распределения товара на складе (Z5) воспользуемся методами анализа товарного запаса на складе. Одним из наиболее известных методов является АВС – анализ. Идея АВС – анализа основана на принципе Парето, который формулируется следующим образом: «За большинство возможных результатов отвечает относительное небольшое число причин». В настоящее время этот принцип широко известен как «правило 20 на 80».

АВС – анализ будем проводить по объему продаж за период. В результате получим 3 группы товаров:

- группа А – товар, который лучше всего продается; эта группа составляет 20% ассортимента и 49% общего объема продаж;