Формирование и ведение личных дел

     Учет  труда и заработной платы в  организации ведется на основании  первичных документов, формируемых  в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

     Соблюдение  норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).  

      Документирование  деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

   ● организация  труда работников;

   ● заключение трудового договора  и прием на работу;

   ● перевод  на другую работу;

   ● предоставление работникам отпусков;

   ● поощрение  работников;

   ● наложение  на работников дисциплинарных взысканий;

   ● аттестация работников;

   ● ведение  штатного расписания;

   ● учет использования рабочего времени;

   ● привлечение  работников к работе в выходные и  нерабочие праздничные дни;

   ● оформление служебных командировок;

   ● прекращение  трудового договора и увольнение с работы.

     2.2 Типы документов: 
           1. Локальные нормативные акты: 
           1. коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ;

     2. правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ);

     3. должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.          

     2. Организационные  документы:

     1. журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись.

     2. журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках.

     3. журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов;

     4. штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. 15 и 57 ТК РФ.

     5. график отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;

     6. табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В статье 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Установленная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) форма N Т-12 распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. В последних используется форма, установленная Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (ред. от 03.07.2009);

     7. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

     8. журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". 
           3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

     1.  трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Напомним: ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора.

     2. приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные;

     3. документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение). Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях.

     4. личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС). Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником;

     5. трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен постановлениями N 69 и N 225;

     6. прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).

     Конечно, это далеко не полный перечень. В  различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее, большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.

     При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов.

     Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), затем – заголовки дел с локальными нормативными актами организации, за ними заголовки дел, содержащие распорядительную документацию (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.д.). Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Далее по номенклатуре: переписка по различным вопросам, учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы. В самом конце помещаются описи переданных в архив дел структурного подразделения, выписка из сводной номенклатуры дел организации, резервные индексы.  
 

     III. Формирование и ведение личных дел

     3.1. Формирование личных  дел работников

     Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование, последующее ведение и оформление личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии:

1. личный листок по учету кадров или анкета;
2. дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
3. автобиография;
4. копии документа об образовании;
5. трудовой договор (второй экземпляр);
6. договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
7. характеристики (рекомендательные письма);
8. заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
9. выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
10. выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
11. выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

     В личное дело включаются и специфические виды документов: список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей); выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

     В дальнейшем в личное дело включаются документы: подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке); характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

     Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке.

     Основу  личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

1. паспорт;
2. трудовая книжка;
3. военный билет;
4. документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
5. документы об имеющихся изобретениях.