Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Факт  приема на работу в организацию регистрируется отделом кадров в журнале регистрации  поступивших на работу (рис. 2.2).

    Рис. 2.2. Журнал регистрации принятых на работу

    Приказ  о приеме на работу.

    Прием на работу считается одной из самых распространенных процедур в кадровом делопроизводстве. Прием на работу включает в себя:

    1) заключение трудового договора  с работником организации;

    2) оформление приказа «прием на  работу»;

    3) фиксацию записи в трудовой  книжке о приеме на работу;

    4) фиксацию записи в книге учета  движения трудовых книжек;

    5) фиксацию записи в личной карточке.

    Рассмотрим более подробно процедуру «прием на работу». Сначала мы делаем запись о наименовании организации в приказе. Стоит отметить, что запись наименования организации должна соответствовать уставу или положению, которое было утверждено на предприятии. Помимо этого запись должна быть развернутой. Сокращать запись «наименование организации» мы можем только в том случае, если сокращенный вариант прописан и утвержден в учредительных документах предприятия.

    Следующим шагом будет заполнение кода организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Код организации присваивается во время прохождения регистрации организации, когда она становится официальным юридическим лицом. Информацию о коде можно получить либо у руководителя структурного подразделения, ответственного за кадровое делопроизводство, либо в бухгалтерии.

    Графу «Дата составления приказа» мы заполняем  только после того, как он был подписан начальником. Только после его подписания мы вручную вписываем в данную графу дату и номер документа. Если же подписан только проект приказа, то вписываются в графу только месяц и год его издания.

    Помимо  руководителя приказ о приеме на работу визируют другие заинтересованные лица.

    В приложении № 4.6 приведен образец приказа о приеме на работу.

    После того, как мы рассмотрели приказ о приеме на работу на постоянной основе, обратим внимание на отличительные особенности составления приказа о приеме на работу совместителя.

    Трудовое  законодательство Российской Федерации  предусматривает два вида совместительства: внутреннее и внешнее. Под внутренним совместительством подразумевается, что работник заключил дополнительный трудовой договор с работодателем, у которого он работает на постоянной основе. Под внешним совместительством подразумевают заключение еще одного трудового договора, но уже с другим работодателем. По желанию работника сведения о работе по совместительству можно занести в трудовую книжку, но только после того, как был подписан трудовой договор (статья 282 ТК РФ) и издан соответствующий приказ о приеме на работу (форма № Т-1).

    При заполнении формы приказа в графе  «Условия приема на работу, характер работы»  фиксируется следующая информация: «По совместительству». На основании данного приказа сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство в компании, которая является основным местом работы работника-совместителя, имеет право после предоставления копии приказа другого работодателя внести сведения в трудовую книжку своего сотрудника-совместителя.

    Далее рассмотрим еще один распространенный случай составления приказа о приеме работника на работу без испытательного срока.

    Обычно  при приеме на работу работодатель устанавливает испытательный срок для нового сотрудника, который фиксируется в трудовом договоре. Для работников испытательный срок не должен превышать 3-х месяцев, а для руководящей должности — не более 6 месяцев.

    Трудовой  кодекс Российской Федерации вводит ограничение в установление испытательного срока для ряда категорий сотрудников. К таким сотрудникам относятся:

    1) беременные женщины;

    2) молодые специалисты (окончившие  только высшее учебное заведение  и лица, впервые трудоустраивающиеся  на работу).

    Для вышеперечисленных категорий испытательный срок в соответствии с Трудовым Кодексом РФ не подлежит установлению.

    Рассмотрим более подробно процесс оформления на работу молодого специалиста. Сначала заключается трудовой договор, в котором прописывают все условия работы (например, режим рабочего времени, размер заработной платы, должностные обязанности и т.д.) в соответствии со статьей 57 ТК РФ. После заключения трудового договора издается приказ о приеме на работу с использованием унифицированной формы № Т-1. После этого заполняется личная карточка и трудовая книжка молодого специалиста.

    В приложении № 4.3 приведен образец личной карточки работника.

    Тема  3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛА

    3.1. Классификация документов, характеризующих движение кадров.

    Среди документации по личному составу наиболее многочисленной является группа документов, сопровождающая движение кадров.

    Под движением кадров обычно подразумеваются:

    - прием, перевод, увольнение работников;

    - предоставление отпусков;

    - командирование работников.

    Оформление  приема на работу, по сути, предваряет трудовые процессы, происходящие на предприятии, поэтому прием работников логичнее рассматривать вне рамок движения кадров, что проделано в предыдущей главе.

    Документацию, характеризующую движение кадров, условно  можно квалифицировать по трем группам:

    - документация, связанная с перемещением  кадров;

    - документация, связанная с исполнением  должностных обязанностей и социальных  гарантий работников;

    - документация, связанная с прекращением  трудовых отношений с организацией, с увольнением.

    Ознакомление с процедурами, выполняемыми при осуществлении движения кадров, и оформлением соответствующих документов начнем с перевода работников.

    3.2. Перевод работника на другую работу.

    Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ.

    В нем предусмотрены три вида перевода на другую работу:

    - перевод на работу в той  же организации;

    - перевод на работу в другую  организацию;

    - перевод в другую местность,  в том числе вместе с организацией.

    Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника.

    Перевод на другую работу, связанный с существенными  изменениями условий труда, предусмотренных  заключенным трудовым договором, также  требует согласия работника. К таким  изменениям относятся поручение работы, не соответствующей его специальности, квалификации, должности, либо работы, влияющей на размер заработной платы, предоставляемые льготы, преимущества, меняющие сложившийся трудовой режим, и пр.

    Работодатель  не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

    Не  является переводом и не требует  согласия работника перемещение  его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное  подразделение в той же организации  с оплатой труда по выполняемой  работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

    Перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать  одного месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря).

    В случае производственной необходимости  работодатель имеет право переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

    Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия, несчастных случаев, простоя, уничтожения или порчи имущества, а также для замещения отсутствующего работника.

    Под производственной необходимостью понимается наступление исключительных, неординарных обстоятельств, которые нельзя было предусмотреть заранее и которые являются для предприятия форс-мажорными.

    Прежде  чем издать приказ о переводе, работодатель обязан подробно ознакомить работника  со всеми условиями его труда на той работе, куда его предполагается перевести.

    Поскольку перевод на другую работу по общему правилу допускается с согласия работника, существенное значение имеет  форма выражения такого согласия.

    Процедура перевода работника на другую работу оформляется в зависимости от инициативы (работника или работодателя) заявлением о переводе на другую работу или представлением руководителя структурного подразделения о таком переводе (см. приложение 5.1).

    Наиболее  частым является перевод в другое подразделение организации на другую должность. Перевод на другую должность может быть осуществлен по просьбе работника, в результате аттестации работника и по другим основаниям в соответствии с ТК РФ.

    Если  работник не согласен на предложение  работы  в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему иную имеющуюся в организации работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы – вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнить с учетом его квалификации и состояния здоровья.

    Если  вопрос о переводе на другую работу возник по инициативе работника, он подает соответствующее заявление. Для  этого используется трафаретный  бланк о переводе или стандартный лист бумаги формата А5 с отпечатанным трафаретным текстом, который заполняется работником в одном экземпляре, подписывается, датируется и передается руководителю структурного подразделения, откуда работник увольняется, и руководителю структурного подразделения, куда он переходит, на визирование. Затем документ-заявление поступает в отдел кадров, где визируется его руководителем и передается работодателю. После наложения резолюции работодателя документ возвращается в отдел кадров для подготовки приказа о переводе.

    После составления заявления непосредственный руководитель сотрудника подготавливает представление на перевод или докладную записку с просьбой о переводе и его обоснованием на имя руководителя организации. В данном документе обязательно прописывается следующая информация:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• должность сотрудника;
• разряд;
• категория или класс квалификации;
• название структурного подразделения сотрудника;
• краткая оценка профессиональной деятельности сотрудника;
• основание для перевода на другую работу (новая должность, новое структурное подразделение);
• дата перевода.

    После того, как документ оформлен, на нем  ставятся визы заинтересованных должностных  лиц. И только после этого документ передается на рассмотрение руководителю предприятия.

    Если руководитель дает свое согласие на перевод, то им оформляется такая запись: «резолюция: Отдел кадров. В приказ с 14.10.2009».

    Потом этот документ подписывается работником, и только после этого он может  служить основанием для приказа  или распоряжения о переводе на основании формы № Т-5 или Т-5а.

    Когда инициатором перевода является работодатель (или руководитель структурного подразделения  организации), за подписью последнего составляется представление, в котором обосновывается необходимость перевода работника на другую работу (см. приложение 5.1).

    Представление визируется руководителем отдела кадров, руководителем отдела труда и  заработной платы (при его наличии), а также представителем выборного  органа (профсоюзного комитета и др.). Представление поступает для рассмотрения работодателем (руководителем организации) и с его резолюцией направляется в отдел кадров.