Функции информационного менеджмента и их реализация на различных уровнях управления

     Введение

     Жизнь общества на современном этапе полностью  и всецело зависит от степени  обладания информацией и умения ее передавать с наименьшими искажениями и потерями.

     С точки зрения управления, информацию используют для того, чтобы анализировать  и принимать решения. То есть люди, управляющие информацией, зависят  от нее, хотя имеют обыкновение думать о ней не больше чем они думают о воздухе, для того чтобы дышать. Ведь нельзя недооценивать роль информации на этапе принятия финансового –  управленческого решения. Чтобы  могло случиться с Фондовой биржей на Уолт – Стрит, если бы поступающая  информация задержалась на несколько  минут или была бы искажена, наверно  результаты бы этого пришлось еще  долго решать.

     В своей контрольной работе в качестве объекта исследования я обозначила организацию различных форм собственности.

     В качестве предмета исследования в своей  работе я обозначила информацию, которую  передают с помощью коммуникационных технологий.

     Цель  моей работы - рассмотреть сущность информационного менеджмента, его  основные этапы и наиболее применяемые  в практике управления методы информационного менеджмента.

     Для достижения поставленных целей в  своей работе, я поставила три  задачи:

1. Изучение, обобщение, систематизация литературы по данной проблеме;
2. Проведение исследований по практике управления, в тех организациях, которые часто используют методы информационного менеджмента;
3. Обобщение результатов исследования и выявление тех функций и методов информационного менеджмента, которые являются универсальными для тех организаций, где процесс управления информацией с помощью коммуникационных технологий является основой их деятельности.

     Люди  не делают различия между информацией  и данными. Данные являются характеристиками фактов и событий, они являются источником информации. Но сами по себе, данные ничего не значат. Они всего лишь заметки  на бумаге или биты на компьютерном диске.

     Для людей или организаций, связанных  с финансами, решающее значение приобретают  связи со средствами массовой информации (СМИ), они помогают распространять информацию, добиться положительного общественного имиджа, овладеть техникой достижения этих целей и т.д.

     Информационный  материал – основа предпринимательской  деятельности.

     В коммерции, предпринимательстве информация – это совокупность сведений, дающих возможность деловому человеку ориентироваться  в сфере его собственного производства. Для предпринимателя, информация является товаром, а любой товар можно  либо купить, либо продать.

     Правильно переданная информация поможет вам  как производителю, достичь необходимых  результатов, а потребителю правильно  сориентироваться на рынке товаров. Современно общество сейчас практически  находится на пороге полной компьютеризации, что подразумевает собою использование  таких каналов как Internet, то есть глобализация информации повсеместно. Технический  прогресс вносит существенные изменения, как в каналы распределения, так  и в каналы коммуникации. Эти изменения  воздействуют на работу СМИ, обеспечивая  конкурентные преимущества тем рекламодателям, которые первыми подхватывают и  внедряют новые технологии. Из перечисленных  факторов можно понять насколько  важную роль в нашей жизни играет полноценная информация, а управление тем более. 
 
 
 

1. Основные  функции менеджмента

 

     Функции менеджмента - набор взаимосвязанных  действий, объединенных в относительно самостоятельное направление управленческой деятельности.

     Реализация  совокупности функций управления представляет собой суть процесса управления. Анри Файоль выделял пять исходных функций  управления- планирование, организацию, распорядительство, координацию и  контроль.В литературе по менеджменту  наибольшее распространение получила классификация, выделяющая четыре наиболее общие функции управления- планирование, организация, руководство, контроль.

     Функция планирования связана с принятием  решений о том, какими должны быть цели организации и что нужно  делать ее работникам для достижения этих целей. Реализуя эту функцию, управляющий  на основе глубокого и всестороннего  анализа ситуации, в которой в  настоящий момент находится организация, и ее перспектив формулирует цели и задачи на предстоящий период., разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и  программы. Построение и использование  планов, программ, прогнозов- одна из важнейших  предпосылок оптимального управления производством.

     Другой  важной функцией управления выступает  организация, что понимается как  процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность эффективной  совместной деятельности людей для  достижения целей.

     Организационная функция берет на себя подготовку к практическому воплощению замыслов, содержащихся в планах, стратегиях.

     Поскольку работу на предприятии выполняют  люди, важным аспектом функции организации  является определение того, кто должен выполнять конкретное задание. В  рамках этой функции формируются  трудовые ресурсы организации, осуществляются наем, расстановка работников и их адаптация, производится обучение и  повышается квалификация, осуществляется движение персонала для поддержания соответствия изменяющимся параметрам внешней и внутренней среды.

     Ни  одна задача не будет успешно решена с должным качеством и минимальными затратами, если работники- не будут  в этом заинтересованы.

     Отсюда  вытекает еще одна важнейшая функция  менеджмента- мотивация. Она заключается  в определении потребностей людей, выборе наиболее подходящего и действенного в данной ситуации способа их удовлетворения. Согласно теории управления , поведение  человека определяют пять основных типов  потребностей: физиологические, безопасности, социальные, успеха , самовыражения. Часть  потребностей может удовлетворяться  вознаграждениями. В управлении используются внешние и внутренние вознаграждения. К внешним вознаграждением относят  денежные выплаты, продвижение по службе, к внутренним- чувство удовлетворенности  при достижении цели.

     Результаты  работы организации и ее сотрудников  необходимо время от времени проверять, оценивать и корректировать.

     Это составляет содержание функции контроля. Функция контроля является важнейшей  составляющей деятельности руководителя. Ни одна из перечисленных функций  не может эффективно реализовываться  при отсутствии должного контроля. В процессе контроля определяется качество планирования, недостатки в организации  и мотивации. Контроль предусматривает  сопоставление запланированного и  реально получаемого результата. Наличие отклонений свидетельствует  о недостатках в системе. Задача менеджера- своевременно выявить причины  отклонения и принять адекватные меры по исправлению ситуации. Элементом  данной функции является учет, т.е. сбор, обработка, анализ и хранение информации о состоянии объекта управления и внешней среды; определение  минимального необходимого ее объема для управления; предоставление этой информации всем заинтересованным в  удобной для использования форме.

     Контроль - это деятельность по формированию стандартов управления, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Эффективно функционирующая система контроля является важной составляющей менеджмента каждого предприятия. Контроль обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Результаты контроля служат информационной базой для принятия решений на будущее, выявления наиболее перспективных направлений развития.

     Контроль  позволяет оценить эффективность  делового и управленческого общения. Требования к системе контроля:- контроль должен быть всеохватывающим. Контроль должен держать в поле зрения основные сферы деятельности предприятия  и процессы , протекающие в нем. К контролю необходимо привлекать весь персонал предприятия , т.к. лучший контроль- это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

     - Контроль должен иметь четкую  стратегическую направленность. Главная  цель контроля не поиск, а  предотвращение ошибок, что значительно  дешевле. Поэтому контроль

     представляет  собой неотъемлемый элемент процесса планирования не всех его стадиях.

     - Контроль должен быть гибким. Контроль необходимо увязывать  со всеми изменениями, происходящими  в структуре предприятия.

     - Контроль должен быть своевременным.  Контроль должен устранять нарушения  прежде, чем они примут опасные  размеры.

     - Контроль должен быть экономичным.  Результат, приносимый контролем,  должен превышать расходы на  его проведение. Отсутствие экономического  эффекта от контроля свидетельствует  о том, что он не улучшает  степени владения руководством  реальной ситуацией.

     На  практике существует три основных вида управленческого контроля:

     - предварительный;

     - текущий;

     - итоговый.

     Предварительный предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Задача его состоит  в проверке готовности предприятия, персонала, производства, системы управления к работе.

     Текущий контроль существует в формах стратегического  и оперативного. Стратегический имеет  в качестве своего основного объекта  эффективность использования ресурсов предприятия. Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность.

     Важнейшим объектом текущего контроля является качество продукции и услуг.

     Итоговый  контроль связан с оценкой выполнения предприятием своих планов и предполагает всесторонний анализ результатов , а  также сильных и слабых сторон предприятия. Данные итогового контроля используются для составления очередных  планов.

     Контроль  делится на внутренний и внешний.

     Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками- контролерами. При внутреннем- исполнители сами следят за своей  работой, ее результатами и вносят изменения  в собственную деятельность.

     Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств:

     - наличие «защиты от хитреца»;

     - оптимальная трудность заданий;

     - поощрение по итогам.

     Термином  «защита от хитреца» обозначают тех, кто, ничего не делая, пытается создать  видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле. Ради такой  показухи забрасываются действительно  нужные дела и представляются неправильные показатели.

     Во- вторых, цели, которые ставятся перед  людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, не дающими  исполнителям «засыпать на ходу».

     В- третьих, по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо и наказание.

     Наряду  с внешним контролем, присутствует внутренний контроль или самоконтроль. В его рамках работникам предоставляется  право самим следить за ходом  производства, результатами выполнения заданий. Самоконтроль эффективен в  условиях благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

     Факторы, влияющие на соотношение внешнего и  внутреннего контроля: стиль управления; возможность получить надежную оценку деятельности исполнителей; характер подчиненных; взаимоотношения в  коллективе; принятая система вознаграждения.

     2.Процесс  контроля состоит из нескольких  этапов.

     1. Выявление параметров деятельности  предприятия подлежащих контролю (стандарты, нормативы).

     2. Составление модели функционирования  предприятия и определение «точек  контроля».