Системы управления электронным документооборотом в органах государственной власти

Принцип «единого окна» предполагает наличие одной точки входа  для взаимодействия с органами власти всех уровней. Для этого необходима система, позволяющая автоматически  направлять запросы и отчетность в уполномоченные органы государственной  власти и тем самым рассматривать  государство как единого «провайдера» услуг для граждан и бизнеса.       

Для постоянной публикации актуальных документов и отслеживания хода продвижения запросов нужна  информация, которая может быть получена из систем автоматизации документооборота различных учреждений. Поэтому эта  информация должна автоматически экспортироваться из них для публичного доступа.      

    Эффективность взаимодействия между органами власти      

Принятый в настоящее  время обмен бумажными документами  между органами государственной  власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие  документы.      

В случае функционирования в организации автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и  сканирование текста для помещения  в базу документов системы.      

Зачастую отсутствует  возможность контроля со стороны  отправителя за процессом получения  и регистрации документов принимающей  стороной.      

Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также  готовится в автоматизированной системе, а текст существует в  виде файла и специально распечатывается  для отправки в другие организации.    

Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между организациями. Создание такой системы позволит обеспечить:

• радикальное ускорение доставки документов;
• гарантию доставки;
• доставку «под роспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;
• снижение издержек.

 

   Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение –  в ближайшие годы важные документы  все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.   

Тем не менее, существуют (и  в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные  технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает  возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих  дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем  самым значительно снизить издержки органов власти и управления.   

На пути разработки таких  систем имеются объективные трудности:

• отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в целом ряде организаций;
• разнообразие систем и форматов, используемых в разных организациях;
• необходимость надежной аутентификации отправителей/получателей;
• защита информации от изменения в процессе доставки;
• необходимость защиты конфиденциальной информации.

 

   Современные программные средства, позволяют успешно решать все  эти проблемы. И сегодня разработка и внедрение систем, автоматизирующих обмен электронными документами  между организациями, является абсолютно  реальной задачей.   

Эксплуатация этих систем возможна и организациями, не имеющими автоматизированной системы документооборота. Они могут принимать и передавать документы с помощью средств  обмена электронной почтой, дополненных  средствами работы с формами, электронной  цифровой подписью (ЭЦП) и средствами защиты информации. Наибольшую пользу и заметное снижение трудоемкости получат  организации, у которых документооборот  полностью автоматизирован.

Эффективность работы отдельных  органов власти      

Основное содержание работы большинства органов государственной  власти – это выработка управленческих решений, протекающая в форме  работы с документами. Поэтому эффективность  осуществления ими своих функций  в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации.   

В российских ведомствах повсеместно  используется традиционная российская система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают  проблемы, неизбежные при работе с  бумажными документами:

• длительные процедуры передачи документов внутри организации;
• возможность утери информации о местонахождении документов;
• отсутствие эффективного контроля как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества;
• высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов;
• высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

 

   Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности  работы и плохой управляемости организации.    

Существует два возможных  подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:

• повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства);
• переход к электронному документообороту.

 

   Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного  документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в  основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.    

Внедрение такой технологии позволяет:

• ускорить движение документов по организации;
• гарантировать своевременное рассмотрение документов;
• обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;
• повысить эффективность работы как отдельных чиновников, так и организации в целом;
• снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов;
• при принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

 

   При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации  документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в  электронном виде.   

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять  эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.    

Необходимо иметь в  виду, что переход на чисто электронный  документооборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного  делопроизводства уже сейчас создает  хорошие технологические предпосылки  для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь  дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая  необходимость.   

Для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный  документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и  согласования.   

Важность внедрения таких  систем определяется не только задачей  повышения эффективности работы отдельных органов власти. Как  следует из предыдущих разделов, без  эффективно функционирующих внутриведомственных  систем работы с документами невозможна ни автоматизация межведомственного  обмена документами, ни построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами.

 

1.3 Системы, организующие электронный документооборот. Документооборот официальных документов.

Электронный документооборот – это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать "бесшовное" взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести:

- технологии распознавания  текстов, трансформирующие бумажные  входящие документы в полностью  электронную форму представления; 

- электронный аналог собственноручной  подписи; 

- средства передачи данных;

- средства хранения электронной  информации.

Перечисленные технологии позволяют  подсистемам, выполняющим различные  функции, органично дополнять друг друга. Подобное взаимодействие позволяет  резко повысить эффективность труда  госслужащих при работе с документами.

Электронный документооборот  позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все  документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского  делопроизводства. Основа подобной интеграции – надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним  системы документооборота. Все обрабатываемые документы хранятся в едином хранилище, что позволяет обеспечить оптимальный  поиск и выборку информации при  подготовке материалов. На текущий  момент в большинстве органов  власти и местного самоуправления многие операции уже выполняются с применением  средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над  текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.

Документооборот официальных  документов.

Основной целью при  разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности  правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным.

Системой делопроизводства обрабатываются документы, хранимые в  едином хранилище документов органа власти. Это позволяет включить документы, обрабатываемые официальным документооборотом, в единое информационное пространство органа власти.

Технологию электронного документооборота поддерживают следующие  функциональные возможности системы:

- регистрация в автоматизированном  режиме переданных по электронной  почте или через интернет-портал  входящих документов, в том числе  снабженных электронной цифровой  подписью (ЭЦП) и криптозащитой; 

сканирование и распознавание  бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;

- прикрепление к регистрационной  карточке (РК) электронного образа  документа в виде файла (файлов) любого формата; 

разграничение прав доступа  к прикрепленным файлам электронного образа документа;

- предоставление каждому  должностному лицу – участнику  делопроизводственного процесса  – своего личного виртуального  кабинета, чем достигается доступ  должностного лица только к  документам, относящимся к его  компетенции; 

- рассылка электронных  документов и поручений по  ним по сети (по кабинетам должностных  лиц);

- обеспечение процесса  согласования (визирования) проектов  документов;

полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая  удаленный полнотекстовый поиск;

- отправка по электронной  почте или публикация на интернет-портале  органа власти электронных исходящих  документов (с использованием любой  электронной почты, поддерживающей MAPI), защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

- формирование и оформление  дел, т.е. группировка исполненных  документов в дела в соответствии  с номенклатурой дел и систематизацией  документов внутри дела;

- архивное хранение электронных  документов, дел органа власти.

Основной единицей учета  в системе является РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным  информационным срезам, легкость при  поиске.