Создание модели электронного документаоборота

Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам [www.evfrat.ru].

Схематически работу с исходящей и входящей документацией  на примере конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом.

 

Схема 3.

Маршрут движения письма

 

                                                                                                                                                 

 

 

Электронная работа с внутренней документацией:

Работа с внутренней документацией состоит из следующих  этапов, выделенных Н.А. Лысенко:

1. Получение указания на разработку
2. Подготовка проекта документа
3. Согласование (визирование)
4. Регистрация в подразделении
5. Передача адресату
6. Отметка о доставке
7. Выдача (оформление) резолюций
8. Постановка на контроль
9. Отчет об исполнении
10. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение[Лысенко 2002: 45-56].

Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше. Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует  управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется задание Microsoft Outlook (тема - тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение - задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе». Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания.

Пользователь также  имеет возможность отложить задание  до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется  напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку «Отложенные». При завершении задания соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе» удаляется соответствующий reminder.

В ходе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданные документы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного вопроса автоматизированная система, установленная в нашей организации обеспечивает средства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлять поиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов,  по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможно осуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов и файлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр. Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковым фильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, их заголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определить агрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходит организация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы с ассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может быть экспортирован в Microsoft Excel или распечатан.

В процессе работы над  заданием исполнителя руководитель может произвести консолидированный  контроль, который сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Отчет  ассоциируется с виртуальной папкой и представляет собой композицию фильтра и связанного с ним представления. Фильтр может включать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет, и атрибутивные фильтры. Примерами отчетов могут быть следующие:

• все просроченные документы на сегодняшний день;
• все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период.

Таким образом, существует возможность произвести мониторинг выполняемых процессов и анализ загрузки персонала.

В процессе согласования проекта документа, исполнитель пользуется общекорпоративным справочником или справочником сотрудников компании для рассылки. Рассылка происходит аналогично, описанному выше, образом. Справочники  используются в других приложениях для хранения информации о сотрудниках организации и контрагентах компании. Справочники содержат информацию о структуре компании, информацию об адресах компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Система также позволяет редактировать данные справочники, добавлять в них новые атрибуты, что значительно расширяет возможности использования корпоративной системы.

Следует более подробно остановиться на организации электронного архива в нашей организации. Поскольку  в нашей модели документооборота выделяются 2 вида хранения данных: оперативное и  долгосрочное, то для  работы с данной информацией созданы разные виды хранилищ. Для  оперативного хранения первостепенным является скорость доступа, поскольку в оперативном «секторе» обычно хранятся документы, находящиеся в работе. Оперативное хранение производится с помощью  RAID-массивов. Они представляют собой способ организации нескольких жестких дисков, когда информация автоматически записывается одновременно на несколько дисков. При выходе из строя одного или нескольких накопителей информация восстанавливается с резервного. А для долговременного хранения больших объемов информации применяются архивные библиотеки на основе CD или DVD [Доронина 2002: 40, 41]. Каждая такая библиотека содержит до нескольких сотен дисков и одно или несколько устройств считывания записи. Автоматическая смена дисков в таких устройствах занимает от одной до нескольких секунд, что, в принципе, приемлемо для применения в системах электронного документооборота. А также некоторые виды документов хранятся на ленточных системах, что тоже достаточно удобно в использовании и выгодно в хранении.

Электронный архив нашей  организации обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного  количества документов и доступ неограниченного  количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом  и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов. А также обладает специальным клиентским расширением, которое позволяет напрямую сохранять документы в архиве из программ Microsoft Office, а также сохранять атрибуты файлов в виде атрибутов карточки и использовать средства VBA для разработки карточек.

Такая организация электронного документооборота в целом позволяет  нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в  процессе повседневной работы сотрудников  офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.

 

 

Заключение

 

На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация  может достигнуть не только тогда, когда  она будет хорошо спланирована и  управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования  компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области  программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.

Таким образом, спрос  на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители  создают все более и более  совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для, по определению В.Э. Баласаняна, канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления [Баласанян 2003: 23]. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще  активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса. 

Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.     

Целью данной дипломной работы являлось создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.  

Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным  движением документов, позволяют  нам сделать ряд выводов и  предложений:

1. Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
2. Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление  множества документов, назначение  и источник появления которых  неясны;

- большие  затраты времени на подготовку  и согласование документов, как  следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;

- избыточность  документооборота, большая потеря  времени на обработку входящей  и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

- противоречивость  принимаемых решений, невозможность  обеспечить быструю передачу  исходных документов и информации  должностным лицам, принимающим  решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие  сроки поручений, вытекающих из  резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления  истории работы с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные затраты  на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

3. Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».
4. Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.  С помощью данных критериев была выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой  для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота. 
5. В результате исследования создана модель электронного документооборота ЗАО «Bona Fide». 
6. Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота, которая включает в себя следующие стадии:
1. Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системы документооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Проектно-технологический: выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и разработка программы.
3. Собственно этап внедрения системы, который включает в себя под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.