Цели в системе управления

      Организационные системы представляют собой системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей. В самом определении организационной  системы заложен целенаправленный характер её функционирования.

      Развитие  методологии анализа целей направлено на исследование ряда взаимосвязанных  проблем. Так, ведется изучение закономерностей  целеобразования в организационных  системах, его свойств, характеристик  и т.д. Разрабатываются методы и процедуры (как правило, с элементами эвристики) описания и анализа целей. Ряд методов направлен на выявление и обработку субъективной экспертной информации о целях организационных систем. В последние годы методы формирования и анализа целей были расширены за счет привлечения возможностей и средств машинной имитации.

      В процессе анализа целей организационных  систем был предложен целый ряд  принципов и условий их классификации. Так, можно разделять их на общие  и частные, внутренние и внешние, количественные и качественные и т.д.

      Цели  различаются по уровням иерархии. Цели низлежащего уровня выступают  в качестве средств достижения целей  следующего, более высокого уровня. Следовательно, при формировании комплекса  целей организационной системы  может осуществляться их декомпозиция.

      В организационных системах существуют состязательность и взаимодополняемость  целей.

      Важен временной аспект целей, при этом используется «траекторная» и «точечная» их формулировка. При описании стратегических долгосрочных целей высшего уровня используется «траекторная» формулировка, поскольку эти цели задают лишь спектр возможных траекторий, продвижение по которым понимается как реализация данной цели. Они задаются в качественном виде, определяющем общее направление развития. Их конкретизация по времени и количественным характеристикам может осуществляется с помощью «точечной» формулировки на основе использования целевых нормативов. 

      Иллюстративный  пример дерева целей

        

      Общая цель (Миссия) 
 

     Цели  первого уровня 
 

     Цели  второго уровня 
 

      Рис.1 - Иллюстративный пример дерева целей: стрелка показывает, что происходит декомпозиция целей 

      Формирование целей организационной системы должно основываться на использовании всей накопленной объективной и субъективной информации. Объективная информация об организации существует в виде директивных документов, определяющих её цели и критерии   (в содержательном или даже количественном виде, в виде целевых нормативов, планов, управляющих параметров, норм и т.д.) и задающих способы, которые обеспечивают реализацию этих целей. Субъективная информация определяется индивидуальным и коллективным знанием, опытом и интуицией руководства организации, приобретенным в результате наблюдения и участия в процессе функционирования системы. Она проявляется в виде различных систем предпочтения отдельных людей, служб и организаций. Эти предпочтения часто систематизированы неполностью, разрозненно. Установит их априори часто не представляется возможным. Кроме того, предпочтения неизбежно изменяются во времени и в процессе получения информации и демонстрирует определенную устойчивость лишь в среднем.

      Формирование  целей организации – своеобразный итерационный адаптивный механизм. В результате повторения процесса их формирования, наблюдения за результатами функционирования системы снимается целый ряд неопределенностей устанавливается более ясное, согласованное понимание.

      Необходимость адаптивной подстройки процесса формирования целей и критериев системы управления обусловлено ещё и тем, что в процессе функционирования организации могут меняться внешние условия, в существенной мере оказывающие влияние на их формирование.

      Современная методология выделения, описания и анализа целей основывается на использовании методов декомпозиции (расчленения), включающих элементы эвристики, использующих дедуктивные и индуктивные способы человеческого мышления и реализуемых с участие экспертов. 

     Методы формирования целей 

     Методика  системного анализа, процесс формирования целей укрупнено представляется тремя этапами:

     1 Анализ исходной информации. Анализу  подлежат, нормативные документы,  различные государственные программы,  дынные о территории, схемы развития и размещения производительных сил, мировой и отечественный опыт и т.д.;

     2 Написание сценария. Сценарий представляется  как инструмент упорядоченности  нашего представления о будущем.  Систематизация черт этого будущего  в едином документе. Систематизация  черт этого будущего в едином документе. Сценарий как модель содержит два важных аспекта:

     а) описание существующих позитивных и  негативных тенденций, т.е. разрабатывается  модель современного состояния;                

     б) разрабатывается модель будущего состояния. Это анализ тенденций будущего в зависимости от ситуаций которые могут возникнуть и оказать влияние на развитие системы. Общесистемные цели задаются в качественном виде  и определяются какими видами деятельности будет заниматься организация. Рассматриваются два варианта представления о будущем:

     • опорное представление, на основе экстраполяции и факторного анализа;

     • целевое представление. То есть, то чего хочет добиться компания в будущем.

     При этом целевое отношение рассматривается  в трех аспектах: пессимистическом, реалистическом и оптимистическом.

     Задача  сценария состоит в анализе всевозможных ситуаций, выборе наиболее вероятного состояния и путей его достижения.

     3 Декомпозиция целей. Основываясь  на главных свойствах целей,  развертываемости и подчиненности, конечная цель раскладывается на составляющие подцели, таким образом, чтобы конъюнкция этих подцелей определялась в конечную цель. Инструментом с помощью которого осуществляется систематизация целей является модель – «дерево целей».   

     Метод «дерево целей» 

     Использование метода дерево целей производится в  соединении с экспертными процедурами. Место ряда экспертных вероятностей и оценок могут занять разнообразные  математические модели и оценки, полученные на основе формализованных методов  анализа.

     Методы  анализа и моделирования целей  опираются на процедуры декомпозиции, синтеза и оценки. Сначала общие  цели сводятся к частным, упорядочиваются  в виде дерева целей. Расщепление  проводится до целей, поддающихся количественной или качественной оценке. В результате формируется система частных оценочных критериев. В свою очередь,  частные критерии сворачиваются в агрегаты для получения оценок более общих целей и упорядочиваются в виде дерева показателей В итоге дерево вербально заданных целей проецируется в некоторое дерево оценочных показателей.

     Построение  дерева идет «сверху вниз», от общих  целей к частным, путем их дезагрегирования, декомпозиции и редукции (см. рис.1). Так, достижение главной цели обеспечивается за счет реализации целей первого уровня.

     В свою очередь, каждая из этих целей может быть декомпозирована на цели следующего, более низкого уровня. В основе декомпозиции могут лежать различные основания, например, по областям деятельности, а внутри областей – по подобластям, по элементам организованной структуры, по региональной структуре системы и т.д.

     Один  из основных принципов построения дерева целей – полнота редукции: каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы их совокупность полностью определяла понятие исходной цели. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты или меняет само понятие исходной цели.

     Представление главной цели в виде дерева целей  может оказаться неполным, так  как могут быть потеряны присущие её свойства. Проблема полноты в этом случае решается за счет квалификации эксперта, формирующего полное описание, и использования более сложных структур, например, путем превращения дерева целей в граф более общего вида.

     Оценка  важности целей может быть выражена в их ранжировании. В этом случае каждой цели приписывается порядковый номер, показывающий её относительную важность для достижения соответствующей цели более высокого уровня. Другим способом является нормирование по значимости.

     Многие  цели по своей природе не поддаются  формализации, и, следовательно, их не удается точно измерить. Другие же цели измеримы, но их величины несопоставимы одна с другой. Поэтому, чтобы осуществить общее ранжирование всего дерева целей, используются условные показатели и оценки.

     Ранжирование  и нормирование целей часто осуществляется на основе метода экспертных оценок. При этом на основе индивидуальных оценок выводят общую усредненную оценку. 

     Основные  правила построения дерева целей:

     1 На каждом уровне дерева целей совокупность подцелей должна быть достаточной для описания цели.

     2 Расчленение цели на подцели на каждом уровне ведётся только по одному признаку декомпозиции.

     Каждая  выделяемая подцель должна относится  к организационно-обособленному  субъекту деятельности - исполнителю, бюро, подразделению, отделу, подсистеме. 

Иерархия  целей 

       Эффективно разработанные цели  организации представляют собой  иерархическую структуру: достижение  целей низшего уровня позволяет  достичь целей более высокого  уровня. Такая система называется цепочкой промежуточных результатов. Операционные цели обеспечивают достижение тактических задач, а тактические – решение стратегических задач. За достижение стратегических целей обычно отвечает высшее руководство, тактических – менеджеры среднего звена, оперативных – менеджеры первой линии и рядовые сотрудники. С другой стороны, в настоящее время имеет место тенденция к сокращению числа менеджеров среднего звена организаций и передаче части их полномочий работникам. Таким образом, рядовые сотрудники принимают все большее участие в постановке целей и процессе планирования.

      На  рис.2 представлен пример иерархии целей. Обратите внимание, что стратегическая цель «открыть один новый сбытовой офис» и «ответ на запросы покупателей должен занимать не более двух часов».  

Критерии  эффективности целей 

      Для того чтобы процесс постановки целей  не превратился в формальную обязанность, следует придерживаться определенных правил и рекомендаций. Характеристики эффективных целей и процесса их постановки представлены в таблице 2. 

Таблица 2 – Характеристики процесса эффективной постановки целей 

 

Характеристики  целей 

      Цели  организации на всех уровнях (стратегическом, тактическом и операционном) должны обладать следующими характеристиками. 

      Конкретность  и измеримость. По мере возможности цели должны иметь количественное выражение: «увеличение прибыли на 2%», «снижение доли забракованной продукции на 1%», «повышение коэффициента средней эффективности преподавателя с 3,5 до 3,7», так как стимулирующий эффект общих, пространных словесных формулировок весьма низок. На высшем уровне управления цели могут носить как количественный, так и качественный характер. К примеру, в 1992 г. в соответствии с решением руководства перед сотрудниками компании Amoco были поставлены следующие цели: сокращение штатной численности на 8500 человек, децентрализация управления подразделениями, отказ от сотрудничества с ненадежными поставщиками, разработка и продвижение на рынок новых продуктов, таких как «Crystal Clear Ultimate» (высококачественный бензин). Каждая цель точна и позволяет измерить результат.  

     Охват всех ключевых результатов. Менеджмент не имеет возможности определить конкретные цели по всем аспектам деятельности организации, для каждого работника (если бы это было возможно, число целей было бы на столько велико, что они потеряли бы всякий смысл). Поэтому менеджерам следует выделить несколько ключевых областей: не больше чем 4 – 5 для каждого отдела или вида деятельности. Ключевые области – это виды деятельности, от которых в основном зависит результат работы компании. К примеру, в отделе маркетинга ALLTELL, телефонной компании, оперирующей в нескольких регионах США, выделяют следующие ключевые области и результаты: поиск новых сфер обслуживания, предоставление регионам информации для поддержания маркетинговых программ, совершенствование маркетинга существующих продуктов и разработка стратегического плана маркетинга, основанного на потребностях клиентов, исследования деятельности конкурентов и рыночных тенденций.