Изучение финансового учета наличия и оценка материально-производственных запасов

Если в интересах  производства целесообразно направить  материалы непосредственно в  подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад с переданные в подразделение организации. В этих случаях в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые  могут завозиться транзитом непосредственно  в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

На стройках строительные материалы, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя центральный склад.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы.

Приемные акты и приходные ордера должны, как  правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных  нормативными актами для приемки поступающих грузов.

Материалы, приобретенные  через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

 

2.2 Документальное оформление операций по отпуску материалов на производство

 

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Материалы отпускаются с  центральных складов организации  в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями).

Отпуск материалов сверх  норм производится в порядке, установленном  в данной организации. При отпуске  материалы должны измеряться в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Отпуск материалов со складов  организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.

B необходимых случаях  составляется также список лиц,  которым предоставлено право  выдавать разрешения (пропуска) на  вывоз из организации материалов. Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации.

Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных  соответствующими службами организации  норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № M-11) и накладная (форма № M-15).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска  материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потре6ителю материалов, второй –  складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения  своего экземпляра лимитно-заборной карты.

 Кладовщик отмечает  в обоих экземплярах дату и  количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.

При небольших объемах  отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал.

По лимитно-заборной карте  ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. B случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

K сверхлимитному  отпуску материалов относятся  дополнительный отпуск, связанный  с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен бракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм).

При получении  материалов для производства продукции  взамен за6ракованной и для исправления  брака к лимитно-заборной карте  или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, которому изготовлена забракованная продукция.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесоо6разно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.

Лимит отпуска можно указать  и в самой карточке. Представитель  структурного подразделения при  получении материалов расписывается  непосредственно в карточках  складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

При этой системе  отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации  в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации  и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование- накладная (форма № M-11).

Накладную в двух экземплярах  составляет материально ответственное  лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр  служит сдающему складу основанием для  списания ценностей, а второй – принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются  операции по сдаче на склад или  в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № M-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска  материалов, второй-получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества.

Для распределения стоимости  отпущенных в производство материалов по видам продукции и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов.

В указанной ведомости  материальные затраты приводятся в  разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них – по заказам (видам продукции) и статьям расходов.

Финансовая  служба организации обязана:

• проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;
• производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета и. а также с данными бухгалтерской службы. При выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. B отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;
• определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;
• регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на  складах и подразделениях организации.

Таким образом, на второй стадии движения материалов происходит расходование материалов – их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства и для управленческих нужд организации

 

 

2.3 Документальное оформление операции по выбытию материалов

 

Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и раз руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

При перевозке  грузов автотранспортом оформляется  товарно-транспортная накладная. Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

Списание материалов может  осуществляться в следующих случаях:

• материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;
• материалы морально устарели;
• при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Подготовка необходимой  информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссией осуществляются следующие  функции:

• непосредственный осмотр материалов;
• установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.);
• выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
• определение возможности использования материалов на другие цели или их продажи;
• составление акта на списание материалов (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);
• представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;
• проведение совместно с экономическими службами организации оценки рыночной  стоимости материалов при понижении их физических свойств и определение стоимости
• отходов (утиля, лома с т.п.);
• осуществление контроля за утилизацией не пригодных к дальнейшему использованию материалов.