Деловой этикет менеджера

Для того чтобы обеспечить конфиденциальность, следует так оборудовать помещение, чтобы в нем можно было работать "без посторонних глаз и ушей". Во многих фирмах уже поняли, что  каждому работнику для успешной деятельности необходимо надежное уединение. В некоторых фирмах для служащих отделяют кабинеты стеклянной перегородкой. Они создают как зрительную, так и звуковую изоляцию, при этом сохраняется ощущение открытости, как для хозяина кабинета, так и для тех, кто работает снаружи.

В рабочих  помещениях необходимо соблюдать элементарный порядок. Беспорядок делает труд малоэффективным, портит мнение о компании. Он совершенно недопустим в служебном кабинете, поскольку одно из правил делового этикета гласит: бизнесмен должен выглядеть как человек, который контролирует ситуацию.

Следует заметить, что имеются национальные особенности делового этикета. В  связи с этим для налаживания  устойчивых деловых контактов с  зарубежными партнерами необходимо не только соблюдать элементарные правила делового этикета, приведенные выше, но и вести себя в соответствии с обычаями той страны, с которой устанавливается контакт.

В США  рекомендуется фиксировать внимание на целях партнера и на вашей помощи в достижении этих целей. Всеобщий принцип  американского бизнеса - получение прибыли. Цели ваших совместных действий могут быть ближними и дальними. Если ваши предложения помогают достижению важнейшей цели, то они обязательно заинтересуют американского партнера. Но эти предложения должны быть только реальными.

При поиске американского партнера выберите 10-15 фирм, с которыми, на ваш взгляд, будет  выгодно работать. Старайтесь не выбирать большие и известные фирмы, так  как они обычно имеют много  подобных предложений и могут  проигнорировать ваше. Сообщайте  как можно больше побочной информации о ваших предполагаемых партнерах.

Перед деловыми переговорами определите заранее  желаемый результат. Спланируйте разговор так, чтобы он коснулся ваших главных  задач и преимуществ, постарайтесь организовать встречу.

В Великобритании, вступая в деловые контакты с местными фирмами, необходимо учитывать специфику английского бизнеса. Прежде всего надо отметить, что деловой мир Великобритании неоднороден не только в социальном плане, но и по своей "цеховой" специализации, что в принципе отличает его от деловых кругов других стран.

Для английского  бизнеса характерна кастовость, которая, с одной стороны, определяет его  высокий профессиональный уровень, а с другой - препятствует притоку "свежей крови".

Начинайте переговоры не с предмета обсуждения, а с чисто человеческих проблем - погода, спорт, деньги. Постарайтесь рас­положить к себе английского партнера, покажите ему, что для вас общечеловеческие ценности если не выше коммерческих интересов, то, по крайней мере, равны им. Необходимо подчеркнуть ваше доброе расположение к британскому народу и к идеям, которые этот народ разделяет. Все вопросы должны быть выдержаны и корректны. Во время беседы постарайтесь распознать наклонности и привычки вашего партнера. Важно уяснить, что, расположив к себе партнера, установив с ним контакт, вы приобретаете не только делового партнера на настоящий момент, но тем самым создаете основу для установления длительных деловых взаимоотношений, которые в будущем принесут вам и вашему предприятию немалую прибыль.

Позиция на переговорах любой английской фирмы, как правило, жесткая. Переговоры ведутся с привлечением многочисленного  фактического, справочного и статистического  материала. Просчитывается каждая позиция, строго фиксируется каждая деталь, каждый параметр контракта. Обговаривается и определяется не только все, что связано с контрактом, но также и деятельность, направленная на дальнейшее развитие делового сотрудничества, в частности, перспективы заключения возможных сделок, возможность сотрудничества в производственной и сбытовой сферах.

Во Франции  рекомендуется, узнав как можно  больше об интересующих фирмах, послать  в их адрес комплект рекламной  литературы и каталогов по продукции  своего предприятия, а также условия, на которых желательно ее поставлять. Все это должно быть изложено на французском языке - французы болезненно реагируют на использование английского или немецкого языков в деловом общении с ними, полагая, что это ущемляет чувство их национального достоинства. Если вы импортер, в этом случае направляйте запрос с максимальным перечнем того, что бы вы хотели получить от французской фирмы. Попробуйте выяснить реакцию партнера на сделанное предложение, позвонив ему или связавшись по телефаксу, попросите его подтвердить получение предложения, выразив надежду на скорейший ответ.

Следует быть готовым к бюрократической  волоките, особенно на национализированных  крупных предприятиях. Если у вас  нет прямого выхода на ответственных  руководителей, и вы ведете переговоры на менее высоком уровне, следует дождаться, пока ваше предложение дойдет до соответствующего управленческого звена и будет выработано решение - здесь решения принимаются ограниченным числом лиц высокого ранга.

Несмотря  на присущую национальному характеру  французов эмоциональность, для  них важнее аргументы, подкрепленные фактами и хорошим технико-экономическим анализом, обоснованными данными.

Контракты, заключаемые французами, архиконкретны, точны в формулировках, лаконичны: не более четырех страниц французского текста, цены во франках, предложения из 10-15 слов. Французы не любят, если их партнеры вносят какие-то изменения в ходе переговоров. Во Франции многие важные решения принимаются не только в служебном кабинете, но и за обеденным столом. Деловые приемы могут быть в форме коктейля, завтрака, обеда или ужина. О делах принято говорить только после того, как подадут кофе. Французы не любят с ходу обсуждать вопрос, который интересует их больше всего. К нему подходят постепенно, после долгого разговора на разные нейтральные темы, и как бы вскользь.

В Италии нередко для установления деловых  связей обращаются к услугам посредников, сеть которых в стране сильно развилась  в последнее время.

Знакомство  с представителями итальянского делового мира начинается с обмена визитными карточками, поэтому необходимо их иметь при себе в достаточном количестве. Если в ответ на протянутую карточку вы не можете дать свою, надо извиниться, объяснив причину и пообещав послать ее при первой же возможности. Тексты на визитных карточках итальянских бизнесменов печатаются, как правило, на итальянском и английском языках, реже на французском.

Итальянские бизнесмены придают большое значение тому, чтобы переговоры велись между  людьми, занимающими примерно равное положение в деловом мире или  обществе. Поэтому перед деловыми встречами они стремятся узнать трудовую биографию потенциальных участников, их возраст, должность и т. д. 

В случае спорных вопросов итальянцы стремятся  к разумному компромиссу, в исключительных случаях прибегая к помощи арбитража.

В Германии, как известно, местные жители весьма аккуратны и щепетильны. Если вы сомневаетесь в том, что сможете соблюсти все условия и сроки договоренностей с немецкими коллегами, лучше заранее отказаться от своих предложений.

Желательно  учитывать приверженность немцев к  титулам. Для этого нужно еще до начала переговоров уточнить все титулы условных партнеров. Наши бизнесмены обычно приезжают с подарками. Но ожидать ответных подарков не стоит - здесь они не приняты в деловом общении.

В Финляндии, прежде всего, обращает на себя внимание национальный характер местного населения - трудолюбие, основательность, упорство. Финны имеют репутацию сдержанных, замкнутых и не очень коммуникабельных людей. Но это не совсем верно. Современная финская этика коммерческой работы отличается надежностью, четкостью, корректностью и честностью в отношениях и не уступает немецкой в пунктуальности и педантичности.

Многие  деловые вопросы здесь проще  решать в сауне или ресторане, поэтому не отказывайтесь от подобных приглашений и не забывайте отвечать на них взаимностью. Финская баня в особенности станет для вас неоценимым подспорьем в коммерческой работе.

В Китае  стиль ведения переговоров с  местными партнерами отличается длительностью - от нескольких дней до нескольких месяцев. Это объясняется тем, что китайцы никогда не принимают решений без досконального изучения всех аспектов и последствий предполагаемых сделок. Кроме того, по важным вопросам решение принимается коллегиально, с многочисленными согласованиями на всех уровнях, что требует немало времени.

Переговоры с китайскими партнерами имеют технический и коммерческий этапы. Успех переговоров уже на первом этапе зависит от того, насколько удается убедить партнера в реальных преимуществах сотрудничества с вами. Затем начинается коммерческий этап переговоров. Китайские компании обладают, как правило, хорошо подготовленными в коммерческом отношении и опытными кадрами, располагают обширной конъюнктурной информацией и в процессе переговоров часто ссылаются на прежде заключенные с большей выгодой для себя контракты. Ваша коммерческая позиция должна основываться на хорошем знании конъюнктуры мирового рынка, подкрепляться грамотным технико-экономическим анализом и конкретными материалами и предложениями.

В Японии деловая этика бизнесменов существенно  отличается от правил и норм делового мира Запада.

Знакомство  с представителем японского бизнеса  начинается с обязательного обмена визитными карточками. Если в ответ  на протянутую визитную карточку вы не дадите свою, это может озадачить  и даже оскорбить японского бизнесмена.

При встречах с руководством фирмы и переговорах  необходимо быть пунктуальным - японцы болезненно относятся к опозданиям, какими бы причинами они ни были вызваны. Если вы не можете прибыть  вовремя, обязательно предупредите об этом японскую сторону, а продолжительность встречи сократите на время опоздания, так как у партнера по встрече могут быть другие дела.

Избегайте рукопожатий при встрече с  японцами - они предпочитают поклон.

В традициях  деловых людей Японии - внимательно  выслушать точку зрения собеседника до конца, не перебивая и не делая никаких замечаний. Представитель японской стороны на переговорах может кивать во время беседы. Но это совсем не означает, что он согласен с вами, а только то, что понял вас. И уж совсем это не означает, что дело будет решено тотчас же.

У японцев  традиционна система принятия решений ("ринги"), суть, которой в том, что в обсуждение проблемы, ее рассмотрение и согласование вовлекается большой круг лиц - от руководства фирмы до рядового сотрудника, на что уходит немало времени. На этой же стадии определяются конкретные пути выполнения решений. Поэтому решения японской стороны всегда реализуемы и эффективны. 

Показывайте, что вы доброжелательны, практичны, искренни, отзывчивы, общительны - эти  черты особенно симпатичны японцу, ибо нередко именно их ему не хватает. Совет прост: не разочаровывайте собеседника.

В Корее  кодекс делового общения так сильно отличается от западных стандартов, что  это заставляет бизнесменов других стран считать корейцев одними из самых трудных деловых партнеров в мире.

Так же, как и в Японии, контакт с  корейскими бизнесменами невозможно наладить, обратившись к ним в письменном виде. Договориться о встрече с  ними тоже непросто. Без посредников  здесь тоже не обойтись. Необходимо, чтобы кто-то представил или рекомендовал корейской фирме, причем, хорошо знающий как сотрудников этой фирмы, так и суть предложения. Если корейские бизнесмены проявят интерес к партнеру, они добиваются личной встречи - никакого другого способа переговоров они не признают.

У южнокорейцев принято обращаться по должности или по фамилии. Следует помнить, что у корейцев первый слог - это фамилия, а два последующих - личное имя. Но в связи с американским влиянием стали писать на западный манер - сначала имя, потом фамилию. Поэтому во избежание недоразумений, лучше уточнить у собеседника его фамилию.

В Турции весьма любят дарить и получать подарки. Любой прием, устраиваемый турецкими  бизнесменами, завершается, вручением приглашенным небольших сувениров. В особом почете у турецких деловых людей так называемые "плакеты" - упакованная в бархатную коробку-подставку бронзовая или латунная табличка с эмблемой фирмы и памятной надписью. Ими, как правило, уставлены и увешаны приемные и кабинеты директоров фирм. Подарите и вы памятный знак своей фирмы. Часто в приемных стоят аквариумы, клетки с птицами или комнатные цветы. Проявите интерес к ним - это расположит к вам хозяина кабинета.