Теоретические основы учета труда и заработной платы

Дт 70 -  Кт 76/1 – удержаны деньги из зарплаты работника по исполнительному документу.

При выплате удержанных денег  взыскателю следует сделать запись:

Дт 76/1 -  Кт 50, 51 – выданы (перечислены) удержанные деньги взыскателю.

Если удержанную сумму  организация переводит по почте, то в учете следует сделать  проводки:

Дт 57 - Кт 50 – сданы на почтовое отделение удержанные деньги для  пересылки взыскателю;

Дт 76/1 - Кт 57 – списана  удержанная сумма, полученная взыскателем.

Списать удержанную сумму  можно только после того, как от почты придет уведомление, что деньги переданы взыскателю. Если место нахождения взыскателя неизвестно, то удержанные суммы перечисляются на депозитный счет суда по месту нахождения организации.

При производстве удержаний  по инициативе администрации их последовательность определяется работодателем самостоятельно, но с таким расчетом, чтобы не превысить предельные суммы удержаний, разрешенные действующим законодательством.

   2.4. Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда

       Синтетическими (обобщающими) счетам в бухгалтерии принято называть такие счета, которые дают обобщенные показатели по экономически однородным группам средств, их источников и хозяйственных процессов в денежном выражении. Учет с использованием только синтетических счетов называют синтетическим учетом.

Синтетический учет расчетов по оплате труда организации ведут  на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

В ПСК «Южный Регион» в учетной политике указано, что в плане счетов на 70 счете открыты следующие субсчета:

70/1 – расчеты по заработной  плате;

70/2 – расчеты по депонированной  заработной плате;

70/3 – расчеты за общественные  работы.

Счет 70 преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние  расчетов с работниками по всем видам  выплат заработной платы.

По кредиту его отражают начисления по оплате труда, а по дебету – удержания из начисленной суммы, выдачу заработной платы. Сальдо этого  счета, как правило, кредитовое, показывает задолженность организации рабочим по заработной плате.

Оплата труда является одним из элементов издержек производства и одной из основных статей себестоимости продукции

По кредиту счета 70 отражаются причитающиеся членам трудового  коллектива и работающим по трудовому договору (контракту) лицам суммы начисленной заработной платы за отработанное время и премий (дебет счетов 08, 10, 12, 15, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 30, 31, 43, 47, 80-3, 81-2, 88, 89, 96), суммы пособий по временной нетрудоспособности и другие выплаты (дебет счета 69) за счет средств внебюджетных социальных фондов. Основанием для начисления заработной платы служат табель, наряды- заказы (наряды) на выполнение работы, другие документы.

По дебету счета 70 учитываются  выплаты заработной платы из кассы (кредит счета 50), сумма удержанного  в бюджет подоходного налога (кредит счета 68), своевременно не возвращенные подотчетным лицам суммы (кредит счета 71), суммы за причиненный материальный ущерб (кредит субсчета 73/3), в погашение задолженности по выданным ссудам (кредит субсчета 73/2), по исполнительным документам в пользу различных юридических и физических лиц (кредит субсчета 76/1).

 В таблице 2 показаны корреспонденция счетов по операциям начисления заработной платы, других выплат и удержаниям из начисленных выплат.

Таблица 2. 

Корреспонденция счетов по операциям начисления заработной платы,  других выплат и удержаниям из начисленных выплат, встречающиеся  в ПСК «Южный Регион».

Содержание операции	Дт	Кт
Начисление заработной платы, премий	20, 25, 26, 29 и др.	70
Начисление пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка и др.	69	70
Возвращение излишне выплаченной заработной платы	50	70
Поступление компенсации  от превышения выплат за счет фонда  социальной защиты населения над суммой отчислений в этот фонд	51	69
Выплата заработной платы  из кассы наличными	70	50
Удержания НДФЛ из заработной платы	70	68
Удержания перерасхода подотчетных сумм	70	71
Удержания за предоставленные  займы	70	73/2
Удержания по исполнительным листам (штрафы, алименты и др.) и  профсоюзных взносов	70	76
Удержано по исполнительному  листу	70	76/1

 

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы в ПСК «Южный Регион»  осуществляется по следующим основным направлениям:

-   по структурным  подразделениям;

-  отдельно по каждому  работнику;

-   по видам начислений;

-   по категориям  работников.

На предприятии используется автоматизированный вариант организации  аналитического учета программа  «1-С: Зарплата и кадры».

Многочисленные документы  по учету заработной платы поступают  в бухгалтерию компании из подразделений  по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.

Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость, основанием для составления которой служат следующие первичные документы:

-  табель учета использования  рабочего времени;

-  свод по ЖЕУ (подразделениям);

-  справки-расчеты на  отдельные виды доплат, сумм дополнительной  заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

-  исполнительные листы  и заявления работников на  различные вычеты и удержания  из заработной платы;

- платежные ведомости  или расходные кассовые ордера  на выданные авансы.

Работники предприятия получают заработную плату по платежным ведомостям. В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки: табельный номер, Ф.И.О. сумма к выдаче, расписка в получении.

Для выплаты заработной платы  установлены жесткие сроки для  ее выдачи – 3 дня с момента получения наличных денежных средств в учреждениях банка.

Если заработная плата  не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.О. работника специальным штампом делается отметка «депонировано», ведомость закрывается. На депонентские суммы составляется реестр не выданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость  и реестр не выданной зарплаты передаются кассиром в расчетный отдел бухгалтерии. После проверки ведомости бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.

Учет депонентских сумм ведется  в Книге учета депонированных сумм. По истечении трех лет невостребованные суммы списываются в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных операций.

2.5. Автоматизация учета заработной платы.

Отчетность по труду и его оплате

        В бухгалтерской деятельности особенно важно иметь максимальную эффективность от работы персонала, оптимальную структуру управления. Без широкого применения бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, а также принимаются более объективные финансовые и управленческие решения, достичь желаемого в настоящее время невозможно.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительной  неопределенности в налоговой сфере  предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Зачастую они страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия, а также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Руководителям российских предприятий  сегодня приходится принимать решения  в условиях неопределенности и риска, что вынуждает постоянно держать  под контролем различные аспекты  финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета  совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. 

Хорошие бухгалтерские системы  вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Надежность системы в  компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых  случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать  защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.

 Как уже упоминалось  в ПСК «Южный Регион» Коневского  района установлена  программа 1С: Бухгалтерия: Зарплата и Кадры. Несколько слов о программе «1С: Бухгалтерия». Она является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Для расчёта заработной платы  и кадрового учёта предназначена  система «1С: Зарплата и Кадры», которая  может  использоваться  как  на  хозрасчетных  предприятиях  Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием.

 Она позволяет не  только автоматизировать расчет  заработной платы, но и организовать  учет сотрудников, регистрировать  служебные перемещения получать  статистические справки по кадровому  составу. Универсальность системы  позволяет реализовать любой  подход к решению этих задач  и получать любые отчетные документы.

Возможность изменения и  дополнения первоначальной конфигурации программы позволяет настроить  ее на требования любого предприятия  и даже конкретного пользователя. В то же время первоначальная поставка имеет ряд  основополагающих свойств, позволяющих сразу приступить к расчету  заработной платы. Работая с первоначальной настройкой,  уже можно:

- оформлять приказы о  приеме на работу;

- оформлять приказы о  продвижении по службе;

- вводить и рассчитывать  больничные листы; 

- осуществлять расчет  отпусков разного типа и оформлять  отпускные записки;

- вводить разовые или  долгосрочные доплаты; 

- оформлять приказы о  выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

- проводить перерасчеты  "задним числом";

- рассчитывать разнообразные  доплаты от доплаты к окладу  до доплаты "за выслугу лет";

- вести штатное расписание  предприятия; 

- получать стандартные  отчеты и формы для предоставления  в налоговые и прочие органы;

- проводить межрасчетные  выплаты заработной платы; 

- проводить частичную  выплату заработной платы; 

- депонировать суммы,  не выданные по платежным ведомостям;

- учитывать долги по  заработной плате прошлых периодов;

- оформлять увольнение  с расчетом компенсаций отпуска,  выходного пособия и др.

Однако в организации  установлена нелицензионная версия этой системы, что является вопиющим нарушением российского законодательства. Многие функции и возможности программы недоступны, такие как автоматический расчет отпускных, пособий по больничным листам, компенсаций за неиспользованный отпуск и др. Все эти расчеты бухгалтеру приходиться производить вручную, что не исключает ошибок. Эти условия создают сложности по формированию отчетности по труду.