Взаимосвязь систем управленческого и финансового учета производственной деятельности предприятия

    Внешние пользователи бухгалтерской информации зависят от того, насколько правильно  применялись бухгалтерские концепции  при подготовке отчетности. Преднамеренное искажение данных в отчетности для  внешних пользователей называется подделкой финансовой отчетности. Ответственность за составление правдивой отчетности лежит на руководстве фирмы. Бухгалтер также отвечает за соблюдение этических стандартов при выполнении своих обязанностей, чтобы не оказаться замешанными в подделке отчетов.  
2.2.  Реализация функций бухгалтерского учета в системах финансового и управленческого учета. 

    При построении эффективной системы  управления предприятием следует выделять в его деятельности две сферы: внешнюю и внутреннюю. 

    Внешняя сторона деятельности предприятия  характеризует такие общие факторы, как действующее законодательство, специфические местные условия, и, самое главное, особенности покупательского поведения на рынке товаров и услуг. Конечным результатом внешней стороны является создание имиджа как самого предприятия, так и его товара.

    Внутренняя  сторона – это то, что определяет, насколько эффективно налажена работа. В самом общем виде к внутренним факторам можно отнести структуру  предприятия, существующие бизнес - процессы и бизнес – операции, ресурсы, используемые в процессе работы предприятия.

    Внешняя и внутренняя стороны деятельности предприятия неразрывно связаны  и служат достижению одной цели –  повышению эффективности работы предприятия, а именно: росту объемов  продаж и увеличению прибыли.

    Объем продаж зависит от внешних факторов, которые предприятие зачастую не может изменить. С прибыльностью продукции ситуация другая: получаемая предприятием прибыль на единицу продукции не только может, но и должна контролироваться.

    В данной дипломной работе рассмотрим организационную структуру экономического блока предприятия ЗАО «Х» (Приложение 1).

    Руководство предприятия принимает решения  относительно обеих этих сторон.

    Рациональной  основой принятия правильных решений  является наличие необходимой для  корректного анализа достоверной информации. Однако на многих предприятиях руководители полагаются больше на интуицию. Причина этого зачастую не в том, что получить  информацию  сложно и невозможно.  Просто у многих руководителей  даже высокого уровня не всегда есть понимание  того, какая информация может быть им полезна, и каким образом эту информацию можно получить. Поэтому многие консалтинговые  проекты начинаются с того, что руководителям предприятия подробно объясняется, какую информацию, в каких   видах и с какой регулярностью они должны получать от подчиненных и как эта информация  может быть использована для работы.

    Поскольку предприятие осуществляет свою деятельность в двух сферах, то и сбор информации также осуществляется в двух направлениях. Сбор и анализ внешней информации является одной из главных функций маркетинга. Получение внутренней информации, как правило, осуществляется на основе управленческого учета, обеспечивающего руководство предприятия данными, необходимыми для анализа текущего  положения и принятия управленческих решений. Руководство предприятия получает необходимые данные, если на предприятии существует рационально построенная система управленческой отчетности.  Поэтому построение такой системы является первым необходимым шагом  на пути повышения эффективности работы предприятия.

    Сбор  внешней информации осуществляется с помощью маркетинга.

    Маркетинг можно разделить на  стратегический   и оперативный. 

    Стратегический  маркетинг – это, прежде всего,  анализ потребностей физических лиц и организаций. Он включает анализ конкурентных преимуществ, привлекательности продукции и в целом определяет стратегическую позицию предприятия на рынке, требуя от каждого предприятия особого внимания.

       Оперативный маркетинг – это активный коммерческий процесс достижения запланированного  объема продаж путем использования тактических средств, относящихся к товару, сбыту, цене и коммуникациям, для воздействия на потенциальных потребителей.

    Целью оперативной маркетинговой деятельности является формирование оптимального ассортимента продукции в краткосрочном периоде. Естественно, при формировании  учитываются внешние и внутренние ограничения, присущие предприятию.

    Для получения информации отдел маркетинга использует различные методы  анализа  рынка, потребителей и конкурентов. На основании  полученных данных строятся прогнозы изменения покупательского спроса. Вся деятельность предприятия планируется в зависимости  от прогноза продаж. Выбрав наиболее выгодные товары  и услуги, необходимо уточнить целевой сегмент, т.е. определить потребителей, на которых рассчитан выпускаемый продукт, а также ряд других  маркетинговых характеристик деятельности предприятия. Степень точности  прогнозов свидетельствует об эффективности работы отдела маркетинга и сбыта.

    Понимая, что точность прогнозирования спроса от информации,  используемой для анализа, и от методов ее обработки  многие российские предприятия стараются получать основную информацию о потребителях и рынке не только через отдел маркетинга, но и через сбытовые структуры. Иногда, в зависимости от организационной структуры предприятия, финансовые службы также  контактируют с клиентами по вопросам оплаты. Как правило, задачей отдела маркетинга являются анализ  потребителей и конкурентов и выработка маркетинговой стратегии предприятия, в то время как отдел сбыта занимается  непосредственной продажей и сбором информации «из первых рук». Торговый персонал, как правило, имеет точное представление о потенциале продаж, который обеспечивают их клиенты.  Экспертные суждения, интуиция и опыт сотрудников отдела маркетинга и сбыта, а также  потребителей могут служить основой для субъективной оценки спроса.

      Используя различные методы обработки  полученных данных о рынке,  отдел маркетинга готовит предложения,  влияющие на работу других  подразделений и всего предприятия.

    Сбор  внутренней информации осуществляется через систему управленческой отчетности.

    Внутренняя  сторона деятельности предприятия  является гораздо более прогнозируемой, а главное – подвластной воле руководства предприятия. Так, для  увеличения получаемой предприятием прибыли необходимо снижать себестоимости продукции предприятия, т.е. вводить эффективный контроль над издержками.

    Первым  шагом на этом пути является создание системы получения оперативной, точной и достоверной информации о деятельности предприятия – системы управленческой отчетности. Управленческая отчетность представляет собой  проблему практически для всех руководителей предприятий из-за отсутствия соответствующей системы фиксирования и представления данных. Часть руководителей просто не знает, какие виды информации нужны им для более эффективного контроля работы  подчиненных и более производительной работы  предприятия. Часто решения принимаются на основе налоговой системы отчетности.  На многих предприятиях  существуют параллельно  две системы учета – бухгалтерский и практический, т.е. служащий обеспечению выполнения повседневных рабочих задач сотрудников и руководителей предприятия. Как правило, такой учет ведется по принципу «снизу вверх». В данной дипломной работе приведена схема организационной структуры центральной бухгалтерии бюджетного учреждения ЗАО «Х», которая как раз отвечает за достоверность информации финансового (налогового) учета данной организации. (Приложение 2).

    Следствием  такого подхода  к формированию системы  отчетности является то, что, как правило, возникает конфликт между той  информацией, которую хочет получить  руководство, и теми данными, которые  могут предоставить исполнители. Причина  этого конфликта  очевидна:  на разных уровнях иерархии  предприятия требуется разная информация, а при построении системы отчетности «снизу вверх» нарушается основной принцип построения информационной системы – ориентация  на первое лицо. Исполнители обладают либо не теми видами данных, которые нужны руководству, либо нужными не с той степенью  детализации.

    Большинство руководящих работников действительно  получают отчеты о работе своих отделов, но эти сведения либо излишне пространны –например,  подшивка договоров  о продаже вместо свободного отчета с приведением цифр об общем объеме сбыта за указанный период, либо, наоборот, недостаточно полны. Кроме того, сведения поступают с запозданием – например, можно получить сведения о дебиторской задолженности через 20 дней по окончании месяца, а между тем отдел сбыта уже отгрузил товары  заказчику с просроченным последним платежом. Неточные данные могут быть причиной неверных решений. Точные данные, полученные с опозданием, также теряют ценность.

    Руководитель  предприятия должен определить требования к системе управленческой  отчетности. Он является руководителем предприятия, и никто, кроме него, не может сказать какая информация нужна ему  для эффективного управления предприятием и в каком виде она должна быть представлена.

    Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, нужно строить отчетности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только  такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском  уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается:

    Важнейшими  требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении принципов построения системы управленческой отчетности:

1. Система должна быть ориентирована на первое лицо;
2. Система должна строиться «сверху вниз». Руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных.  
3. Исполнители должны иметь  возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных.
4. Данные должны фиксироваться там, где возникают.
5. Информация должна быть доступной всем заинтересованным лицам сразу же после ее фиксирования.

    Очевидно, что эти требования наиболее полно  могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако, опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы бухгалтерского учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная»  работа. Ее выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности  предприятия и тем самым ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

    Предприятие фактически бессильно перед неопределенностью  внешней среды. Все, что оно может сделать, - это попытаться предвидеть будущее, создав надежную систему мониторинга – слежения за ключевыми факторами, к которым первичный спрос особенно чувствителен. Нестабильность на рынке систематически заставляет предприятия разрабатывать альтернативные варианты своих действий и не ограничиваются лишь наиболее вероятным. Варианты точнее соответствуют рыночной  ситуации, чем достовернее  положенная в их основу информация.

    Для того, чтобы информация, как база для  принятия эффективных управленческих решений была достоверной, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны  оформляться оправдательными документами. Эти документы  служат первичными  учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

    Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственных операций; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностных лиц, ответственных за  совершение хозяйственных операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

    Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах  унифицированных (типовых) форм первичной  учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена  в этих альбомах  и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты.

    Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером.

    Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и  главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

    Первичный учетный документ должен быть составлен  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

    Внесение  исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные  первичные учетные документы  исправления  могут вноситься  лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

    Для осуществления контроля и упорядочения  обработки данных о хозяйственных  операциях на основе первичных учетных  документов могут составляться сводные  учетные документы.

    Первичные и сводные учетные документы  могут составляться на бумажных и  машинных носителях информации.