Информация как технологическая основа менеджмента

     Систематическое использование данной схемы позволит менеджеру существенно сократить время работы с документами и избавиться от кипы непрочитанных писем и сообщений.

     4. Письмо. Деловая переписка. Навык  работы с документами (в том  числе их чтения) позволяет лучше понять, как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением, которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необходимо предпринять, чтобы при знакомстве с вашим письмом был реализован наиболее выгодный для вас путь.

     Невербальные  коммуникации – одна из самых загадочных и трудных для освоения областей общения, поскольку чаще всего они осуществляются на уровне подсознания. К элементам невербальных коммуникаций относятся:

- язык телодвижений – выражения лица, жесты, позы;

- зрительный контакт;

- параметры голоса;

- внешность.

     Человек, всерьез задумавшийся об улучшении  навыков коммуникаций, должен овладеть искусством управления своими невербальными сигналами и чтения сигналов собеседника. Это тем более важно, что исследования показывают, что невербальные элементы составляют более половины при межличностном общении. 

     3.3. Коммуникационные  барьеры 

   В условиях человеческой коммуникации могут  возникать специфические коммуникативные  барьеры. Коммуникативные барьеры  существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.

     Наше  рассмотрение межличностных барьеров сосредоточено на: восприятии; семантике; обмене невербальной информацией; некачественной обратной связи; плохом слушании.

     Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым символам относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.¹⁵

     Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку  слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что  некто намеревается сообщить, необязательно  будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали. Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Этот момент имеет огромное значение для коммуникации. Все выше сказанное можно отнести и к невербальным символам. Действительно, ведь люди в силу своих различий могут интерпретировать разные невербальные символы такие, как улыбка, мимика, жесты, взгляды, позы и т.д., совершенно по разному, а следовательно, будет возникать шум в процессе коммуникаций.

     Другим  ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения.

     Еще одним барьером может выступать неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного, сосредоточенного слушания.

     Важно уметь слышать конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты —  нужно прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств —  это выслушивание сообщения полностью. Поступая так, вы расширяете свои возможности понять ситуацию и даете знать об уважительном отношении к тому, что в действительности говорящий человек старается передать вам.

     Теперь  рассмотрим преграды в организационных  коммуникациях.

     Искажение сообщений - одна из проблем организационных коммуникаций, состоящая в изменении смысла сообщения. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин:

     - сознательное искажение информации  может иметь место, когда какой-либо  управляющий не согласен с  сообщением.

     - проблемы обмена информацией  вследствие искажения сообщений  могут возникать также вследствие  фильтрации. В организации существует  потребность фильтровать сообщения,  с тем чтобы с одного уровня  на другой уровень организации  направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед направлением в разные сегменты организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания.

     - сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией.

     Преграды  на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.¹⁶

     К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно  отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4. РАЗВИТИЕ КоММУНИКАЦИОННЫХ  ТЕХНОЛОГИЙ 

     В МЕНЕДЖМЕНТЕ

         4.1. Современные средства коммуникации в менеджменте 

     Активное развитие информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроволочной (беспроводной) связи.

     Современные средства коммуникации, которые могут  использовать организации:

- электронная почта,

- голосовая почта,

- факс,

- телеконференция,

- видеоконференция,

- электронный обмен данными,

- интрасети, или внутренние сети.¹⁷ 

     4.2. Влияние информационных  технологий на  организацию рабочих  мест 

     Рассмотрим, как информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях.

     Общение и обмен информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или пространством.

     Уничтожение физических и пространственных ограничений  означает, что структура современной  организации должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр.¹⁸

     Новые информационные технологии позволяют  создать виртуальные рабочие  места. При такой организации  используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами.

     Другой  вариант организации рабочих  мест – принцип телеработы, когда служащие связаны со своим рабочим местом через компьютер.

       Совершенствование информационных  технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и снизить ее.

     Поэтому для эффективного использования  технических достижений необходимо придерживаться правил эффективной  коммуникации:

1. Определите, какая информация является срочной.
2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому.
3. Кому и какая информация должна поступать.
4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов.
5. Определите сроки ответа на каждый вид коммуникации.
6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений.
7. Выработайте правила проведения совещания.

 

 

     

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Итак, на основании изученного материала  и проведенного анализа можем  сделать следующие выводы:

     1. Информация есть содержание логического мышления, которое, воспринимаясь с помощью слышимого или видимого слова, может быть использована людьми в их деятельности

     2. Информация является технологической основой менеджмента. Менеджер использует информацию в своей деятельности, и в то же время она является продуктом его деятельности в виде управленческих решений и нормативов деятельности.

     3. Коммуникация - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

     4. Коммуникация имеет два аспекта: информационный и личностный. Это необходимо учитывать в ходе обмена информацией, и это учитывается при выделении элементов коммуникации.

     5. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

     В результате коммуникационного процесса происходит продвижение информации по следующим этапам:

- зарождение идеи;

- кодирование и выбор канала;

- передача;

- декодирование;

- обратная связь и помехи

     6. Коммуникационный процесс обеспечивает движение информации в ходе осуществления управленческого воздействия и за счет обратной связи превращает его во взаимодействие, что значительно повышает качество управления.

     7. Коммуникативные навыки подразделяются на вербальные (слушание, речь, чтение, письмо) и невербальные (язык телодвижений и параметры речи).

     8. Эффективность коммуникационного процесса зависит от того, учитывает ли менеджер в коммуникационном процессе имеющиеся барьеры. Коммуникационные барьеры делятся на межличностные и организационные.

     9. Объемы информации, циркулирующие в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, а это, в свою очередь, повлекло изменение рабочих мест.  

 

     

Список  использованных источников и литературы  

1. «Управление организацией»: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2000 г.

2. Юкаева В.С. «Управленческие решения»: Учебное пособие. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2001 г.

3. Егоршин  А.П. Управление персоналом. –  СПб.: Питер, 2001 г.

4. Коротков Э.М. Менеджмент М.: Инфра-М, 2006 г.

5. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Основы речевой коммуникации. – М.: ИНФРА-М, 1999 г.

6. Зарецкая Е.Н. Логика речи для менеджера. – М.: Финпресс, 1997.

7. Коротков Э.М. и др. Концепция российского менеджмента» - М.: ДеКа, 2004 г.

8. Федосеев  В.Н., Капустин С.Н. Управление  персоналом организации. – М.: Издательство «Экзамен», 2003 г. с. 500.

9. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. – М.: Центр, 2000 г.

10. Сопер П.Л. Основы  искусства речи. – М.: Прогресс, 2000 г.

11. Филонович С.Р. Лидерство и практические навыки менеджера. – М.: ИНФРА-М, 2000 г.