Формирование системы управления предприятия

    В подчинении у главного бухгалтера находятся  заместитель главного бухгалтера и  бухгалтера. Они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками). Осуществляют прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливают их к счетной обработке. Отражают в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

    Начальник отдела кадров возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами  рабочих и служащих требуемых  профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

    Менеджеры — это самостоятельный вид  профессиональных специалистов, главной  целью которых является повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала; ориентация на сокращение доли и численности производственных и управленческих работников; разработка и реализация политики подбора и расстановки персонала; выработка правил приема и увольнения персонала. В задачи менеджера входит сделать работников способными к совместным действиям; придать их усилиям эффективность и результативность; сгладить присущие людям индивидуальные особенности. На него также возлагается ответственность за оценку работы сотрудников, определение необходимого вознаграждения за конечные результаты работы, организацию и контроль за деятельностью целевых групп и рабочих бригад, разрешение конфликтных ситуаций и выработку компромиссных решений.  

    2.3. Анализ внешней среды 

    Работает  метод косвенного воздействия, когда  создаются условия для достижения косвенных результатов. Этот метод  работает в любом случае. Менеджер создает условия для осуществления  целей, а специалист добивается результатов. Необходимость выполнения целей организации стоит перед менеджером и специалистом — удовлетворенность потребителей в качественном, недорогом продукте и при этом получение прибыли. Применяется экономический метод управления, когда существует материальная заинтересованность специалистов и рабочих. Менеджер применяет различные методы для достижения результативности, экономический метод при этом является самым эффективным. Также применяется организационно-распорядительный метод. Он основан на приказах, распоряжениях, когда указания идут от вышестоящих работников, и распоряжения трансформируются по степени прохождения по иерархической лестнице.

    Как было описано выше, существуют три  стиля руководства: автократический, демократический и либеральный. В жизненной практике не могут  существовать в чистом виде каждый из стилей, они применяются комбинированно. Наша организация не является исключением. Руководитель сосредоточил всю основную власть в своих руках, но при этом он старается выполнить все поставленные задачи в одиночку и делегирует часть своих полномочий прямым заместителям. Доверяя им дальнейшие распоряжения, он не особо интересуется, как именно происходят конечные операции.  
Люди — один из важнейших факторов производства, поэтому и управление персоналом играет важнейшую роль в достижении организацией желаемой цели. Перед тем, как начать процесс набора, четко определяются будущие обязанности работника. В противном случае есть риск нанять работника, личные и профессиональные качества которого не совсем или совсем не соответствуют требуемым. Руководитель детально изучает, какие функции работнику придется исполнять, какое образование нужно для этого иметь, какие навыки. Важными также являются и психологические характеристики потенциального работника.

    Анализ  проводится с помощью наблюдений за работником и регистрации всех выполняемых им функций, проводится собеседование с работником или просьба заполнить анкету, в которой он опишет свои основные обязанности и права, функции, которые он выполняет. Набор представляет собой создание определенного резерва на планируемые должности, как из внешних, так и из внутренних источников. ООО «Нева» использует внешние и внутренние источники для приема на работу. Внешние источники — это и кадровые агентства, и центры занятости, также предприятие помещает объявления в СМИ о своих потребностях в специалистах. Или организация предлагает людям, уже работающим на предприятии, порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Внутренними источниками являются люди, уже работающие на определенных должностях, но имеющие большие способности, чем могут проявить в данный момент. Продвижение по службе сильно мотивирует работника, в организации не приходится обучать нового специалиста многим нюансам работы в организации. Риск при внутренней кадровой политике может заключаться в том, что в организацию не поступают новые люди со свежими взглядами и идеями и это может привести к застою.

    Работник, приходящий в организацию, может иметь уже накопленный опыт, систему взглядов и свое видение работы в данной организации. Начиная трудовую деятельность, работник постепенно адаптируется в организации, При приеме на работу руководитель постепенно должен проинформировать кандидата о принятых нормах поведения как профессионального, так и неформального. далее в ходе общения и сотрудничества с коллективом работник видит отношение к работе коллег, неформальные связи и влияние. Таким образом, он постепенно перенимает систему норм и обычаи, начинает понимать, чего ждет от него организация и каково его роль здесь. Обязанность руководителя — помочь работнику адаптироваться на новом месте, проводить обучение требуемым навыкам, собеседования на тему, что понимается под эффективной работой.

    Когда работник уже приступил к работе, адаптировался в коллективе, получил надлежащую профессиональную подготовку, нужно время от времени оценивать эффективность его труда. Лучше всего это делать индивидуально с каждым работником путем проведения собеседований. Сначала нужно сообщить работнику, чего именно ждет от него организация, определиться, как именно нужно вести себя работнику, какие нормативы он должен выполнять, какие навыки приобрести. Лучше всего как можно конкретнее определить поведение работника в организации.

    Оценка  трудовой деятельности служит для мотивационных  целей: в процессе оценки выявляются работники, которые особенно хорошо справляются со своими обязанностями, даже если таких работников невозможно перевести на более привлекательную  должность (у них нет такого потенциала или по другой причине), они все равно заслуживают вознаграждение. Такое вознаграждение придает работнику уверенность в себе, стимулирует самоуважение, подталкивает к еще более эффективному труду, другими словами сильно мотивирует к положительному поведению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3 Анализ высокой загрузки менеджеров туристической фирмы «Нева» 

    Если  представить в общем виде, то можно  сказать, что менеджер  в течение  своего рабочего дня выполняет следующие  виды работ:

    - Запланированные заседания, встречи   » 60 - 65% ;

- Разговоры  по телефону  » 8 - 15% ;

- Работа  с документами » 17 - 22% ;

- Поездки,  осмотры » 3 - 7% ;

- Незапланированные  встречи » 7% ;

- Отдых » 2% ;

- Потери  времени » 2%.

    Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы. Как видно из вышеизложенного на отдых тратится всего 2% временного фонда. Ведь отдых, как физический, так и эмоциональный играет очень важную роль в эффективности работы и управленческих качествах менеджера. По мимо малого отдыха  много времени тратится на рутинную работу с документами (до 22%) и телефонные переговоры (до 15%). Все это значительно снижает работоспособность человека, а как следствие результат работы.

    Для эмоциональной и физической разгрузки, а так же высвобождения времени следует выполнить следующие рекомендации:

1. Правильно организовать рабочее место менеджера, расстановку мебели в кабинете (Рисунок 1). Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Рисунок 1 Пример оформления кабинета.

    Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

    2. Самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

 Регистрация  поступающей корреспонденции. 

      Сортировка в зависимости от  предназначения.

      Отбор документов, которые адресованы  менеджеру или находятся в его прямой компетенции.

      Сортировка корреспонденции по  степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет  класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

    3. Большую помощь при телефонном  обслуживании оказывает менеджеру  правильно организованный справочный  аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого менеджеру удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан. Все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера.

    Все вышесказанное позволит освободить менеджера от рутинной работы, эмоционально и физически разгрузить его. Позволит выделить больше времени на отдых  и как следствие повысит качество работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    Впервой главе были рассмотрены теоретические вопросы:

1. Понятие менеджер;
2. Понятие власти, его влияние на подчиненных, понятие лидерство и ого отличие от власти;
3. Стили руководства, традиционный и современный подходы, влияние различных стилей на персонал и производственный процесс.
4. Управление организационными изменениями, адаптация организации к различным изменениям внутренней и внешней среды.

    Во  второй главе рассмотрены характеристики фирмы, ее положение на рынке, организационная  структура, сфера деятельности, территориальное  расположение.

    В третьей главе были рассмотрены  проблемы организации, а именно высокая  загруженность менеджеров. Даны рекомендации по более рациональному использованию  фонда рабочего времени, освобождения менеджера от рутинных задач, его  эмоциональная и физическая разгрузка.