Информационные системы эффективного управления предприятием

2. Использование и эксплуатация информационных систем.

 

     Широко распространено представление о том, что информационные системы живут недолго: от трех до семи лет. На самом деле, это свидетельствует лишь о высокой динамичности информационных систем и технологий: в течении этого времени система может оставаться эффективной. Далее она должна развиваться или перестанет быть конкурентоспособной. Как таковая ИС должна создаваться на предприятии или в учреждении не иначе как «на вечные времена»  в виде, допускающем развитие и совершенствование по всем компонентам без утраты способности функционировать. Наиболее эффективно этот процесс обеспечивает системный подход.

     Информационно-вычислительные комплексы являются сложными системами. Это достаточно очевидно применительно к ИС предприятий, учреждений, ведомств, отраслей, банков и т.д. Однако даже комплексы, построенные на одной ЭВМ, можно; относить к сложным системам и для их эффективного построения и использования применять системный подход.

     Все компоненты ИС создаются и развиваются  самостоятельно, что можно рассматривать как их жизненный цикл. Система в целом тоже проходит типовые этапы жизненного цикла: создание, внедрение, использование. На каждом из этих этапов необходимо учитывать множество факторов и условий; что осуществить эффективно без применения системного подхода невозможно даже опытному, квалифицированному и весьма решительному работнику. Особенно сложно это, сделать в предположении, что системы всегда должны оставаться вполне работоспособными.

     Для четкого решения этих вопросов следует  рассматривать ИС и их компоненты как изделия, то есть как Продукцию производственного характера, предназначенную для регулярного применения. Требования к любому изделию формулируются с учетом интересов, как изготовителей, так и потребителей; они обычно следующие:

• социальная значимость или общественная полезность, а также определенная интегральная эффективность продукции, достигаемая при изготовлении и использовании;
• наличие описания технологического процесса создания изделия;
• возможность модификаций «под заказчика» и адаптации;
• наличие определенных количественных характеристик, позволяющих в явной форме задавать требования к эффективности и совершенству, а также определенной цены;
• осознание потребителями особенностей функционирования и полезности продукции в сфере их деятельности;
• уверенность потребителя в полезности продукции и возможности практического ее освоения при имеющихся ресурсах и сроках;
• гарантии надежности и качества.

     Вопросы, возникающие на этапах жизненного цикла  любых ИС и их компонентов, можно- разделить на внешние, обусловленные особенностями использования ИС, И внутренние, отражающие создание собственно этих систем.

     Будущее — за распределенными технологиями обработки информации и за их раздельной централизованной и децентрализованной конечным пользователем ИС. Он может их также создавать, развивать и целенаправленно, эффективно использовать на своем рабочем месте. Эти важные свойства каждого работника предприятия являются его ресурсом в области создания, развития, использования и эксплуатации ИС и составляют часть кадрового ресурса предприятия. Предприятию, во-первых, надо приложить усилия и затратить средства для приобретения работником начальных знаний (часто обозначаемых как компьютерная грамотность); во-вторых, в соответствии с избранным профилем его деятельности необходимо интенсифицировать и актуализировать его ресурс также и в других задачах и функциях информационного менеджмента. Поскольку спрос на квалифицированных работников со знанием экономической информатики в нашей стране еще в течении ряда лет вполне очевидно будет превышать предложение, необходимо в рамках стратегического менеджмента создавать предпосылки для формирования на предприятии обстановки привлекательности роста квалификации работников в сфере обработки информации и планировать этот рост; следует учитывать и использовать также возможные переходы (переводы) работника из одного подразделения в другое.

     Стратегическое  требование сохранения и развития квалифицированного потенциала у каждого из сотрудников предприятия должно преобразоваться в форму соответствующих программ обучения персонала. При этом естественно ориентироваться на планируемые предприятием инновационные проекты и использовать программы обучения персонала для их освоения. Наряду с программами повышения квалификации общего характера, которые работники могут посещать добровольно, требуются также специальные программы планового обучения для освоения определенных ИТ и применения методов обработки информации в прикладных областях, для конкретного применения ИС, предназначенных для определенных групп работников в обязательном порядке. Все планируемые мероприятия по обучению должны быть включены в «менеджмент развития» всего предприятия, потому что они предназначены для всех работников предприятия.

 

3. Концепция эффективного управления предприятием.

 

     Переход к рыночной экономике связан с  решением многообразных проблем, среди  которых следует выделить такие, которые связаны с управлением  промышленным предприятием.  
К основным проблемам можно причислить следующие:

     - в области производственных процессов:  нестабильность в выполнении  производственных графиков; смена  номенклатуры; несбалансированность  мощностей; отсутствие идентификации  ситуаций;

     - в области запасов: низкий уровень  страховых запасов; высокий уровень  неликвидов; неритмичность поставок;

     - в области принятия решений  и регулирования: необеспеченность  функционирования системы в достижении  поставленных целей; недостаточный  набор моделей управления; неполнота  и недостоверность информации; многообразие  и сложность влияния различных  факторов социального, экономического, политического и технического  характера; отсутствие автоматизированных  систем управления; отсутствие оптимальных  критериев экономической оценки  действий руководителей. 

     Все эти проблемы, возникающие при  управлении предприятием в той или  иной степени, связаны с эффективностью управления им, с качеством информационных параметров, которые используются в  системе управления и качеством  принятия решения.

     Целесообразно рассмотреть сущность эффективного управления, качества принятия решения, начав с уточнения определения понятия эффективного управления предприятием, для этого необходимо предварительно рассмотреть понятия «организация» и «управление предприятием».

     Под организацией чаще всего понимают систему (объединение), основу которой составляют люди, занимающиеся определенной деятельностью.

     Управление рассматривают как целенаправленную деятельность, то есть деятельность, осуществляемую с целью чего-либо.

     Под целью следует понимать конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться любое предприятие. Поэтому цель управления служит определяющим ориентиром эффективного функционирования производства и управления. Более  того, определение эффективности управления имеет смысл лишь при условии достижения цели. Цель эффективного управления предприятием находится в прямой зависимости от цели управления предприятия и имеет те же особенности и характеристики. К особенностям цели относится то, что цель должна быть:

     - результативной, а именно, использоваться  для установления стандартов, оценки  эффективности и давать общий  ориентир для деятельности;

     - приоритетной, т.е. определять приоритеты  в деятельности предприятия; 

     - обоснованной на какой-то гипотезе, т.е. в основании цели должна  лежать точная гипотеза развития  предприятия; рассмотрена на длительный  период  времени, так как от  периода рассмотрения зависит  форма обобщения цели (чем более  отдаленный период, в котором  рассматривается цель, тем в более общей форме ставится цель).

     К характеристикам цели относится  то, что цель должна быть: конкретной и измеримой; ориентированной во времени; являться достижимой.

 

4. Информационная  система, используемая в качестве инструмента эффективного управления предприятием.

 

     В качестве примера использования информационной системы, которая соответствует всем выше перечисленным концепциям эффективного управления, рассмотрим предприятие, которое в качестве инструмента повышения эффективного управления и управляемости предприятием сделало выбор в пользу информационной системы АС GOAL (далее ИС), используемой предприятием около пяти лет.

     GOAL является одним из основных  инструментов стратегического, тактического, оперативного управления и оценки  эффективности деятельности Компании, подразделений, сотрудников". GOAL определяет принципы и механизмы  постановки целей и задач, контроля  их исполнения и оценки результатов  деятельности.

     Одним из основных методов управления заложенными  в принципы рассматриваемой информационной системы является метод целевого управления (МВО) - метод управления персоналом и организацией, который обеспечивает постановку целей и задач для реализации целей компании, контроль их исполнения и оценку эффективности результатов деятельности сотрудников и подразделений.

     Вся деятельность Компании ведется на основе регулярного планирования, результатом  которого является постановка целей  и задач на период для Компании в целом, подразделений и отдельных  сотрудников.

     В программе существует строгая организационная  структура – полностью соответствующая  той структуре, которая действует  на предприятии. Согласно этой структуре  у каждого сотрудника есть вышестоящий, ответственный за контроль исполнения сотрудниками поставленных целей.

     Сводные графики выполнения задач объекта  управления позволяют отслеживать  выполнение ключевых задач и показатели  эффективности (на графике - GOAL) на протяжении всего отчетного периода. Левая  вертикальная ось графика содержит шкалу выполнения задач в процентах, правая - шкалу абсолютных значений по одной из  задач (по умолчанию - это задача с максимальным весом), ее график строится жирной линией. На горизонтальной шкале отложены промежутки времени, составляющие отчетный период.

     Показатели  являющиеся ключевыми  при подсчете эффективности  руководителя и компании.

Рис.1

     На  основе выше указанных данных ИС выстраивает  графики.

     На  рис 2. график отображающий  данные по одной из ключевых задач компании (выпуск продукции) за первое полугодие 2008 года

Рис.2

     

 

     График отображающий значения эффективности руководителя как одного из сотрудников компании.

Рис. 3

     

     На  этих двух графиках очевидна зависимость  эффективности руководителя от показателей  ключевых задач, в данном примере -  эффективность руководителя зависит  от показателя выпускаемой продукции. Значение 40% рядом с названием  задачи Выпуск продукции означает,  что эффективность руководителя зависит на 40% от показателей выпускаемой  продукции.

     Интерфейс ИС, используемой на предприятии, предельно прост. Каждый сотрудник имеет свой пароль доступа в программу, и имеет возможность в любое удобное ему время занести (запланировать) свои задачи (цели), а также занести при необходимости задачи, которые должны выполнить подчиненные ему сотрудники. Каждая задача согласно принципам метода целевого управления имеет

• Конкретность
• Измеримость
• Достижимость цели
• Релевантность цели  (соответствияе получаемого результата желаемому результату)
• Временные сроки достижения цели

 

     На  рис.4 отображены задачи которые перед собой поставил один из сотрудников компании в январе 2008 г. Так как это данные за прошедший период, то задачи являются утвержденным (исполненными). О чем свидетельствуют зачеркнутые линией названия задач (цель).Возможность пометить задачу исполненной (утвердить) имеет лишь вышестоящий сотрудник – являющий ответственным за задачи своего подчиненного.