Деловая среда организации

Содержание

Введение 3

I. Природа и сущность организации

1. Организационные элементы и характеристики 4

2. Внешняя и внутренняя среда организации 10

3. Жизненный цикл организации и ее основные стадии 12

II. Анализ и оценка деловой среды

1. Характеристика и факторы деловой среды 16

2. Инструменты анализа 18

3. Неопределенность деловой среды и ее оценка 22

Заключение 24

Список литературы 25

 

Введение

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. 

Данная тема является актуальной, так как в наше время страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. На мой взгляд, умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

 

I. Природа и сущность организации

1. Организационные элементы и характеристики

Несмотря на очень большие различия, такие организации, как банк, больница, таксомоторный парк, мебельная фабрика, нефтеперерабатывающий завод, имеют общие элементы и характеристики

Организация не может успешно существовать в конкурентной деловой среде, если она не имеет определенных ориентиров, указывающих на то, к чему она стремится и чего хочет добиться. Такие ориентиры задаются с помощью миссии.

Миссия — это предназначение организации, основная цель ее существования. Большинство российских руководителей не заботятся о выборе и формулировании миссии своей организации, считая это ненужным. Однако, как показывает практика, организация, где есть ясное представление о цели ее существования, имеет больше шансов на успех, чем та, где его нет.

Миссия имеет большое значение для деловой среды. Она влияет на имидж организации, привлекает потребителей, партнеров, акционеров, так как информирует о том, что представляет собой фирма, к чему она стремится, чем руководствуется в своей деятельности, какие средства готова использовать.

Миссия придает организации определенность и индивидуальность. Она является основой для выработки целей и стратегии организации, определяет ее организационную структуру, оказывает влияние на формирование организационной культуры, так как сотрудники организации должны разделять основную цель, осознавать и вносить свой вклад в ее достижение, а также разделять ценности и принципы, которые часто отражаются в миссии. Она предъявляет требования к сотрудникам, позволяет отбирать определенный тип работников, необходимых для организации.

 

На миссию организации оказывают влияние:

•рынок, который определяет спрос на продукцию и услуги;

•потребители; деятельность организации направлена на удовлетворение их      потребностей и желаний;

•основатели или руководители организации; их ценности и представление о том, для чего они создают организацию и какой хотят ее видеть;

•сотрудники, работающие в организации; от их способностей, квалификации, труда зависит реализация целей;

•собственники (акционеры), которые инвестируют капитал;

•партнеры (поставщики, дистрибьюторы и т.д.), которые обеспечивают необходимыми ресурсами и оказывают другие необходимые услуги;

На основе миссии, сформулированной в общих чертах, определяются цели организации, которые отражают разнообразные конкретные направления ее деятельности с указанием сроков их выполнения. Это могут быть долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели экономического, социального, производственного, организационного характера, направленные на рост и развитие организации, стабилизацию или сокращение.

Цели организации являются основой для постановки целей ее подразделений. Организация также дает возможность работникам достичь личных целей, реализовать коллективно то, чего они не в состоянии осуществить индивидуально. Таким образом, в ней складывается иерархия целей. Руководитель должен координировать цели подразделений, отдельных групп и лиц, направлять их на выполнение целей всей организации, не допуская возникновения противоречий. Такие противоречия порождают различные конфликты, которые в худшем случае могут разрушить организацию.

Кроме работников организации во внешней среде существуют заинтересованные группы — покупатели, поставщики, держатели акций, кредиторы, дистрибьюторы, которые определяют ее цели исходя из собственных интересов.

Для реализации целей организации разрабатывается стратегия. Если цели определяют то, к чему стремится организация, что она хочет получить как результат своей деятельности, то стратегия дает ответ на вопрос, каким способом, с помощью каких средств и действий организация сможет достичь своих целей в условиях изменяющейся внешней среды. Общекорпоративная стратегия определяет на перспективу общее направление деятельности организации; деловые стратегии — то, как организация будет конкурировать на тех рынках, где она продает свои продукты; функциональные стратегии (маркетинговая, финансовая, производственная, исследований и разработок, управления персоналом) — то, какие продукты будет разрабатывать и производить компания, как она будет их продавать, как будут распределяться ресурсы, необходимые для выполнения поставленных целей.

Производственно-технологические характеристики отражают особенности и тип производства, а также технологий, используемых организацией при создании продукции. Эти особенности касаются используемого сырья, материалов, машин, механизмов, оборудования, сложности продукта и технологических операций по его изготовлению. Организация может использовать в производстве и управлении рутинные и нерутинные технологии, а также различные типы производства: единичное, серийное, массовое.

Особенности технологии связаны со сферой действия организации и типом производства. Организации сферы производства функционируют в различных отраслях промышленности, сельского хозяйства, транспорта и т.п.

К сфере услуг относятся такие организации, как банки, рекламные и кадровые агентства, торговые, консультационные фирмы, страховые компании и т.п.

В научно-технической сфере действуют организации, занимающиеся исследованиями и разработками: научно-исследовательские институты, конструкторские и технологические бюро, научные центры, исследовательские консорциумы и т.д.

В любой организации существует разделение труда между ее работниками и подразделениями, в результате которого появляются новые виды работ. Горизонтальное разделение труда происходит на одном уровне иерархии по функциям управления, стадиям и этапам осуществляемых процессов. Вертикальная специализация означает разделение работ между работниками и подразделениями организации, находящимися на различных уровнях иерархии. Профессиональные организации часто делают акцент на персональное разделение труда, которое означает специализацию работы среди работников в соответствии с их индивидуальным опытом и квалификацией. Этот тип разделения труда особенно необходим в организациях, где требуются специальные, часто уникальные знания, например при высокотехнологичном производстве.

Уровень специализации отражает степень разделения труда. При высокой степени специализации выполняется узкий набор функций, задач, работ, при низкой — широкий.

Специализация имеет преимущество: способствует повышению производительности труда, улучшению качества выполняемых работ, совершенствованию методов их проведения и т.п.

Однако нужно помнить, что слишком узкая специализация работ приводит к их монотонности, снижает мотивацию работников,  степень их удовлетворенности, порождает обособленность между узкоспециализированными подразделениями и сотрудниками, а также ухудшает взаимодействие между ними и увеличивает потребность в координации.

Дифференциация означает такую специализацию подразделений, при которой каждое из них выполняет определенную законченную работу. Необходимость в дифференциации вызвана изменениями, происходящими во внешней  среде организации. Чем выше степень дифференциации различных частей организации, тем больше потребность в интеграции, т.е. в согласовании их действий и сотрудничестве.

Стандартизация, или унификация, означает выполнение похожих, аналогичных работ, операций, действий персонала, использование одних и тех же методов их выполнения, одинаковых технологий в различных частях организации. Специализация и стандартизация облегчают процесс формализации.

Формализация отражает установленные в организации и зафиксированные в письменном виде правила и процедуры, определяющие деятельность персонала, подразделений и организации в целом. Она способствует наведению и поддержанию порядка. О том, насколько высок уровень формализации, свидетельствует количество письменной регламентирующей документации (инструкции, правила, положения, распоряжения, нормы, указания и т.п.). Организации с высоким уровнем формализации принято называть бюрократическими.

Следите за тем, чтобы организация не стала слишком бюрократической. В такой организации главной становится бумага, а не человек, а личный контроль руководителя заменяется формальной проверкой, насколько выполняются или не выполняются установленные правила и процедуры.

Иерархия отражает вертикальную соподчиненность уровней управления, показывает, кто кому подчиняется, где и как распределяются полномочия по принятию решений. Проблема определения уровней иерархии непосредственно связана с проблемой ограничения числа подчиненных, т. е. масштабом или нормой управляемости (диапазоном контроля).

Диапазон контроля, или норма управляемости, — это максимальное число непосредственных подчиненных, которыми может эффективно управлять руководитель. При определении этого числа учитываются различные факторы, связанные с характером выполняемых работ, характеристиками подчиненных, стилем руководства и т.п.

Норма управляемости тесно связана с уровнем иерархии. Так, например, считается, что для высшего уровня управления организацией этот показатель не должен превышать 7 человек, в то время как у руководителей низшего уровня он может достигать 30.

Узкий диапазон контроля означает, что у руководителя в подчинении минимальное число подчиненных, в результате чего в организации увеличивается число уровней управления.

Широкий диапазон контроля предполагает подчинение руководителю максимально возможного числа подчиненных и наличие минимально возможного числа уровней иерархии в организации.

В современных организациях количество уровней управления колеблется от 2 до 12 в производственных организациях и от 2 до 9 — в непроизводственных организациях.

Централизация означает сосредоточение прав по принятию решений на высшем уровне управления, децентрализация — передачу прав по принятию решений на более низкие уровни иерархии. Уровень централизации определяется тем, где сосредоточены права по принятию решений, и может измеряться количеством принимаемых решений на высшем уровне управления по отношению к общему количеству решений.

Профессионализм персонала отражает степень профессионального мастерства работников организации. Высокий уровень профессионализма связан с длительной специальной  подготовкой, образованием, повышением квалификации, а также продолжительным опытом работы.

Соотношение численности персонала измеряется соотношением различных групп управленческих работников: руководителей высшего уровня, специалистов, технического персонала. Задача руководителя состоит в том, чтобы поддерживать необходимые соотношения в зависимости от изменения других организационных характеристик.

Сложность организации является ее комплексной характеристикой. Она отражает уровень специализации или разделения работ, дифференциации подразделений, иерархию и территориальное расположение организации. Чем сложнее организация, тем больше в ней уровней управления, подразделений и должностей на одном иерархическом уровне, филиалов, дочерних компаний, выше степень их дифференциации. Все характеристики организации связаны между собой. Например, крупная организация с массовым производством  и стабильным окружением стремится к большей формализации, специализации и централизации, что необходимо учитывать при управлении.

2. Внешняя и внутренняя среда организации

Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Анализ внутренней среды проводят по следующим направлениям:

производство: объем, структура, темпы производства; номенклатура продукции предприятия; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования, система контроля запасов; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности, техническая эффективность мощностей; местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства; контроль качества, издержки и качество технологий; патенты, торговые марки и т.п.;

персонал: структура, потенциал, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, текучесть кадров, стоимость рабочей силы, интересы и потребности работников;

организация управления: организационная структура, система управления; уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства; фирменная культура; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций;