Информация и информационные технологии как составляющие кадровой службы

Отслеживая изменения  в состоянии объекта по тем  или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную  стратегию управления и контролировать ее реализацию.

3. Типология технических средств системы управления персоналом и определения необходимого количества

 

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических  средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.¹⁰

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации  информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств –  преобразование формы информации в  вид, удобный для дистанционной  передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены  для передачи информации во времени.¹¹

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация  технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Исходными данными для  выбора технических средств являются:

• характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• характеристики технологического процесса обработки информации;
• технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.¹²

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться  при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы представления результатов решения задач пользователям.¹³

При выборе оборудования следует  учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования.¹⁴

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании  технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.¹⁵

Проектные решения должны обеспечивать:

• рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
• улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
• соответствие производительности и надежности, технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
• комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
• экономичность эксплуатации средств технического оснащения.¹⁶

 

   В первой главе проанализирована теоретическая база, раскрывающая понятия информации и информационной системы как составляющие кадровой работы.

Стоит отметить, что информация - важнейший ключевой момент в работе с кадрами. От правильной информации, соответствующей всем требованиям  и критериям, от грамотной её классификации, а главное, от оперативной и продуманной  системы информационного обеспечения  зависит успешность, чёткость  и  эффективность организации кадровой работы.

Анализ данной главы даёт представление об общем виде информационной системы в организации и помогает создать индивидуальную информационную систему конкретной организации с её специфическими особенностями, опираясь на теоретическое основание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ организации правления, организационной структуры, документации и информационной системы в ГК «Виктория».

 

2.1.   Краткие сведения о группе компаний «Виктория»

«ГК «Виктория» — федеральная торговая компания России, успешно работающая с 1993 года. «Виктория» управляет розничными сетями различных форматов, предлагая  покупателям качественное обслуживание при совершении покупок и доступные  цены на товары.

«Виктория» — это динамично  развивающаяся компания¹⁷. В Рейтинге 50 российских ритейлоров, составленном «Коммерсантом», ОАО «Группа компаний „Виктория“» заняла 15 место с 35% роста розничного оборота по итогам 2007 года. В конце 2008 года компания была признана правительством РФ одной из семи федеральных розничных сетей как системообразующая, имеющая стратегическую роль в поддержании отечественной экономики. В «Виктории» работает более 17 000 сотрудников.

«Виктория» управляет сетями магазинов  «у дома»: «Квартал», «Дёшево» (дискаунтеры), «Семейная Копилка», а также сетью супермаркетов «Виктория». Магазины расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Калининграде и Туле. Всего в регионах России функционируют более 249 магазинов. Мультиформатный подход призван удовлетворить покупательскую способность различных категорий покупателей.»¹⁸

2.2.   Система управления в компании «Виктория»

Система управления ОАО «ГК  «ВИКТОРИЯ» нацелена на реализацию стратегии  развития Компании и основывается на единых корпоративных стандартах.

Ключевые принципы корпоративного управления ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» - прозрачность, подотчетность, ответственность.

Органами  управления Общества являются:

• Общее собрание акционеров;
• Совет директоров;
• Исполнительный орган власти¹⁹

 

 

 

Ниже достаточно подробно и наглядно представлена организационная структура управления (далее ОСУ) конкретно московского филиала ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»²⁰.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Стоит отметить, что ОСУ  в данной компании является линейно-функциональной. Каждый отдел несёт свою функциональную нагрузку.

Руководит филиалом организации  непосредственно директор, который  в своём подчинении имеет двух заместителей. Заместители контролируют работу функциональных подразделений. В функциональных подразделениях в свою очередь, создан второй управленческий уровень – директор УИТ, главный бухгалтер, менеджер по персоналу.

Такая ОСУ создаёт определённые преимущества: возможность линейных руководителей создавать функциональные подразделения для делегирования им полномочий в определённой сфере, единоначалие, личная ответственность руководителей за принимаемые ими управленческие решения, взаимосвязанность разных структурных подразделений, отделов.

Информационное обеспечение  деятельности кадровой работы организации представлено документооборотом. Документооборот определяет инстанции движения информации и скорость её движения.

 

2.3.   Анализ и исследование информации и информационной системы в кадровой работе  ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»

 

Информационное обеспечение  системы управления персоналом ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» представлено реализованными решениями по объему, размещению и формам организации информации, используемой в системе управления при ее функционировании.

В рассматриваемой организации  оно включает оперативную информацию; нормативно-справочную информацию (НСИ)- стандарты, требования, правила, положения; классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Состав и структура  информации, обеспечивающие функционирование кадровой работы ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ», достаточно в полной мере соответствуют критериям, которые определены информации теоретической базой: информация актуальна, объективна, своевременна, коммуникативная, лаконична. Соблюдение этих критериев определено, прежде всего, системой информационного обеспечения - как внутримашинной системой обеспечения, так и немашинной.

В немашинной системе в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от руководителя к подчинённым служащим следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи — от служащих к руководителю — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение формализует информацию, представляет данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на компьютерах, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Стоит отметить, что в  организации достаточно развито  внутримашинное организационное обеспечение, другими словами широко применяется система ИТ в кадровой работе. Практически все процессы осуществляются на основе использования ИТ, что отображено на схеме:

 

Все эти функции, осуществляемые с помощью ИТ возможны благодаря проводимым в настоящее время изменениям  в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»- внедрению информационной системы  (далее информационная система) «Кадры».  Данная ИС разработана и основана на платформе Windows.

 ИС "Кадры" предоставляет  пользователю возможность: 
        - ввода и корректировки данных о работнике;

- формирования и выдачи  различного рода выходных документов;

- создания новых баз  данных;

- изменения структуры  массива данных;

- добавления новых комплексов  и задач, изменения при этом  соответствующего меню;

- перерасчета данных на  заданную дату и др.

Исходная для решения  задач подсистемы информация создается  на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных  классификаторов (классификаторы профессий  рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.)²¹.