Бухгалтерский учет материалов и расчетов с поставщиками

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 - Схема документооборота по учёту материально- производственных запасов

 

Бланки приходных ордеров  выдаются заведующему складом в  заранее пронумерованном виде. Можно  приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанных  в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в  оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном  ордере.

Материалы могут поступать  в организацию и от подотчетных  лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных  при приобретении материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета  и чеки магазинов, квитанции приходных  кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или  у населения.

Учет движения и остатков материалов заведующий складом ведет  в карточках складского учета типовой формы (форма № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

Запись в карточках  делается заведующим складом на основании  первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится  остаток по каждому номенклатурному  номеру, сорту, размеру соответствующих  запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует  руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным  номенклатурным позициям, а также  об остатках запасов, длительно находящихся  без движения.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового  учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Периодически (не реже одного раза в неделю) работники материального  отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учета с одновременной проверкой  оформления первичных документов. Остатки  материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных  документов и передает его с приложением  необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных  и т.п.) в бухгалтерию. Документы  подбираются в пачки по группам  и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются  по мере использования лимита. В  конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета  в сальдовую книгу(ведомость), которая  ведется по балансовым счетам материальных запасов, субсчетов, группам запасов  и отдельным их видам.

Контроль за правильностью  складского учета осуществляется в  бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных  документов, записей движения материалов в карточках складского учета  и их остатков в сальдовой книге.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально ответственным  лицам (складом) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

Поступившие со склада в  бухгалтерию первичные документы  проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем таксируются(оцениваются) по твердым учетным ценам. Итоги  реестров документов (по приходу и  расходу) отражаются по синтетическим  счетам, субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окончании  месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых  оборотных ведомостей по каждому  складу.

Правильность ведения  складского учета материалов проверяется  путем сопоставления стоимостных  итогов по каждой группе запасов в  сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной  ведомости. Если обнаружены расхождения  между показателями складского учета  с показателями групповой оборотной  ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в  пределах той группы запасов, по которой  выявлены расхождения.

Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым.

 

1.4 Синтетический  учет поступления, заготовления  и использования материалов

 

Для синтетического учета материалов предназначен 10 счет, который имеет  8-м субсчетов. Счет активный, инвентарный.

Материалы, принятые на ответственное  хранение и в переработку, учитываются  на забалансовом 002 счете “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное  хранение”. План счетов предусматривает  возможность использования одного из двух вариантов учета заготовления материалов:

1 вариант: 

Движение материалов на 10 счете  отражается по фактической себестоимости. В течение месяца отпуск материалов производится по учетным ценам, а  по окончании месяца определяется сумма  транспортно-заготовительных расходов (ТЗР), относящихся к израсходованным  материалам. Данные, образующие фактическую  себестоимость полученных материалов, отражаются в разных Журналах-Ордерах: № 6 (К 60);  № 7 (К 71); № 8 (К76);  № 10 (К20); № 13 (К 91), а суммируются в главной книге по Д-ту 10 счета.  Фактическая стоимость израсходованных материалов определяется по ведомости № 10 и записывается в Журнале-Ордере № 10 с Кредета 10 счета в дебет разных счетов.

 

Таблица 1 – Вариант бухгалтерского учета заготовления и расходования без использования счетов 15 и 16

 

Дебет	Кредит	Содержание операции
10	60	Прибыли материалы от поставщика
10	71	Поступили материалы за счет подотчетных  сумм
10	23	Изготовленные цехом материалы  прибыли на склад
10	20	Сэкономили материалы из производства
10	28	Забракованная продукция
10	75/1	Вклад в уставный капитал в виде материалов
10	80	Выявлены излишки при инвентаризации
10 тзр	23	Материалы привезли своим транспортом
10 тзр	60	Материалы привезли за счет чужих  услуг
10 тзр	70,69	Начислена зарплата за услуги
20	10	Материалы ушли на изготовление продукции  основного производства
23	10	Материалы ушли на изготовление продукции  вспомогательного производства
26	10	Материалы израсходованы на общехозяйственные  нужды
25	10	Материалы израсходованы на общепроизводственные  нужды
28	10	Материалы использованы на исправление  брака
31	10	Материалы использованы на освоение новых видов продукции
43,46	10	Материалы ушли на упаковку готовой  продукции
62,48	10	Материалы, реализованные на стороне
84	10	Недостача материалов при инвентаризации

 

2 вариант.

Предполагает использование 15 “Заготовление  и приобретение материалов” и 16 “Отклонение в стоимости материалов”  счетов.

 

Таблица 2 – Вариант бухгалтерского учета заготовления и расходования с использованием счетов 15 и 16

 

Дебет	Кредит	Содержание операции
15	60,71,70,76,69,23	Все затраты по процессу заготовления
10	15	Стоимость фактически поступивших  и оприходованных материалов по учетным  ценам
16	15	Положительная разница между фактической себестоимостью и учетной стоимостью
15	16	Отрицательная разница между фактической себестоимостью и учетной стоимостью
20,26,23	16	Стоимость материалов по учетным ценам, отпущенным со склада
10	15	Заприходованная учетная стоимость

 

Дебетовое сальдо по 15 счету показывает стоимость материалов в пути (как  оплаченных, так и не оплаченных).

 

1.5 Инвентаризация  материалов

 

Для обеспечения сохранности  материальных ценностей в организации  не реже одного раза в год проводится инвентаризация. Она производится на основании приказа руководителя организации, в котором указываются  сроки начала и окончания инвентаризации, а также порядок и последовательность ее проведения.

До начала инвентаризации материально ответственные лица письменно подтверждают, что все  документы по приходу и расходу  материальных ценностей сданы в  бухгалтерию и что у них  нет никаких неоприходованных и  не списанных в расход материальных и не списанных в расход материальных ценностей. На день инвентаризации бухгалтерия  выводит на основании аналитического учета остатки инвентаризуемых  средств. Инвентаризация проводится обязательно  в присутствии материально ответственных  лиц и только в исключительных случаях – без их присутствия.

Фактическое наличие ценностей  по каждому их виду заносится в  инвентаризационные описи установленной  типовой формы. Описи оформляются  четко, без помарок и неоговоренных  исправлений. Они подписываются  всеми членами комиссии, а материально  ответственные лица дают на них расписку о том, что в их присутствии  полностью и правильно составлена опись, что отсутствуют претензии  к членам комиссии, а также о  том, что материальные ценности находится  под их материальной ответственностью.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а  по годовой инвентаризации – в  готовой бухгалтерской отчетности.

Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются  на счет 10 «Материалы», а соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом делается запись:

Д 10 «Материалы»

К 91 « Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Недостачи материальных ценностей  списываются на счет 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей» по фактической  себестоимости, а по частично испорченным  материалам – в сумме определившихся потерь. На сумму недостач и порчи  ценностей составляется бухгалтерская  проводка:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К 10 «Материалы» (по соответствующим счетам).

Списание недостач в пределах норм естественной убыли относится  в дебет счетов расходов организации:

Д 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» и др.

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При хищении, а также сверх  норм естественной убыли, когда установлены  конкретные виновники, делается запись:

Д 73  «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет«Расчеты по возмещению материального ущерба»

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача сверх норм естественной убыли, а также при хищении, когда  конкретные виновники не установлены, или при отказе суда во взыскании  вследствие необоснованности исков  отражается:

Д 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Информация об МПЗ и основных средствах, полученная в ходе инвентаризации, может быть отражена в таких документах, как:

– инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1);

– инвентаризационная опись товарно-материальных ценностях (форма № ИНВ-3);

– акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);

– инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5).

 

1.6 Формы расчетов  с поставщиками и подрядчиками

 

Существуют различные  формы расчетов между поставщиками и покупателями.

При наличном расчете за товары, денежные средства поступают  непосредственно в кассу организации. В основном расчеты между поставщиком  и покупателем за товары, услуги, работы производятся в безналичной  форме. Эта форма расчетов осуществляется через банковские, кредитные и  расчетные по товарным и нетоварным операциям.