Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Тема 1. СОСТАВ И ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

    1.1. Роль кадровых  документов в решении  задач по управлению  персоналом.

    Основной  процесс документационного обеспечения  кадрами условно можно подразделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами и организация работы с кадровыми документами.

    Документирование  управления кадрами представляет собой создание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач.

    Примерный перечень наиболее важных задач может  быть представлен в следующем  виде:

    - оформление организации труда  работников;

    - заключение трудового договора  и оформление приема на работу;

    - оформление перевода на другую  работу;

    - оформление предоставления отпусков  работникам;

    - оформление поощрения работников;

    - оформление дисциплинарных взысканий работников;

    - оформление учета использования  рабочего времени;

    - оформление привлечения к работе  в выходные и праздничные дни;

    - оформление служебных командировок;

    - прекращение трудового договора  и оформление увольнения с  работы.

    Организация работы с кадровой документацией представляет собой процесс обработки кадровых документов, также обеспечивающих решение кадровых задач.

    Примерный перечень наиболее важных задач, решаемых в течение этого процесса, состоит  из таких операций:

    -ведение  трудовых книжек;

    - учет кадров, создание и ведение  справочного аппарата;

    - формирование и ведение личных  дел;

    - составление номенклатуры дел  службы кадров;

    - подготовка дел службы кадров  к передаче в архив организации;

    - хранение дел службы кадров  в архиве организации;

    - порядок передачи дел службы  кадров.

    Существенным  недостатком нынешней системы документирования кадровой службы является то, что она  во многом построена на основе отдельных  актов различных ведомств, зачастую не увязанных между собой в  областях трудового законодательства, гражданского права, учета, статистики и пр. Ведомства эмпирически занимаются как созданием нормативно-методической базы, так и построением на ее основе форм документов исходя из своих ведомственных функций и задач. Отсюда и возникают принципиальные отличия в формах и документов по кадрам. Одна из главных причин такого положения – отсутствие в государстве федерального органа или центра, координирующего создание и функционирование нормативно0методической базы документирования.

    Конечно, жестко задокументировать любую управленческую кадровую ситуацию практически невозможно. Но разработать оптимальную унифицированную систему взаимосвязанных правовых форм кадровых документов, необходимых и достаточных для решения кадровых задач, вполне целесообразно и реально. В этом плане основная группа кадровых документов, включенных в систему, должна быть утверждена на федеральном уровне и иметь межведомственный статус. Ряд форм кадровых документов можно утверждать на уровне федеральных ведомств или органов субъектов Российской Федерации, а некоторые формы кадровых документов допустимо утверждать на уровне отдельных организаций.

    Такая система кадровых документов получит  полную правовую поддержку, и будет  возведен определенный барьер на пути произвольного, субъективного ведения форм документов по кадрам.

    1.2. Нормативно-методические  материалы, регламентирующие  работу с кадровыми  документами.

    Требования  к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.1).

    В целом нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно  разделить на пять групп.

    1. Федеральные нормативные акты, касающиеся  трудового права работников: Конституция  РФ, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Гражданский кодекс РФ и др. В эту группу входит ряд Федеральных законов: «О государственной тайне», «Об информации, информатизации, защите информации» и другие, ряд указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ.

    2. Нормативно-методические документы  по труду, делопроизводству по  кадрам, классификации и стандарты  кадровой документации, архивному  делу: Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и служащих; Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету   кадров;     Инструкция   по   ведению     трудовых    книжек    на

    Рис.1.1. Структура законодательной и  нормативной базы делопроизводства

предприятиях, в учреждениях и организациях; Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), Типовая  инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы.

    3. Локальные нормативные акты работодателя. К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др.

    4. Литература по трудовому праву,  делопроизводству по кадрам, документированию  трудовой деятельности и др.

    5. Нормативные документы по кадрам  самих организаций, которые включают  как общие нормативные положения,  извлеченные из федеральных и  ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам прежде всего относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников.

    1.3. Организационно-распорядительная  документация, используемая в деятельности кадровых служб.

    Информационные  показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах.

    Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы.

    Документы, используемые в управлении персоналом, классифицируются по следующим видам:

    - организационно-кадровая документация – устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции;

    - организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида: 1) распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения; 2) информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

    - документация по личному составу.

    Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению.

    В структурных подразделениях организации  разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего  характера, связанных с управлением  персоналом.

    В общем делопроизводстве, которое  охватывает не только кадровую, но и  все другие службы организаций и предприятий, организационно-кадровая документация включается в единое понятие организационно-распорядительной документации (ОРД) вместе с распорядительной и информационно-справочной документацией.

    ОРД представляет наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов, так как охватывает вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

    1.4. Основные документы  по личному составу,  регулирующие взаимоотношения  предприятий с  работниками.

    Правоотношения  предприятий с работниками регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и положением о персонале фирмы.

    Документы по личному составу. К документам по личному составу относятся:

    - трудовые договоры (контракты) заключенные  с работниками;

    - приказы (о приеме, увольнении, переводе, командировании сотрудников, предоставлении  им отпуска, поощрении или наказании  и пр.)

    - трудовые книжки;

    - личные карточки по форме Т-2;

    - личные дела;

    - лицевые счета по заработной  плате;

    - автобиографии;

    - характеристики;

    - личные листки и анкеты;

    - рекомендации и рекомендательные  письма.

    Документы по личному составу – наиболее важные документы, хранящиеся длительное время, которые затрагивают жизненно важные моменты для людей и относятся к категории конфиденциальной информации согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и зашиты информации».

    Трудовой  контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Он заключается в письменном виде и содержит следующие основные положения:

    - место работы;

    - конкретный вид деятельности (должность);

    - дату начала работы;

    - условия оплаты труда;

    - режим работы.

    Трудовая книжка – основной документ, где ведется запись всей трудовой деятельности работника.

    Личное  дело (досье) - это совокупность документов, содержащих сведения о работнике. В его состав обычно включается:

    - внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле;

    - анкета или личный листок по  учету кадров;

    - автобиография или резюме;

    - копии документов об образовании;

    - копии документов об утверждении  в должности (для руководителя  фирмы);

    - характеристика или рекомендательное  письмо;

    - трудовой контракт (договор);

    - копии приказов о назначении, перемещении и увольнении;

    - справки и другие документы,  относящиеся к данному работнику.

    Составление личных документов. Личный документ - это персональное письменное обращение сотрудников к руководству предприятия, организации (жалобы, ходатайства, просьбы).

    Виды  личных документов:

    - заявление;

    - резюме;

    - автобиография;

    - расписка;

    - доверенность (личная) и т.д.

    Заявление – документ, отражающий просьбу или предложение, адресованное должностному лицу или предприятию.

    Резюме – документ, содержащий краткие сведения автобиографического характера лица, заполняемый при трудоустройстве. Резюме содержит краткие автобиографические сведения, дату, должность, почтовый адрес, телефон, подпись. Если есть рекомендательные письма, то они прикладываются к резюме с фамилиями и телефонами рекомендующих.