Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени современного руководителя

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Естественно-технический  колледж

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Менеджмент»

на тему «Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени современного руководителя».

 

                                                                       Выполнила студентка

                                                           группы М- 101

                                                                        Хамбулатова М.М

 

                                                         Руководитель

                                                              Пономарева М.В

 

Воронеж 2012 г.

Введение

«Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим». (П.Друкер)

Постоянный дефицит времени  при возрастающей интенсивности  труда – явление, характерное  для большинства руководителей  во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос – как научиться  экономить и эффективно организовывать время тех, кто реализует функции  управления. Ценен  тот  руководитель, который знает своё дело,  умеет  хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя.  Но  даже  при наличии всех  выше перечисленных  навыков  руководитель  не  будет, успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день.

Цель данной курсовой работы – анализ затрат рабочего времени  руководителя и разработка рекомендаций по минимизации его потерь.

Для достижения поставленной цели необходимо:

- обосновать необходимость  рационального использования рабочего  времени;

- рассмотреть основные  причины потерь времени;

- изучить способы повышения  эффективности использования рабочего  времени;

- провести фотографию  рабочего дня;

- проанализировать структуру затрат рабочего времени директора ресторана быстрого питания ООО «Жар пицца» Бондаренко Дины Александровны

- разработать рекомендации  по повышению эффективности использования  рабочего времени.

 

1 Теоретические основы  анализа рабочего времени руководителя

1.1 Рабочее время руководителя: понятие и необходимость его рационального использования

Рабочее время - это установленный законодательством отрезок календарного времени, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, графиком работы либо условиями трудового договора должен выполнять свои трудовые обязанности. Норма рабочего времени - это установленная законом для данного руководителя продолжительность его рабочего времени за определенный календарный период - день, неделю, месяц. Норму нельзя превышать, но можно уменьшить по договору.

Эффективная работа руководителя предполагает в первую очередь рациональное использование рабочего времени. Время  – это самый важный, дефицитный и невосполнимый ресурс. Оно необратимо, его нельзя накопить, передать, оно  проходит безвозвратно. Поэтому любой  руководитель, желающий улучшить свою работу, должен периодически анализировать  уровень использования и потери времени.

На эффективность использования  рабочего времени оказывает влияние  многочисленные факторы:

- планирование времени;

- организация труда и  техника личной работы;

- режим работы;

- самочувствие и работоспособность.

1.2 Основные потери рабочего времени руководителя

Можно выделить большое количество различных причин, приводящих к потерям  времени. Часть из этих причин являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно  с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или  хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих причин.

Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя:

1 постоянная  спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые, возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым;

   2 нагромождение работ.  При этом  руководитель  начинает  заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него  нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов;

   3 постоянные доработки дома.  При этом время, отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности, на следующий день и в конечном итоге ведет к упадку здоровья;

        4 переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешке;

        5 суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека;

          6 бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации;

          7 слабая мотивация труда. Следствием является производительность, а                                    соответственно она порождает хроническую нехватку времени;

         8 плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации - «каждый объясняет, как может»;

      9 отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем;

    10 выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

Причины, которые не зависят  от руководителя:

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто  срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры  времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние  на потери времени.

       Рассмотрим эти причины:

1 Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по - настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

2 Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

3 «Воры времени» - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

а) телефонные звонки;

б) заглядывающие к руководителю люди;

в) проблемы с компьютерным оборудованием;

г) изменение очередности  работ, навязываемое коллегами;

д) недостаток организационного планирования;

е) неумение слушать других людей;

ж) неудовлетворительная организационная структура.

1.3 Способы повышение эффективности  использования рабочего времени  руководителя

Для повышения эффективности  использования рабочего времени, менеджер должен ясно представлять свой временной  бюджет и совокупность задач.

Для получения необходимой  для анализа рабочего времени  информации используют:

- фотографию рабочего  дня (ФРД);

- самофотография.

Фотография рабочего дня  – это вид наблюдения, при котором  измеряют все без исключения затраты  времени исполнителя за определённый период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение, какого времени занимался конкретный сотрудник. ФРД представляет собой  инструмент, который можно использовать для самых различных целей. Основное предназначение ФРД - это выяснение  точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования  рабочего времени. Кроме этого, ФРД  можно используется для достижения следующих целей:

1 определение структуры рабочего времени (выявление наиболее     затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит в работе);

2 изучение опыта лучших сотрудников (бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника, и для поиска более оптимальных способов организации труда);

3 установление норм (анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии, причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм);

4 выявление причин невыполнение норм (если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняют, то с помощью ФРД можно выявить причины такой ситуации);

5 выявление потерь рабочего времени (с помощью ФРД можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени, и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников);

6 совершенствование процесса организации труда (ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес – процессы и оценить, насколько они оптимальны);

7 оценка эффективности труда сотрудника (наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации).

Самофотография - метод изучения трудовых процессов, при котором  сами исполнители регистрируют продолжительность, и причины потерь рабочего времени  на специальных бланках. Поведение  самофотографии может быть обусловлено  различными обстоятельствами. Прежде всего, успешное и всесторонне внедрение  НОТ требует привлечения всех работающих, так как привлечение  их к изучению трудового процесса дает неисчерпаемый источник совершенствование  организации труда и производства.

Самофотография характеризует  потери рабочего времени по организационно – техническим причинам не менее  объективно, чем ФРД. Однако она не даёт представление о потерях  рабочего времени по вине самого исполнителя. Поэтому наряду с самофотографией  нужно проводить и ФРД. Накануне самофотографии инструкторы раздают  бланки и подробно разъясняют цель, задачи и технику наблюдений. В  день проведения самофотографии инструкторы  периодически помогают членам своей  группы правильно и оперативно вести  записи данных о перерывах в работе, а после окончания наблюдения – сформулировать и оформить предложения  по улучшению организации труда. Затем инструкторы собирают заполненные  карточки и сдают их в администрацию  предприятия. На основе предложений  участников самофотографии составляют проект плана мероприятий по улучшению  организации труда и обслуживанью рабочих мест.