Деловая коммуникация

Требования  к публичной речи:

     Речь  должна быть с начала и до конца  захватывающе интересной и полезной. Она должна быть составлена правильно в композиционном отношении и содержать вступление, основную часть и заключение.

Подготовка  к публичной речи. Публичная речь требует даже от опытных ораторов тщательной подготовки, а для начинающих деловых людей это обязательное требование. Подготовка речи является творческой работой, доставляющей ее автору радость и импровизационный азарт. К такой подготовке относится прежде всего обдуманная последовательность всех этапов работы.

     «Выступление, как пишет в одной из своих книг американский педагог и писатель Дейл Карнеги, – это путешествие, маршрут которого должен быть нанесен на карту. Оратор, который не знает, куда он идет, обычно приходит неизвестно куда".

     План  речи:

• добиться интереса и внимания;
• завоевать доверие;
• изложить факты;
• привести мотивы, побуждающие людей действовать

Также нежелательным  является чтение собственной речи перед  аудиторией вслух по бумажке. Это  утомляет слушателей и снижает их интерес к вашему выступлению.

      Подводя итог этой главы, можно сказать, что  любая форма деловой коммуникации имеет свои особенности, структуру, условия и этапы организации, а также методы и средства ее реализации, следование которым принесет успех всей организации в целом.

 

3.НЕВЕРБАЛЬНЫЙ АСПЕКТ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ 

     Исследуя  невербальное общение, американский специалист, доктор А. Мирэбиан в своей книге «Невербальное общение» делает вывод, что деловое общение осуществляется с помощью 3-х видов сигналов: визуальные, голосовые и словесные.

     Эти сигналы неравноценны и находятся  в следующем соотношении: 

     55% как выглядит коммуникатор (визуальные или невербальные коммуникации)

     38% как говорит коммуникатор (голосовые или паравербальные коммуникации)

     7% что говорит коммуникатор (словесные или вербальные коммуникации)

     Доказано, что люди улавливают сигналы, исходящие от коммуникатора и оценивают их со знаком «+» или «-»: нравится он или не нравится, стоит иметь с ним дело или нет. В бизнесе это часто имеет решающее значение. 

     Невербальное  общение включает в себя пять подсистем:  

1. Пространственная  подсистема (межличностное пространство).

2. Взгляд.

3. Оптико-кинетическая  подсистема, которая включает в  себя:

- внешний вид  собеседника, 

- мимика (выражение  лица),

- пантомимика  (позы и жесты).

4. Паралингвистическая  или околоречевая подсистема, включающая:

- вокальные качества  голоса,

- его диапазон,

- тональность, 

- тембр. 

5. Экстралингвистическая  или внеречевая подсистема, к  которой относятся:

- темп речи,

- паузы, 

- смех и т.д. 

     Здесь хотелось бы подробнее остановиться на нескольких невербальных аспектах деловой коммуникации, играющих большую роль в коммуникативной деятельности специалиста по связям с общественностью. Правильное использование их несомненно, ведет к успеху, а пренебрежение ими будет являться существенным барьером к достижению цели. 
 

3.1 Улыбка

     Согласно  исследованиям Йельского университета, США (Yale University), самым важным фактором в определении того, насколько  вы убедительно выглядите в глазах своего собеседника, насколько ему приятно общаться с вами, является  частота вашей улыбки.

     Вы  должны испытывать радость, общаясь  в бизнесе с людьми, если хотите, чтобы люди испытывали радость от общения с вами. Этот, казалось бы, простой прием играет серьезную роль в вашем личном и карьерном успехе.

     «Древние китайцы были людьми, умудренными жизненным опытом. У них была пословица: «Человек без улыбки на лице не должен открывать магазин». Ваша улыбка говорит: «Вы мне нравитесь. Я рад вас видеть».⁷

     Улыбка  во всем мире — это коммуникативный  сигнал №1. Это — знак одобрения, оказывающий положительное влияние на вашего собеседника, на весь процесс делового общения.

     Улыбка  оживляет ваше сообщение, располагает  людей к восприятию ваших слов, придает уверенность вашему голосу и поднимает настроение вам самим  и окружающим людям. Она говорит, что вы думаете о вашем клиенте и делаете все возможное, чтобы ему было легко и приятно общаться с вами.

     Но  в определенных ситуациях улыбка просто неуместна. Для того, чтобы улыбка была действительно эффективным средством делового общения, она должна обязательно удовлетворять двум условиям: быть искренней и уместной.

     «А как насчет неискренней улыбки? Не волнуйтесь — она никого не обманет, любой поймет, что она искусственна. Речь идет о настоящей, согревающей сердце, улыбке. Улыбке, которая исходит изнутри и которая ценится в бизнесе так высоко»⁸.

     Если  вы не улыбаетесь при встрече с  людьми, у них неосознанно возникает ощущение, что вы — несчастный, суровый или равнодушный человек. Равнодушное лицо — это один из самых негативных показателей делового общения, он свидетельствует об отсутствии вашего интереса. Безразличное выражение появляется тогда, когда вы почти не слушаете собеседника. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2 Визуальный контакт 

     “Взгляд - это прямое, непосредственное общение в чистом виде, из души - в душу”⁹

     К.С.Станиславский.

     Визуальный контакт можно выделить в качестве отдельного специфического умения. Прямой визуальный контакт - это еще один способ сказать: “Я с тобой, я хочу услышать то, что ты хочешь сказать”. Однако оптимальный вариант, состоит в том, чтобы поддерживать визуальный контакт, но вместе с тем периодически позволять себе отвлекаться и смотреть на другие объекты, не задерживаясь надолго на них. То есть, визуальный контакт не нарушается, если время от времени вы отводите взгляд. Но если слишком часто отводить взгляд, клиент может воспринять это как нерасположение к нему, а также свидетельствовать о вашем дискомфорте, вызванном уровнем близости в ваших отношениях или личными проблемами, связанными с интимностью.

     Существует  разница между открытым прямым взглядом и его крайностью - пристальным взглядом. Пристальный взгляд производит впечатление активного участия в контакте, на самом же деле зачастую он свидетельствует о “мёртвом контакте”. Визуальный контакт - это также средство взаимной регуляции процесса беседы. Всем нам из опыта повседневного общения известно, что визуальный контакт легко поддерживается при обсуждении приятной темы, однако собеседники обычно избегают его, когда речь заходит о запутанных или неприятных вопросах. Если говорящий то смотрит в глаза, то отводит взгляд в сторону, это обычно значит, что он ещё не закончил говорить. По завершении высказывания говорящий, как правило, прямо смотрит в глаза собеседнику, как бы предлагая тому вступить в разговор.

     Некоторым людям трудно вступать в прямой визуальный контакт, и поэтому они избегают его, некоторые боятся выражения какой-то идеи или эмоции и обсуждения определённых тем и отводят глаза, как только возникает вероятность появления чего-то подобного. Если у консультанта есть проблемы с визуальным контактом, если он избегает его, переводит взгляд с объекта на объект, или не сводит глаз, с клиента это озадачивает клиента и вызывает напряженность.

     Визуальный контакт - это процесс взаимодействия двух личностей. Длительность и частота визуального контакта может много сказать о собеседнике. Вследствие этого поддержание визуального контакта во многом способствует удачному завершению деловых переговоров и т.п. 

3.3 Визитная карточка. 

     Визитная  карточка — неотъемлемый атрибут  современного делового общения.  Основное назначение визитных карточек — представление деловых и официальных лиц друг другу при первом знакомстве. Обмен визитными карточками является частью ритуала приветствия в мире деловых коммуникаций.

     Визитные  карточки используются также для  поддержания контактов: поздравления с праздниками, иными событиями, выражения благодарности, сопровождения подарков, выражения соболезнования.

     Визитные  карточки являются обязательным атрибутом сотрудников фирмы, которые по роду работы контактируют с клиентами или представителями других компаний. Визитная карточка не только дает возможность взаимодействовать с людьми в деловой среде, но и служит символом статусной принадлежности.

     Визитная  карточка должна использоваться для  передачи основной, самой важной информации о деловом мужчине или деловой женщине: имя, название компании, почтовый и электронный адрес, номера телефона и факса, адрес сайта в интернете.

     Оформление визитной карточки позволяет сразу понять, кем является ее владелец. Люди творческих профессий оформляют их оригинально, в то время как в высших эшелонах власти и бизнеса приняты простота и скромность.

     Межкультурные коммуникации диктуют свое отношение к визитным карточкам в разных странах. Так, например, в Японии, Китае, Гонконге, Корее визитная карточка заменяет любой документ, удостоверяющий личность.

     Деловой этикет в зарубежных странах предусматривает  перевод текста визитной карточки на государственный язык страны или на английский.

     Визитная  карточка всегда спасает деловое  общение от безымянных контактов. Однако, не стоит давать свои личные данные первому встречному.

     «Самая большая ошибка, которую совершают люди, получая от кого-то визитную карточку - мельком взглянуть на нее и положить в карман. Это — свидетельство пренебрежительного отношения к человеку и его положению в бизнесе. Нужно обязательно прочитать ее, и, поблагодарив человека, положить визитку в карман или сумочку.»¹⁰ 
 
 
 
 
 
 

 

Заключение 

     Деловая коммуникация – это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания. В то же время – это одно из сложных явлений в менеджменте и управлении. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать. Успешный руководитель только тот, кто успешен в коммуникациях.

     Велико  значение коммуникаций не только в деятельности предприятия, но и в жизни людей, которые на этом предприятии трудятся. Хорошо организованная коммуникация позволяет людям комфортно чувствовать себя на работе, осознавать свою значимость и быть уверенными в завтрашнем дне.

     Если  же рассматривать роль деловой коммуникации в глобальных масштабах, то, можно сказать, что ее эффективности зависит и жизнедеятельность всего общества, всей страны.

     Западный  менеджмент уже давно осознал  огромную роль коммуникаций в производственном процессе. Начали это понимать и специалисты в России.

     В то же время новые экономические  и социальные условия ставят перед российскими специалистами по связям с общественностью и руководителями задачи повышения уровня коммуникативной компетентности. Для того чтобы на практике овладеть искусством деловой коммуникации, необходимо в теории понять, что же такое коммуникация и какие технологии, методы и средства необходимо применять в коммуникационном управлении.

     Сложно  переоценить значение деловой и  профессиональной коммуникации в современном обществе. Проблемы обучения стратегиям управления и технологиям деловой коммуникации стали наиболее актуальными проблемами современного менеджмента.

     Поэтому в данной работе были проанализированы особенности деловой коммуникации, как одного из основных видов коммуникации. Также была дана характеристика основных форм деловой коммуникации. Особое внимание было уделено невербальному аспекту деловой коммуникации, в рамках работы была предпринята попытка сформулировать несколько приемов, способствующих повышению эффективности деловой коммуникации с помощью применения некоторых элементов невербальной деловой коммуникации.