Функции менеджмента, технология их реализации

     Поскольку системы управления производством  необычайно сложны и динамичны, установленные связи не могут оставаться «жесткими».

     Так как система характеризуется  цельностью, единством своих структурных  элементов, то эти отклонения влекут за собой цепь других отклонений, что, в конце концов приводит к нарушениям ритма работы системы и даже к ее остановке и распаду. Чтобы этого не произошло, в рамках уже созданной организации необходимо своевременно обнаруживать возникающие отклонения и устранять их в процессе координации.

     Координация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях. На предприятиях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции осуществляется координация руководителями уровней управления.

     Координирование – установление гармонии между участниками  производства, между управляющей и управляемой системами.

     Задачей функций координирования является достижение необходимого и достаточного для нормального функционирования системы управления состояния упорядоченности ее элементов.

     В других случаях, например при формировании программно-ориентированных систем типа творческих групп партнерских отношений, координация становится основной организующей функцией, ибо в таких системах требуется не жесткая формализация, а лишь согласованность творческих усилий, целенаправленность на идеи, их мотивация.

     Одно  из основных условий успешной деятельности предприятия – согласованность действий менеджеров этого предприятия. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели – цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

     Мотивация (стимулирование) как основная функция менеджмента – это побуждение участников процесса управления и производства работать с наибольшей отдачей. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей – интересы людей – мотивы деятельности – действия людей. В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в новых коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Мотивация специалистов – ориентация на профессиональный рост, накопление знаний, самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление, на высокую производственную и управленческую культуру.

     Стимулирование  – конкретная форма проявления мотивации деятельности людей и коллективов путем использования стимулов, рычагов и способов формирования интересов.

     Контроль – прогнозирование отклонений и разработка по их устранению.

     Контроль  как основная функция менеджмента  связан с функционированием объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. В значительной степени эффективность работы по организации контроля определяется предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе. Выполнение функций контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми.

     Функцию контроля, исходя из ее роли в процессе управления, называют функцией обратной связи менеджмента с объектом управления. Различают следующие  виды контроля:

     1) предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты;

     2) текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того, чтобы осуществить текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей;

     3) заключительный контроль помогает предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем – в процессе управления). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации;

     4) выборочный контроль. Для определения объема выборки, способа ее отбора, правил переноса выборочных результатов контроля на всю совокупность следует применять методы, разработанные в теории статистического контроля.

     Функция контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, управленческие функции образуют своего рода круговое движение, или цикл. Информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапах планирования, организации, координации и мотивации сотрудников.

     Основные  функции неразделимы. Они связаны между собой, взаимозависимы и взаимообусловлены. Они переплетаются во времени, каждая из них выступает вперед или отступает, когда этого требует ход процесса производства или необходимость воздействия на управляемую систему.

     Функции управления реализуются во всех управляемых  системах процесса производства, но в  каждой из этих систем значение функции  управления приобретает особые черты, обусловленные содержанием процесса управления в определенной системе, характером и направлением воздействия, оказываемого на нее, восприимчивостью этой системы, наконец, той ролью, какую выполняет функция управления в целенаправленном воздействии на производство.

     Общая характеристика функций управления приведена в табл.1.1.

Таблица 1.1.

     Специфические функции менеджмента.

     Наряду  с основными функциями в системе  менеджмента реализуется большое  количество специфических (конкретных) функций. Конкретная функция представляет собой целенаправленное воздействие универсальной сущности управления и конкретного содержания.

     Отдельные управленческие работы, которые соответствуют  определенным конкретным функциям, могут  отличаться довольно большим разнообразием. К специфическим функциям управления можно отнести: общее линейное руководство, планирование и регулирование производства, техническую подготовку и обслуживание производства, бухгалтерскую и финансовую деятельность и многое другое.

     В различных производствах специфические  функции управления приобретают  конкретное содержание и становятся малосопоставимыми и по содержанию труда, и по его затратам. Так, например, функция сбыта в промышленности существенно отличается в отношении затрат труда от такой же функции в строительстве.

     Развитие  производства оказывает непосредственное влияние на развитие конкретных функций управления. Оказывает влияние также научно-технический прогресс. Внедрение в управление современных достижений, развитие науки и техники приводят к появлению новых и изменению содержания отдельных работ по управлению, из которых состоит функция. При этом изменяется и содержание функции. При достаточном изменении их прежнего количества и качества они переходят в новое. Это процесс протекает незаметно и постепенно.

     На  практике часто возникает необходимость  в классификации функций управления. Положенный в основу группировки функций классифицирующий признак зависит от конечных целей. Цель классификации может быть различной, например:

1. проектирование организационной структуры управления;
2. нормирование труда и численности работников;
3. механизация и автоматизация управленческого труда и т.д.

     Возможно, что по классифицирующему признаку специфическую функцию управления нельзя целиком отнести к той  или иной группе. В этом случае функцию управления следует дифференцировать на отдельные работы и отнести к соответствующим группам.

     На  организационные структуры управления влияет ряд факторов:

1. масштаб, структура и уровень развития производства;
2. размер предприятия, степень самостоятельности;
3. его место в сложившейся системе общественного разделения труда;
4. связь с другими предприятиями и организациями;
5. уровень технической специализации управления и т.д.

     Под воздействием этих факторов объем некоторых функций управления может сильно изменяться. Может появиться необходимость в создании новых подразделений или в их объединении. При реализации специфических функций управления не должно допускаться буквального совпадения содержания функций подразделений или их исполнителей на одном и том же или на разных уровнях управления. Совпадение содержания этих функций свидетельствует об их дублировании, связанном со скрытыми потерями труда и времени работника.

     Менеджмент  предлагает комплексность в реализации всех функций управления. Для эффективности  менеджмента необходимо рассмотреть:

     - всю сумму функций, составляющих  содержание управления, и установит степень соответствия этих функций целям и задачам, стоящим перед конкретной системой управления;

     - комплексность реализации каждой  функции по видам деятельности, стыковку долей функций при  их реализации различными исполнителями  и трудоемкость выполнения функций с учетом равнонапряженности труда;

     - процедуры реализации каждой  функции с целью упрощения  и совершенствования технологии  их выполнения.

     Анализ  эффективности реализации управленческих функций позволит также более четко определить обязанности и права  работников аппарата управления и на этой основе спроектировать рациональную систему менеджмента.

     Функции являются основой содержания менеджмента, они лежат в основе структуры  системы управления. Состав и численность  аппарата управления в целом, равно как и состав и численность входящих в него подразделений, определяются функциями управления и составляющими их операциями. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления.

     Деятельность  аппарата управления направлена на то, чтобы объединить в едином потоке управленческого труда все относительно обособленные, хотя и неразрывно связанные управленческие функции. Именно поэтому важное значение имеет анализ функционального аппарата менеджмента.