Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Перевод на другую работу завершается подписанием  приказа (распоряжения) по форме №  Т-5 – для одного работника и  № Т-5а – для группы работников (см. приложение 5.2). Довольно часто ответственный за кадровое делопроизводство сотрудник сталкивается с такой ситуацией, когда ему срочно необходимо перевести сразу несколько сотрудников на другую работу.

    В этом случае ответственный за кадровое делопроизводство может сделать так называемый «листовый» приказ на каждого работника в отдельности или «списочную» форму приказа о переводе сотрудников на другую работу (форма № Т-5а). После издания приказа в «списочной форме» дата и номер приказа, вносимые в трудовые книжки, для всех сотрудников из этого списка будет единым. Соответственно данный приказ визируется всеми заинтересованными лицами.

    На  основании приказа (распоряжения) о  переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

    Перевод на другую работу (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение  оплаты труда. Поэтому копия приказа  направляется в бухгалтерию. Схематически это изображено на рис. 3.1.

    3.3. Документация по оформлению служебных командировок.

    Трудовой  кодекс РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

    Распоряжение  руководителя о выезде в командировку является для работника обязательным. Отказ работника от поездки в служебную командировку без уважительных причин рассматривается как нарушение трудовой дисциплины.

    При направлении в командировку работнику  гарантируются сохранение места  работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

    Перед отъездом в командировку работнику  выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на проживание, суточных, а  также другие расходы, разрешенные работодателем (представительские и др.).

    В течение трех дней после возвращения  из командировки работник обязан представить  авансовый отчет об израсходованных  суммах, к которому прилагаются командировочное  удостоверение, документ о найме жилого помещения и расходы за проезд.

    На  работников, находящихся в служебной  командировке, распространяется режим  рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Дни отдыха, не использованные во время командировки, по возвращении из нее не компенсируются. Отъезд в командировку в выходной день компенсируется днем отдыха по возвращении из командировки.

    Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

    Если  станция, пристань, аэропорт находится  за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них. Аналогично определяется день приезда работника к месту постоянной работы.

    В комплект документов по оформлению командировок входят:

    - приказ (распоряжение) о направлении  отдельного работника или группы работников в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а);

    - командировочное удостоверение  работника (форма № Т-10);

    - служебное задание с кратким  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а).

    Кроме того, составляются такие документы, как докладная записка с обоснованием командировки, журналы учета выбывающих в командировку и учета приема командированных работников, авансовый отчет об использовании выданных денежных средств.

    Оформление  служебной командировки начинается с подачи докладной записки руководству организации о необходимости выезда в командировку для ознакомления на месте со складывающейся обстановкой, оказания практической помощи в решении назревших вопросов, установления необходимых контактов с деловыми партнерами, уяснения мер, которые целесообразно принять по возвращении из командировки.

    Докладная записка может быть составлена в  следующем виде.

    Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении применяются для конкретизации поставленных перед командируемым задач и контроля за их выполнением.

    Служебное задание подписывается руководителем  структурного подразделения, в котором  работает командируемый, утверждается руководителем организации и  передается в кадровую службу для  издания приказа о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем структурного подразделения, и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

    С согласия руководства готовится приказ (распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку (см. приложение 5.10).

    Приказ  заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации  или уполномоченным им лицом.

    В приказе указываются фамилия  и инициалы командируемого, его структурное  подразделение и должность, а  также цель, время и место командировки.

    При необходимости указываются источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в  командировку.

    Проект  приказа визируется заинтересованными  должностными лицами. Подписанный приказ регистрируется документационной службой, его первый экземпляр помещается в дело по командировкам, а второй экземпляр направляется в бухгалтерию для проведения расчетов.

    Командировочное удостоверение - документ, удостоверяющий полномочия командированного лица т подтверждения факта пребывания в пункте назначения в определенный период времени.

    В каждом пункте назначения делаются отметки  о времени прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

    Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Командированный работник заполняет  командировочное удостоверение  в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку, подписывает его у руководителя организации и получает у ответственного за командировки отметку о выбытии на оборотной стороне удостоверения. Выбытие подлежит регистрации в специальном журнале по учету работников, выбывающих в командировку.

    В пункте назначения дата прибытия и  выбытия командированного также  фиксируется в журнале учета приема командированных работников. Командировочное удостоверение является финансовым документом.

    3.4. Условия и порядок предоставления отпусков, и их оформление.

    В соответствии с Трудовым кодексом РФ всем работникам предприятия, организации  в течение года предоставляется  основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с сохранением  места работы (должности) и среднего заработка.

    Работникам  согласно ТК РФ и иным федеральным  законам помимо основного отпуска  может предоставляться удлиненный оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней.

    Продолжительность основного и дополнительного отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

    Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных  дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

    При исчислении общей продолжительности  ежегодно оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным дополнительным отпуском.

    Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника  по истечении шести месяцев его  непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее: женщинам по беременности и родам; работникам в возрасте до  18 лет; работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев, и в некоторых других случаях, предусмотренных федеральными законами.

    Отпуск  за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной в данной организации.

    Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем его продолжительность на основной работе, работодатель по просьбе работника продлевает ему отпуск соответствующей продолжительностью, но без сохранения заработной платы.

    Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен  в случаях:

    - временной нетрудоспособности работника;

    - исполнения работником во время  отпуска государственных обязанностей, если законом предусмотрено при  этом освобождение от работы;

    - в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

    Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению сторон переносится на другой срок, если работнику  своевременно не была произведена оплата за время отпуска либо работник был  предупрежден об отпуске позднее, чем  за две недели до его начала.

    В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно сказаться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перемещение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

    Запрещается непредоставление отпуска более  двух лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда.

    По  соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска  должна быть не менее 14 календарных  дней.

    Отзыв работника из отпуска допускается  только с его согласия. Неиспользованная часть отпуска в этом случае должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв работника из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

    Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

    При увольнении работнику выплачивается  денежная компенсация за неиспользованный отпуск. По письменному заявлению  работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

    По  семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется соглашением между работником и работодателем (см. приложение 5.6). Отпуск без сохранения заработной платы также оформляется приказом (см. приложение 5.7).

    Работник, находящийся в таком отпуске, может в любое время прервать его, и выйти на работу, предупредив  об этом работодателя.

    При оформлении ежегодного оплачиваемого  отпуска используются следующие  формы документов: указание о составлении графика отпусков, график отпусков и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. До издания приказа может представляться заявление об отпуске (см. приложение 5.5).

    Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа организации.

    Перед составлением графика отпусков дается соответствующее указание.

    График  отпусков представляет собой таблицу  с перечислением работников, количества дней и даты начала и окончания отпуска (см. приложение 5.4).