Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени современного руководителя

Структура затрат рабочего времени руководителя

 

 

 

 

 

Для структурирования рабочего времени с целью наиболее хозяйского его использования при достижении, каких - либо целей и задач, стоящих  перед руководителем или организацией используется планирование, которое  может быть долгосрочным, среднесрочным  и краткосрочным. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени, который состоит в том, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых  должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного  характера. В каждой из этих целей  выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного  характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут  иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы  поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой  для среднесрочного и краткосрочного планирования.

                    Основные правила планирования времени:

1. Соотношение (60:40) – план составляется лишь на определённую часть рабочего времени (приблизительно на 60%). Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты, а также личные потребности не могут быть запланированными полностью. Следовательно, своё время рекомендуется распределять между двумя блоками:

            а) 60% - запланированное время (запланированная активность);

           б) 40% - рабочее непредвиденное (непредвиденная активность) и спонтанное (спонтанная активность) время.

2. Сведение задач воедино – план действий - чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго - средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность – системность – последовательность - над планами нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование – то есть планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

5. Восполнение потерь времени - восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Фиксация результатов вместо действий - фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установление временных норм - опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно, столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

8. Срок исполнения - чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка – перепроверка - план нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов - чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

   11. Принцип Парето (соотношение 80:20) – проекция этого правила на работу менеджера выглядит следующим образом: в процессе работы 80%  результата достигает за 20% рабочего времени.

  12. Принцип Эйзенхауэра - Д.Эйзенхауэр предложил простое дополнительное измерение для быстрого принятия решений. Согласно его принципу, приоритеты устанавливаются по критериям срочности и важности. Все дела, которые нам приходится делать можно разделить на четыре категории:

A.  Срочные и важные задачи. Очевидно, что ими нужно заниматься в первую очередь.

B.  Срочные, но не важные задачи. Если что-то не так уж важно, это надо выполнять очень быстро или, возможно, делегировать кому-нибудь.

C.  Несрочные, но важные задачи. Так как это – важная задача, ее нужно выполнить тщательно и не спеша, но времени уже в обрез. Это идеальная задача для делегирования. 

D.  Не срочные и не важные задачи.  Многие из тех, кто жалуется на нехватку времени, проводят много времени, занимаясь именно такими делами, следует тратить на них как можно меньше времени.

13. ABC- анализ основывается на следующих трех правилах, исходящих из опыта: наиболее важные задачи (категория А) составляют около 15 % от всех задач, которыми занимается менеджер. Однако, это важные задачи (по вкладу в достижение цели – около 65 %). Важные задачи (категория B) в среднем составляют 20 % от общего числа задач и 20 % важность работы менеджера. Менее важные задачи (категория C) составляют 65 % от общего количества задач, но имеют меньший относительный вес - около 15% от общей «ценности» результата. Согласно ABC- анализу рекомендуется сначала заниматься делами группы. А (наиболее важными и приносящими наибольшую часть результата). Следующие на очереди – задачи группы В, так же привносящие значительный вклад в достижение общей цели. В то же время большое количество задач приносит малую часть результата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2  Анализ потерь рабочего  времени директора ООО «Жар Пицца» Бондаренко Дины Александровны.

«Жар Пицца» - это сеть ресторанов быстрого обслуживания, динамично  развивающаяся, молодая компания в  сфере общественного питания. Первый ресторан быстрого обслуживания «Жар Пицца» был открыт в феврале 2003г. в городе Курске. Благодаря оригинальной кухне, быстрому обслуживанию и яркому стилю оформления, он сразу привлёк  большое количество посетителей. Отложенная схема приготовления, оригинальное меню, и соблюдение высоких стандартов качества обслуживания стали залогом  успеха компании «Жар пицца», и в  декабре 2004 года были открыты ещё 2 предприятия  в Волгограде и Воронеже, а феврале 2005 года «Жар Пицца» шагнула в город  Орёл. Успешная работа предприятия  послужила хорошим стимулом для  открытия новых ресторанов, и на сегодняшний  день в различных  регионов России успешно функционируют 11 предприятий, и в перспективе  открытие новых.

В Воронеже данная сеть расположена в нескольких районах, одна из сетей находится на Московском проспекте, там работают 25 сотрудников. В штаб входят: директор, администраторы, кассиры, кладовщики, повара, грузчики и так далее. Средний возраст сотрудников составляет 35 лет. Директор Бондаренко Дина Александровна, 33 года, работает в данной компании с января 2009г. Дина Александровна до повышения руководителя работала в этой сфере администратором. Далее поднимаясь по карьерной лестнице, через 2 года стала директором.

 2.2 Анализ затрат рабочего времени

Анализ использования  рабочего времени руководителя помогает выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого  рабочего стиля, позволяет определить, на что расходуется время, сколько  времени требует выполнение тех  или иных дел, факторы, стимулирующие  или ограничивающие работоспособность. Для подобного анализа будем  использовать самофотография рабочего времени.

Таблица 1. Самофотография рабочего времени директора Бондаренко Д.А

Первый день наблюдения

Вид деятельности	Интервал времени	Длительность
Приход на работу	С 9-00	-
Просмотр видеозаписи	С 9-05 по 9-15	10 мин
Пьёт кофе	С 9-15 по 9-20	5 мин
Подготовка документов к  работе	С 9-20 по 9-40	20 мин
Делегирование обязанностей сотрудникам	С 9-40 по 10-10	30 мин
Сходила покурила	С 10-15 по 10-25	10 мин
Работала за компьютером	С 10-30 по 10-55	25 мин
Телефонный звонок	С 11-00 по 12-10	10 мин
Проверка выполнения работы сотрудников	С 12-15 по 12-25	10 мин
Работа за компьютером	С 12-30 по 13-00	30 мин
Обеденный перерыв	С 13-00 по 14-00	1 час
Сходила в туалет	С 14-05 по 14-15	10 мин
Просмотр жалобной книги	С 14-30 по 14-35	5 мин
Поход в магазин	С 14-40 по 14-55	15 мин
Беседы по Skype	С 15-00 по 16-05	1 час 5 мин
Беседы с кладовщиком  о товаре	С 16-10 по 16-20	10 мин
Беседы с администратором	С 16-25 по 17-00	35 мин
Телефонный разговор	С 17-05 по 17-55	50 мин
Уход с работы	18-00	-

Второй день наблюдения

Вид деятельности	Интервал времени	Длительность
Приход на работу	С 9-00	-
Просмотр видеозаписи	С 9-10 по 9-20	10 мин
Подготовка документов к  работе	С 9-25 по 9-40	15 мин
Делегирование обязанностей работников	С 9-40 по 10-10	30 мин
Пила кофе	С 10-15 по 10-20	5 мин
Просмотр и разбор документов	С 10-25 по 11-00	35 мин
Сходила, покурила	С 11-05 по 11-10	5 мин
Работала за компьютером	С 11-20 по 12-00	40 мин
Проверяла выполнения работы сотрудников	С 12-05 по 12-15	10 мин
Беседа с администратором	С 12-20 по 12-35	15 мин
Телефонный звонок	С 12-40 по 12-50	10 мин
Обеденный перерыв	С 13-00 по 14-00	1 час
Беседы по Skype	С 14-10 по 15-15	1 час 5 мин
Работа за компьютером	С 15-20 по 16-00	40 мин
Пила кофе	С 16-10 по 16-15	5 мин
Беседа с работниками	С 16-20 по 16-30	10 мин
Телефонный звонок	С 16-40 по 17-00	20 мин
Сходила в туалет	С 17-10 по 17-20	10 мин
Работала за компьютером	с 17-25 по 17-55	30 мин
Уход с работы	18-00	-

 

В таблице даны наиболее часто осуществляемые виды деятельности, и средний интервал времени, требуемый  для выполнения операции, но не является «ежедневным фиксированным расписанием»: деятельность и время на её осуществление  может изменяться. Помимо анализа  использования рабочего времени  руководитель должен учитывать факторы, которые помешали выполнить работу быстрее. Для этого составляется листок возможных «дневных помех».

Таблица 2. Листок возможных  «дневных помех»

Помехи, интервал	Время	Пометки (причины)
Беседы по Skype с высшем руководством	2 часа 10 минут	Проблемы по выполнению работы
Беседы с администраторами	40 минут	Проблемы по заполнению документов

На основе интервью (Приложение А), самофотографии рабочего времени  можно сделать следующие выводы сильной стороны:

-  планирование рабочего времени и распределение его по срочности;

- делегирование обязанностей позволяет освободиться от мелких задач.

Слабые стороны:

- в работе присутствует Skype,который отнимает много времени, когда можно назначит на должность человека, который бы отвечал на звонки высшему руководству и докладывал ему текущий процесс работы.

Рекомендации для улучшения  продуктивности рабочего дня Бондаренко Дины Александровны:

-  четко планировать цели и задачи на месяц, а не только на текущий день;

-  планировать задачи не только по срочности, но и по сложности;

- делить сложные и объемные задачи на мелкие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В курсовой работе была изучена  одна из актуальных проблем современных  руководителей: эффективное планирование и использование рабочего времени.

Были решены, следующие  задачи:

-     рассмотрены теоретические основы использования рабочего времени;

-     выявлены основные причины дефицита времени;

-     проанализировано интервью и самофотография рабочего времени директора ресторана быстрого питания ООО «Жар Пицца» Бондаренко Дины Александровны;

-   гипотеза о том, что Бондаренко Дина Александровна использует и планирует свое время,  принята. Так как анализ самофотографии и интервью показывает, что ей достаточно времени на отдых, личные увлечения и ей не приходится задерживаться на работе, так как рабочий день длится 8 часов. Дина Александровна, считает, что она эффективно использует рабочее время и не собирается нечего менять.