Деятельность кадровых служб и их роль в организации

       В ходе взаимодействия с другими подразделениями  организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих  и специалистов, представления о  поощрении, графики отпусков и т.п.

       Из  кадровой службы в подразделения  направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

       От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.

       В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и  т.п.

         Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

       Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

       1.2 Документирование трудовых отношений

       Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

       Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают  широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

       Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и  увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий  и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений. [3, с. 243]

       В каждой организации издаются приказы  о приеме и увольнении, подписываются  трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся  личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

       Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и  взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

       Трудовые  правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников  ни в коем случае не может противоречить  положениям ТК РФ.²

       Этапы трудовой деятельности сотрудников  зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

• Трудовой договор;
• Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
• Личные карточки работников;
• Трудовые книжки;
• Табель учета рабочего времени;
• График отпусков;
• Личные заявления работников;

       Приказы по кадрам - основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих  записей в документы по учету  труда и его оплаты.

       Приказами по личному составу документально  оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов;
• установление заработной платы;
• предоставление отпусков, командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

       При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных  бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному  хранению. По кадровым приказам ведется  нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности. 
            Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

       На  работников, в связи, с перемещением которых издаются приказы вышестоящей  организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие  или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы  после того, как получена выписка  из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или  дата увольнения работника.

       Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

       Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения  взыскания визируются юристом (при  его наличии).

       Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

       Приказы по личному составу подписываются  руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

       Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в  дела отделом кадров. Основания к  приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

       В связи с тем, что приказы о  предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные  сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

       Кадровая  служба должна выполнять весь порядок  работы с приказами по личному  составу, так как эти документы  имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем  и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

       Трудовая  книжка - это документ, в котором  содержится вся информация о трудовой деятельности ее владельца, о его  «росте» и «падении». Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника согласно ст.66 Трудового кодекса РФ. В течение  всего периода деятельности работника  в организации его перемещения  и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося  документе. Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового  кодекса РФ форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  устанавливаются Правительством РФ.

       Согласно  Правилам работодатель (за исключением  работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника  основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в  его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

       1.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

       Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. - группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел.³

       В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно  оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения  в соответствующие дела.

       Дела  постоянного и долговременного  сроков хранения оформляются в твердые  обложки, на которых делается описание дела.

       Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается  внутренняя опись документов, в конце  дела - заверительная надпись.

         Номенклатура дел предназначена  для формирования дел, их группировки,  систематизации и учета, определения  сроков их хранения и является  основой для составления описей  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

       Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в  себя следующие документы:

• опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета;
• личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении);
• личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
• автобиография;
• копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
• характеристики;
• копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
• трудовой договор;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• материалы аттестации;
• представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
• копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
• другие документы, характеризующие работника.

       В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения. К таким документам относятся  справки с места жительства, о  жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

       Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу и ведется  на протяжении всей работы сотрудника, на предприятии.

       Однако  личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих  работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

       Личная  карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных  наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.