Корпоративные информационные системы. Проблемы, связанные с их внедрением

 

Как видно из перечисления используемых на ОДО «***» программ, различные сотрудники выполняют работы в различных средах, не связанных между собой. Это создает определенные неудобства при работе:

во-первых, отсутствует  возможность свободного доступа  к различным данным из одной программы, что затрудняет как и работу самих сотрудников, так и получение оперативной информации для руководства;

во-вторых, из-за работы в разных программах имеет место «двойной труд» - одни и те же данные вносятся в несколько программ;

в третьих, все вышеперечисленные  программы автоматизируют лишь конкретные операции и не дают возможности автоматизировать функции управления предприятием.

В связи с этим, на наш  взгляд,  возникает необходимость  внедрить на ОДО «***» такую  программу, которая позволила бы  управление всеми процессами в единой информационной базе данных.

 

  3 Предложения по внедрению информационной системы на предприятии

 

На ОДО «***» нет должности программиста либо системного администратора. Вся установка оборудования и программ производилась в основном со сторонней  помощью. Следовательно, при внедрении единой информационной системы на предприятии от фирмы-поставщика программного продукта должны требоваться еще и услуги по обучению сотрудников и грамотное сопровождение. 

При изучении программного обеспечения, представленного на информационном рынке Республики Беларусь мы столкнулись с ситуацией, что большинство российских и иностранных программ, адаптированных под белорусское законодательство рассчитаны на большие предприятия и, следовательно, дорогие. Белорусские разработчики для малых предприятий в ряде случаев пытаются предоставить программные продукты «под DOS» с непонятным для неопытного пользователя интерфейсом, требующим длительного обучения, аргументируя это тем, что компьютерный парк на предприятиях часто устаревший и не работает с более «понятными» программами. Приобретая год назад программу АРМ «Смета» (тоже «под DOS») ОДО «***» столкнулось с тем, что пришлось отдельно вызывать специалистов для настройки лазерного принтера для работы в данной программе и с тем, что обучение для работы в программе АРМ «Смета» более длительное и сложное, чем само обучение составления смет. Поэтому, не смотря на сравнительно небольшую стоимость, программные продукты такого вида даже не рассматривались.

Проанализировав рынок, мы выбрали информационную систему  «Бизнес-Система «Управление небольшим  предприятием», оптимально, как нам кажется подходящую для нашего предприятия, предоставляемую компанией «Бизнес-Системы». В пользу данного выбора сыграл еще и тот факт, но данная систему уже установлена на нескольких небольших предприятий г. Гомеля и отзывы о ней в основном положительные.

Данный продукт,  должен позволить автоматизировать управление предприятием в целом. Продукт состоит из программного решения и комплекса услуг по внедрению. Программное решение отвечает современным требованиям, а услуги предоставляются по технологии экспресс-внедрения.

Данная система позволит:

1. Вести оперативный учет.

Учет финансово-хозяйственных  операций, которые расширены с  позиции оперативного управления или которых вообще нет в бухгалтерской программе, например управление заказами, резервирование, прогнозирование, оперативное и стратегическое планирование, оперативное складирование, взаимоотношения с клиентами и управление продажами.

Учет финансово-хозяйственных  операций в момент их совершения, а  не в момент документального подтверждения, как в бухгалтерской программе. Возможность оперативно анализировать и контролировать деятельность предприятия.

2. Вести управленческий учет.

Анализ деятельности в разрезе управленческих статей без дополнительной обработки бухгалтерской и оперативной информации. Нет необходимости затрачивать время сотрудников на сбор и обработку информации для стратегического анализа.

3. Вести учет в единой информационной системе.

Выгрузка оперативной  информации в бухгалтерскую программу, что позволит избавиться от повторного ввода.

Обмен информацией с удаленными офисами и складами при помощи модемных соединений.

4. Вести двойной учет.

Разделение учета  товара и финансовых средств на реальное и документальное.

5. Прогнозировать работы.

Анализ объемов  совершенных кровельных работ. Возможность  учитывать колебания, которые выражены сезонностью.

6. Планировать и перепланировать деятельность.

Формирование  планов работ с учетом прогнозов, расчет потребностей, объемов и графика  поставок

Планирование  осуществляется в календарном представлении  с возможностью масштабирования.

Учитываются текущие  и плановые заказы, запасы, ограничения  на длительность и объемы поставок и производства, объем и кратность заказов, страховые запасы и ряд другой информации.

Решение помогает оптимизировать уровень складских запасов.

7. Управлять качеством.

Учет качественных показателей закупаемого товара и производимых работ на всех стадиях движения в разрезе партий. Анализ брака. Выявление причин.

8. Управлять производством.

Учет данных о составе и технологии производимых работ.

Составление смет.

Учет нормативных  данных.

Формирование  заказов на работы, учет и списание под производство.

Расчет плановой и фактической себестоимости.

 

Программное решение  адаптировано под белорусское законодательство и включает более 100 справочников, 150 финансово-хозяйственных операций, 100 аналитических и регламентных отчетов.

В комплекс экспресс-внедрения входит набор  услуг:

• Перенос справочной информации;
• Перенос остатков;
• Организация работы удаленных складов и офисов;
• Подключение к существующей бухгалтерской программе;
• Консультирование сотрудников на рабочих местах при помощи схем и пошаговых инструкций – набора электронных документов, которые позволяют быстро и эффективно проконсультировать сотрудников предприятия. Они помогают правильно использовать возможности системы по принципу: какие справочники, документы, отчеты и в какой последовательности необходимо использовать в процессах протекающих на предприятии. Новые сотрудники смогут быстро подключиться к работе

Для ОДО «***» подходит пакет программного обеспечения «Производство+» – (существуют еще пакеты «Стандарт» и «Планирование+» – для торговых предприятий, и «Суперпроизводство» - для производственных предприятий с максимальным количеством дополнительных функций, которые, скорее всего, будут редко применятся на нашем предприятии).

Стоимость внедрения  системы зависит от количества рабочих  мест и дополнительных требований. После проведения внедрения, оставшиеся часы тарифицируются на сопровождение.

Для ОДО «***» стоимость внедрения и обслуживания данной информационной системы для 8 пользователей составит: $2130 +$105 ежемесячно (Таблица 2). 

Если при доработке  программного продукта под нужды  предприятия возникнут какие-либо дополнительные требования к системе, то цена может измениться в сторону увеличения.

 

Параметр	Цена, $	Примечание
Решение
Базовая стоимость	540	Оплата разовая
Лицензии	860	Оплата разовая
Итого	1400
Внедрение
70 часов	630
Стоимость с  решением	2030
Ежемесячное сопровождение
7 часов	105	Ежемесячно
Дополнительно
Перенос справочников и остатков из типовых 1С программ	100	Оплата разовая
Итого	2130+105 ежемесячно

 

Таблица 2.–Расчет  стоимости внедрения и обслуживания программного продукта «Бизнес-Система «Управление небольшим предприятием».

 

Руководство ОДО  «***», понимая, что единая информационная система упростит работу сотрудников и поможет эффективнее управлять предприятием, в том числе с помощью оперативного контроля и различных видов планирования и прогнозирования, приняло решение о внедрении данного продукта. Естественно, что информационная система будет доработана сотрудниками «Бизнес-Систем» для выполнения конкретных задач ОДО «***».

На момент окончания  написания данного курсового  проекта ожидалась доставка на предприятие  еще трех компьютеров, после чего должны приехать специалисты «Бизнес-Систем» для проведения экспертизы активов на предприятии:

• Вычислительной техники;
• Периферийного оборудования;
• Офисного программного обеспечения;
• Специализированного программного обеспечения

Также специалисты  проанализируют систему информационной безопасности и информационные потоки.

Далее, при участии  представителей руководящего состава  предприятия будет нужно ответить на следующие вопросы:

1. Соответствуют ли текущие активы аппаратного и сетевого обеспечения требованиям программного комплекса?
2. Соответствует ли система безопасности текущим потребностям предприятия?
3. Какую информацию необходимо иметь руководству для принятия управленческих решений?
4. Какая информация требует особой оперативности?
5. Какой функциональный набор требуется и что подлежит автоматизации?

В первую очередь  руководство волнует возможность  оперативно следить за складскими запасами, увязывать их расход с выполнением работ по сметам, контролировать брак в работе. 

Далее, совместно  с сотрудниками исполнительского уровня произойдет анализ процессов.  Для этого будет использоваться метод моделирования действий, которые будут выполнять сотрудники предприятия заказчика в информационной системе. При проведении моделирования выявляются те части, которые требуют доработок и те части, которые вообще отсутствуют.

Разработчик документов должен со слов участников процессов, в общем, понять и описать все возможные варианты возникновения проблем, и способы их решения, опираясь на то, как это происходит на текущий момент на предприятии. При этом разработчик должен собрать всю сопроводительную документацию, которая используется сотрудниками, например, печатные формы, формы строгой и нестрогой отчетности.

На основании полученной информации, он должен описать общие  схемы процессов как есть.

Описанные схемы должны быть лаконичны и достаточны в  представлении и содержании для их последующего согласования. После согласования и утверждения схем разработчик должен попытаться применить функциональный набор элементов информационной системы для решения описанных проблем. В случае, если часть из проблем не ложатся на информационную систему, разработчик должен предложить способы их разрешения, по возможности, существующими элементами системы, а в случае, невозможности этого, предложить общие методы и способы решения.

На доработки  и разработки производится техническое проектирование. Далее формируется проектное решение по внедрению, которое будет включать:

1. Предложение по сетевому обеспечению;
2. Предложение по аппаратному обеспечению;
3. Предложение по программному обеспечению;
4. Предложение по безопасности информации;
5. Схемы процессов;
6. Технический проект;
7. План внедрения:
• Этапы,
• Сроки

Внедрение направлено на ввод в промышленную эксплуатацию программного решения. По мнению руководства ОДО «***» результативным внедрением будет считаться работающая информационная система, в которую сотрудники смогут правильно вводить информацию, а руководство сможет проводить анализ.

На основании предложений  по сетевому, аппаратному и программному обеспечению (если таковые будут) и по графику плана внедрения предприятие закупит оборудование, произведется его установка и настройка.

Программные решения  по графику плана внедрения и на основании технического проекта доработаются и поставятся в опытную эксплуатацию на предприятие. В процессе опытной эксплуатации консультанты проведут консультирование сотрудников по использованию решений. Все сотрудники, которые собираются работать с системой, пройдут анкетирование с целью определение уровня и подготовленности. На основании оценочного уровня им предложат индивидуальные пакеты для самостоятельного изучения. Вполне возможно, руководство предприятия пошлет нескольких сотрудников на компьютерные курсы.

После завершения консультирования дается разрешение на ввод в промышленную эксплуатацию.