Информация и информационные технологии как составляющие кадровой службы

 

Министерство  образования Российской Федерации

Российский Государственный  Социальный Университет

Факультет социального  управления

Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения

 

 

 

 

 

                                          Курсовая работа

 

Информация и информационные технологии как 

 

составляющие кадровой службы

 

 

Выполнила:

студентка 3 курса,

группы УПП-Д-3-1,

специальности «Управление  персоналом»

очной формы обучения

Батяева Алёна Игоревна

_________________

(подпись студента)

 

Научный руководитель:

Бобкин Артём Сергеевич,

                                                                                                                ________________________

                                                                                                               (подпись научного руководителя)             

 

 

                                                  

                                                   

 

 

 

 

 

Москва, 2011

                                                        Оглавление

 

Введение 3

Глава 1. Теоретическая основа использования информации и информационных систем в кадровом менеджменте 6

1.1. Виды информации и требования к ней 6

1.2. Информационное обеспечение как система 8

1.3. Типология технических средств системы управления персоналом и определения необходимого количества 10

Глава 2. Анализ организации правления, организационной структуры, документации и  информационной системы в ГК «Виктория». 15

2.1.   Краткие  сведения о группе компаний  «Виктория» 15

2.2.   Система управления в компании «Виктория» 15

2.3.   Анализ и исследование информации и информационной системы в кадровой работе  ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» 19

Глава 3. Проект рекомендаций по  использованию  информации и функционированию информационной системы в кадровой службе ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» 25

Заключение 30

Список использованных источников и литературы 34

ПРИЛОЖЕНИЯ 36

 

Введение

 

Информатизация – одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация и знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста.

Технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание уделяют информационным технологиям. Именно информационные технологии будут способствовать прорыву нации, причём не только в информационной сфере, но и во всех других важных направлениях, в частности в  кадровом менеджменте.

Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового  менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Но поскольку  простое увеличение численности  управленческого персонала не дает положительного эффекта в этой области, нужны значительные усилия для решения  организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации  и наиболее полной автоматизации  процессов обработки документов зависит эффективность всего  процесса управления кадрами. Создание мощных компьютерных систем, внедрение  новейшей технологии, информация о  кадрах - весь комплекс этих вопросов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности кадрового менеджмента, так как это одни из ключевых моментов в успешной деятельности любой организации. Этим и обусловлена актуальность темы информации и информационных технологий в кадровой работе.

Объектом исследования является организация управления персоналом в открытом акционерном обществе «ГК «ВИКТОРИЯ» (Далее ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»).

Предмет исследования – функционирование информации и информационных систем в кадровой работе организации ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ».

Цель работы: рассмотрение, исследование используемой информации и информационных технологий в кадровой службе ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» а также выдвижение предложений для оптимизации работы с информацией информационными технологиями в кадровом менеджменте.

Для  достижения цели данной курсовой необходимо решить следующие задачи:

• Изучить теорию по вопросу об использовании информации и информационных технологий в кадровой работе
• Проанализировать действительное положение дел в области информации и применения информационных технологий в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» и соотнесение его с теоретическими объектами в данной области
• Предложить проекта рекомендаций для оптимизации движения информационных потоков и работы с информацией посредством  использования информационных технологий в кадровой работе  ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»

В работе применяются литературный анализ в области предмета исследования, структурный анализ системы управления организацией, системный анализ как основные методы.

При написании курсовой работы была использована следующая информационная база исследования:

• Научные источники — данные и сведения из книг, научных статей, словарей
• Официальные документы – устав ОАО «ГК «Виктория», документы ОАО «ГК «Виктория»

В данной работе не только охарактеризована конкретная организация и использование информации и информационных технологий в развитии кадровой работы, но и проанализирована сложившаяся ситуация, выявлены недочёты системы, предложены определённые рекомендации для её совершенствования. В этом и заключается новизна работы.

Практическая значимость определена рекомендациями по усовершенствованию кадровой работы за счёт целесообразных новшеств в области информационных технологий в  ОАО «ГК «Виктория». Эти рекомендации могут быть рассмотрены  при  организации кадровой работы в ОАО «ГК «Виктория», либо в  других организациях со схожей структурой в целях повышения эффективности  её деятельности.

Структура курсовой работы определяется задачами исследования. Работа состоит из  введения, трёх глав, заключения и приложений.

В первой главе изложены теоретические основы использования и функционирования информации и информационных технологий в кадровой службе.

Во второй главе дана общая  характеристика деятельности ОАО «ГК  «Виктория», проведён анализ системы  управления в ОАО «ГК «Виктория», документации, а также анализ её информационной системы.

В третьей главе на основе ранее проведённого анализа представлены рекомендации по совершенствованию  важной составляющей кадровой службы ОАО «ГК «Виктория»- её информационной системы.

На защиту выносится проект рекомендаций совершенствования работы с кадрами за счёт информационной системы.

 

 

 

Глава 1. Теоретическая основа использования информации и информационных систем в кадровом менеджменте

 

1. Виды информации и требования к ней

 

Эффективность системы кадровой работы в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии системы и тенденциях ее развития.¹ Любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, взаимосвязей.

Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в кадровой работе, по своему характеру подразделяется на:

• нормативную,
• справочную,
• методическую,
• учетную, основанную на материалах первичного учета,
• отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.²

Очевидна взаимосвязь  функций управления и информационного обеспечения³.

Основной источник первичной  информации - это документы отделов  кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством организации и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением  по тем или иным вопросам, материалы  социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п.⁴ В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе. 
Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля над соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью замещения вакантных рабочих мест.⁵ Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.⁶

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора  достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе  кандидатов для назначения на должность  необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного  и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей  силы не может быть успешной без  знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального  использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д. 
Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

• объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);
• актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);
• своевременной;
• целенаправленной;
• лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);
• коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и

специалистов).⁷

 

2. Информационное обеспечение как система

 
Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной  кадровой информации, предоставления ее в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой  системы являются:

• оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия,
• надлежащий организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач,
• совокупность приемов и методов пользования данной системой,
• специалисты по информатике,
• потребители информации.⁸

Основные требования к  данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования  и т.д.

Основу информационной системы  должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его  окружении и внешних по отношению  к нему условиях работы. Это требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.⁹ 
Процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, поэтому важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом связана с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. 
Большое значение также имеет связь кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.