Разработка программного обеспечения поддержки процессов закупа и учёта

- группа В – товар, который хорошо продается; эта группа составляет 30% ассортимента и 30% общего объема продаж;

- группа С – товар этой группы составляет 50% ассортимента и 21% общего объема продаж; в эту группу попадает весь «ассортиментный хвост».

Нередко АВС – анализ рассматривают в совокупности с XYZ – анализом. Основная идея XYZ – анализа состоит в группировании товара по однородности анализируемых параметров, другими словами по коэффициенту вариации. 

Коэффициент вариации позволяет сравнить между собой стабильность продаж нескольких товаров, имеющий разный объем продаж.

Коэффициент вариации рассчитывается по формуле (2.6).

   ,                                                                                                                 (2.6)   

где  ν – коэффициент вариации;

       σ – среднее квадратическое (стандартное) отклонение;

       - среднее значение.

Величина среднего квадратического отклонения позволяет оценить меру рассеивания значений вариантов относительно среднего арифметического. Чем меньше среднее квадратическое отклонение, тем ближе к среднему находится значение. Среднее квадратическое отклонение вариационного ряда рассчитывается по формуле (2.7).

                ,                                                                      (2.7)

где   - значение i-го периода;

         - среднее значение за n периодов;

          n – количество периодов.

При проведении XYZ – анализа товары группируются по величине коэффициента вариации. В группу Х попадают товары с коэффициентом вариации меньше 10%. В группу Y – товары с коэффициентом вариации от 10% до 25%. И в группу Z – товары с коэффициентом вариации более 25%.

Таким образом, применение XYZ – анализа позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж.

При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно является совмещение результатов АВС – и XYZ – анализов.

При совмещении результатов определяется девять групп товаров. Группы товаров представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1- Группы товаров при совмещении АВС – и XYZ – анализов

Товары групп А и В обеспечивают основной товарооборот компании, поэтому необходимо контролировать постоянное их наличие на складе. Товары групп A и B необходимо распределить по складу, таким образом, чтобы доступ к ним был наиболее быстрый и удобный, для более быстрой отгрузки товаров. 

Товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие данного товара, но для этого не требуется создавать избыточный страховой запас, так как расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.

Товары группы АY и ВY при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для обеспечения постоянного наличия товаров на складе - нужно увеличить страховой запас.

Товары группы AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличиться. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля.

Товары группы C составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ - анализа позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы.

По товарам группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.

По товарам группы CY можно перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть этих товаров можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории стоков.

Итак, использование совмещенного АВС – и  XYZ – анализа позволит:

- повысить эффективность системы управления товарными ресурсами;

- повысить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;

- выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество товаров хранящихся на складе;

- выявить приоритеты для размещения товаров на складе;

- перераспределить усилия персонала в зависимости от квалификации и имеющегося опыта.

По проведенным анализам каждому товару присваивается приоритет, на основании которого данный товар «находит» свое место на складе. Склад делится на несколько зон. Товары группы A должны лежать в первой зоне,  которая находится ближе к входу. Причем товар группы X имеет преимущество перед товаром группы Y и Z в размещении ближе к входу, к примеру товары группы Х лежат на первом ярусе, а товары группы Y и Z выше. Товар категории B размещается во 2 зоне склада. А товар категории C соответственно размещается в 3 зоне, в самом конце склада. Этот алгоритм позволяет минимизировать перемещения товара, связанные с пополнением ячеек комплектации и подбора товаров для формирования заказов.

Отчеты «Объем продаж за период» (Z6), «Ведомость остатков» (Z7) формируются по запросу пользователя на основе данных из БД о продажах, поступлениях и списаниях товаров со складов по конкретному товару, группе товаров, складу за выбранный период.

Процесс оптимизации хранения товаров на складах основан на использовании справочной информации. Поэтому одной из автоматизируемых задач системы выделена задача – ведение справочников системы (Z8). Справочные системы хранят в себе данные о товарах, группах товаров, фасовках, складах, стеллажах, расположении стеллажей по складам.  Справочная информация характеризуется высоким уровнем постоянства, многократностью использования и длительностью хранения. Ее использование позволяет осуществить сокращение объема хранимых сведений, которое обеспечивается в основном за счет исключения дублирования данных.       

С учетом вышесказанного на рисунке 2.3 представлена схема, описывающая комплекс задач разрабатываемой системы.

3

Рисунок 2.3 – Схема информационной взаимосвязи задач системы

2.2 Выходная информация

Выходные документы формируются в процессе работы системы. Перечень этих документов приведен в таблице 2.2. Формы выходных документов содержатся в приложении А.

  Таблица 2.2 – Описание выходных документов

Продолжение таблицы 2.2

2.3 Входная информация

В процессе обследования объекта автоматизации была выявлена входная информация, необходимая для решения поставленных задач и получения результатов. Перечень и описание входных документов представлен в таблице 2.3. Формы входных документов приведены в приложении А.

Таблица 2.3 – Описание входных документов