Системы управления электронным документооборотом в органах государственной власти

При этом основной набор  реквизитов РК может быть расширен произвольным набором дополнительных реквизитов, определяемым для каждой группы документов. По дополнительным реквизитам РК можно наравне с  основными реквизитами производить  поиск и отбор данных при формировании отчетов. При получении электронного входящего документа его регистрация  осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами  ЭДД документа большая часть  реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа  прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного  ЭЦП и криптозащитой. Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета оптического распознавания  текста, а по получении его электронного образа – возврат в систему  делопроизводства с одновременным  прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший  прикрепление файла документа, устанавливает  права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

При необходимости перевода относительно большого объема бумажных документов, предназначенных для  исполнения и хранения в электронном  виде, предлагается использование опции "Потоковая регистрация". В  этом случае после занесения регистрационных  данных о документе в РК пользователь автоматизированного рабочего места (АРМ) поточной регистрации осуществляет печать на первом листе штрих-кода, который соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому системой регистрируемому документу. После этого документы в произвольном порядке от различных АРМов поточной регистрации поступают на АРМ сканирования, оборудованный быстродействующим сканером. Отсканированные электронные образы документов поступают в базу данных и благодаря технологии выделения штрих-кода прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов.

После регистрации РК с  прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами  вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые  позволяют обеспечить организацию  работы с документами, максимально  приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены  документы, находящиеся в компетенции  только данного сотрудника и которые  либо ждут начала исполнения (в папке  Поступившие), либо приняты сотрудником  к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием  контрольного срока исполнения (в  папке На контроле).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный  полнотекстовый и атрибутивный поиск  требуемого документа, в том числе  и с помощью веб-доступа к  документальной базе данных систем.

Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также  прикрепляются к РК. Исходящий  документ, сопровождаемый реквизитами  РК, может быть защищен ЭЦП, зашифрован и передан адресату.

Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот. Исполненные документы формируются  в дела и передаются на архивное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ  И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНАХ  ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

 

2.1 Документооборот  как основа деятельности органа  власти.    

Термин «документооборот»  на текущий момент употребляется  чрезвычайно широко и встречается  в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.   

В  данном документе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.      

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего  множества документов в организации  до передачи их в архив или на уничтожение.      

Делопроизводство, или «документационное  обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных  механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.      

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»  от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

 

              2.2. Российская модель делопроизводства       

В России, в общегосударственном  масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная  система документационного обеспечения  управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах  ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам  распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует  разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже  сложившейся технологии учрежденческого  делопроизводства.

В чем же особенности «российской  модели» делопроизводства? Можно  выделить три наиболее ярких преимущества:

• контроль за документом начиная с момента его поступления;
• централизация контрольных функций;
• единые нормы документооборота.

 

   В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы  попадают в поле зрения контроля сразу  после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь  документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.    

Максимальная централизация  контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала  доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.   

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие  единых и детально регламентированных правил работы с управленческими  документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных  журналов, картотек и отчетных форм.    

В условиях существования  в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение  без адаптации принципиально  новой технологии того или иного  зарубежного ПО нереально. Речь в  этом случае может идти об автоматизации  традиционного делопроизводства с  использованием современных информационных технологий.   

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества  журналов и/или картотек, обслуживающих  бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему  возможность связи карточки с  электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом  создаются технологические условия  для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки  для формирования электронных архивов  с эффективными механизмами справочно-аналитической  работы на множестве документов в  различных формах представления.   

С другой стороны, использование  компьютерной сети создает условия  для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций  при сохранении централизованного  контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.    

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит  западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого  нарушения инструкций делопроизводства.

 

     2.3 Выбор подхода к автоматизации документооборота       

Необходимость автоматизации  документооборота органов государственной  власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех.   

Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности  работы государственных служащих в  силу нескольких причин.

• Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
• Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.
• Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

 

   Однако кардинальные, революционные  подходы к документообороту органов  государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это  может привести не только к срыву  сроков внедрения, но и к серьезным  проблемам в управлении.   

Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность  работы органа власти, исключив возможность  дезорганизации его деятельности.   

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе  основным подходом к автоматизации  документооборота в органах государственной  власти и местного самоуправления.   

Обрабатываемые органом  власти документы, в том числе  и передаваемые при использовании  средств вычислительной техники, имеют  две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз  является следствием того, что современные  средства подготовки документов подразумевают  электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся  правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в  пользу сохранения бумажных носителей  документов является непревзойденное  удобство работы с ними. Правила  и привычки изменяются значительно  медленнее возможностей современных  информационных технологий.   

В органах государственной  власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке  документов в электронном виде будут  сохраняться операции, требующие  создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с  документами в бумажном виде. Кроме  того, пока обмен официальными документами  между органами власти и передача их в государственные архивы также  происходит в бумажной форме.   

Электронный документооборот  и делопроизводство (ЭДД) является технологическим  ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической  ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения  в западных органах государственной  власти, и примеры эксплуатации в  крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.   

Приведенные цифры не оставляют  сомнения в необходимости перевода российских органов государственной  власти и местного самоуправления на электронный, безбумажный документооборот. Однако, как будет показано ниже, в разделе «Что необходимо для  построения электронного документооборота», для подобного перевода нужна  серьезная подготовка. Электронный  документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после  внедрения автоматизированного  бумажного документооборота и делопроизводства.