Формирование и ведение личных дел

 

     Содержание 

     1. Понятие номенклатуры дел организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1. Для чего нужна номенклатура дел? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

     1.2.  Виды номенклатуры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

     1.3 . Порядок оформления номенклатуры  дел . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4

2. Порядок составления номенклатуры дел для кадровых служб . . .8

     2.1. Состав кадровой документации  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

2.2 Типы документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

3. Формирование и ведение личных дел. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

     3.1. Формирование личных дел работников . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

     3.2. Ведение личных дел работников . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

     3.3. Хранение и учет личных дел  работников . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

     Приложение  №1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     I. Понятие номенклатуры дел организации.

1. Для чего нужна номенклатура дел?

     Ежедневно в организациях и учреждениях  разрабатывается и поступает  большое количество документов различных  видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким). В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства в организации разрабатывается номенклатура дел.

     Номенклатура  дел – систематизированный  перечень наименований дел, заводимых в  организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

     Каждое  структурное подразделение ежегодно составляет номенклатуру дел  структурного подразделения, на основе которых  затем  составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.

     Наличие номенклатуры дел обязательно для  всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

     Номенклатура  дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и  дел и ведения справочной картотеки  документов. Она используется для  учета и обеспечения сохранности  дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

     В номенклатуру дел включаются все  дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

     1.2. Виды номенклатуры..

     В делопроизводстве существуют следующие  основные признаки группировки документов в дела:

• по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;
• по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;
• по объектам, фирмам-контрагентам. Например: Документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.;
• по корреспондентам. Например: Переписка с АО «Звезда» за 2003 г.
• по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».

     Номенклатуры  дел подразделяются на:

• типовые;
• примерные;
• конкретного предприятия (индивидуальные).

      Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

      Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

      Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

      Номенклатура  конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

     1.3 . Порядок оформления номенклатуры дел

     Номенклатура  дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или  специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

     Номенклатура  дел подписывается ответственным  составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

     Номенклатура  дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

     После утверждения структурные подразделения  получают выписки из соответствующих  ее разделов для использования в работе.

     Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба  ДОУ»). Остальные структурные подразделения  располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).

     В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

     Внутри  разделов располагаются заголовки  дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а  дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.

     В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

     Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.

     Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных  в следующей последовательности:

• название вида документа. Например: «Приказы», «Договоры»;
• краткое содержание дела. Например: «Приказы по личному составу»;
• дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «Переписка с АО «Вихрь» за 2008 г.»;
• название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «Акты инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;
• слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «Договоры с поставщиками за 2003 г. Копии».

     В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово  «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться.

     Срок  хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения»  со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

     Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел.

     Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение.

     Первая  графа содержит индекс дела, включенного  в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел.

     Во  второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу, накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

     Третья  графа заполняется в конце  года и содержит сведения о количестве томов.

     В четвертой графе указывается  срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.

     Пятая графа заполняется в течение  года. В примечаниях указываются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

     Количество  дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.

     Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается  и одобряется экспертной комиссией  предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в  государственный архив (если документы  поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия (Приложение №1).

     Если  организация не сдает документы  на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с  экспертной комиссией вышестоящей  организации. 
 
 

     II. Порядок составления номенклатуры дел для кадровых служб.

     2.1. Состав кадровой  документации 

     Единый  перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми  актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Разделы 7 и 8 ("Трудовые отношения", "Кадровое обеспечение") могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.