Анализ финансового состояния и организация бухгалтерского учета на предприятии

Знание технологии производства особенно важно при  определении наиболее рациональных форм и методов учета затрат на производство продукции и калькулирования себестоимости продукции, для обеспечения контроля за соблюдением норм производственного потребления и норм выхода готовой продукции.

Для определения  объема и характера учетной работы, необходимо, прежде всего, для установления штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между отдельными работниками, составлять перечень всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и устанавливать норму времени выполнения каждой операции.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями предприятия необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации  учета учетный аппарат предприятия  сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и др.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

При децентрализации  учета учетный аппарат рассредоточен  по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический  и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов  и отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

Практика  показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях.

В некоторых  организациях применяют частичную  децентрализацию учета, при которой  в производственных подразделениях кроме составления первичных  документов предусмотрены аналитический  учет по отдельным синтетическим  счетам, учет производственных затрат, исчисление фактической себестоимости изделий и др. Однако законченный БУ в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Для обеспечения  рациональной организации БУ большое  значение имеет разработка плана  его организации.

План организации БУ состоит из следующих элементов: план документации и документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденция; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации перечисляют документы для учета хозяйственных операций и составляют расчет потребности в бланках. Организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают изготовление их тиража в типографии или делают заявку на их приобретение, а при централизованном снабжении – заявку на получение их от вышестоящей организации.

Все формы  первичных учетных документов, как  типовых, так и разработанных самостоятельно, составляют с соблюдением требований, предусмотренных Положением о БУ и отчетности.

Основой организации  первичного учета в организации  является утвержденный главным бухгалтером  график документооборота, то есть прохождения  документов от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяются лица, ответственные за оформление документов, а также порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. Необходимо, чтобы проверка наличия ценностей не оказывала негативного воздействия на работу предприятия. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам.

В плане отчетности указывают: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления  отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, а также  фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, отвечающих за составление отчетности, с точным указанием выполняемых работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержаться необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй – по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.

В плане технического оформления учета дают детальную  характеристику формы учета, которая  будет применена на данном предприятии, а также указывают, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы учета организации обязаны руководствоваться указаниями и инструкциями по этому вопросу, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм БУ.

Значительное  место в плане технического оформления учета должно быть уделено механизации  и автоматизации учета. Помимо использования  вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение различных вычислительных таблиц и различного рода средств механизации измерения и счета: мерной тары, счетчиков (газовых, электрических и др.).

В плане организации  труда работников бухгалтерии определяют структуру аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия по повышению их квалификации, составляют графики учетных работ. Основное назначение графиков – распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работ, мероприятий по научной организации труда счетных работников. Графики бывают индивидуальными, структурными и сводными.

В индивидуальных графиках (календарных планах) указывают  работы, которые должны выполняться каждым работником, и срок их выполнения. График регламентирует занятость работника в течение и одного рабочего дня, и более длительных периодов времени (месяц, квартал и др.).

В структурных  графиках указывают наименования и  сроки выполнения работ отдельными структурными частями бухгалтерии или предприятия (расчетной группой бухгалтерии, складом, цехом и др.).

В сводном  графике указывают сроки выполнения отдельных учетных работ (составление  отчетности, проведение инвентаризации и др.) по организации в целом. Он отражает в обобщенном виде весь учетный процесс, и ответственность за его выполнение возложена на главного или старшего бухгалтера предприятия. Графики учетных работ составляют в виде таблиц, в которых отмечают сроки выполнения запланированных работ.

Бухгалтерский аппарат, его структура и функции.

Деятельность  бухгалтерского аппарата определяется Положением о БУ и отчетности [50, С.14], в соответствии с которым  бухгалтерия является самостоятельным  структурным подразделением (службой) и не должна входить в состав другой части (службы) предприятия.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий  организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия  технических средств учета. Она  должна: отражать специфические особенности организации и технологии производства; обеспечивать взаимодействие между структурными подразделениями и исполнителями; не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей; использовать достижения научной организации труда; быть максимально простой и компактной; обеспечивать руководство предприятия всей информацией, необходимой для контроля и управления производством при минимальных затратах на функционирование бухгалтерии, а внешних пользователей – достоверной бухгалтерской отчетностью.

В настоящее  время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью до 7-9 человек.

При организации  аппарата бухгалтерии по вертикали  создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих звеньев управления, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется в большинстве средних организаций и в некоторых крупных организациях.

В средних  организациях в состав бухгалтерии  входят:

• материальная группа, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведут учет основных средств и МБП;
• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом. Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;
• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;
• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства  и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных  организациях кроме перечисленных  обычно существуют группы (отделы) учета  тары, учета основных средств, расчетная группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами, группа подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.

      Общая схема структуры бухгалтерского аппарата средних и крупных предприятий показана ниже (рис.1.1).  

Рис.1.1 Структура  бухгалтерского аппарата средних и  крупных предприятий

При комбинированной  организации структуры бухгалтерии  ее специальные структурные подразделения (например, по производствам), выполняют  замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в особо крупных организациях и в производственных объединениях.

Важный этап разработки структуры бухгалтерии – формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

Работа бухгалтерии  должна осуществляться с использованием научной организации труда (НОТ) работников учета, которая вызвана повысить производительность их труда, достоверность и полноту получаемой информации, ее аналитичность.

НОТ счетных  работников представляет собой комплекс разработанных на основе современных  достижений науки и техники мероприятий, обеспечивающих рациональное ведение учета, и включает следующие элементы: разделение и кооперация труда, его нормирование и стимулирование, методы и приемы труда, организация и обслуживание рабочих мест, создание благоприятных условий для труда.

Из перечисленных  элементов НОТ наиболее важными представляются создание благоприятных условий труда и организация и обслуживание рабочих мест.

Создание  благоприятных условий труда  учетным работникам включает в себя: выделение специально оборудованного помещения (как правило, вблизи основного производства и в одном здании с другими службами управления); обеспечение нормальной освещенности, температуры (в пределах 18-20⁰С), влажность воздуха (более 60%), а также его чистоты, правильное цветовое оформление интерьера; создание нормального психологического климата, режима работы (время начала и окончания перерывов в работе, сменность, чередование дней отдыха, графиков отпусков и др.).

В этот перечень входят также рациональная организация  рабочего места, которая означает: выбор  габаритов, форм мебели и оборудования, удобных для работы, и размещение их с учетом последовательности выполняемых работ; оборудование рабочего места соответствующей оргоснастикой, современной вычислительной техникой и нормативно-справочными материалами; создание благоприятных санитарно-гигиенических и психологических условий труда.